Економічна інформатика. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності

Сьогодні до сфери підтримки прийняття рішень належать інформаційні і комп'ютерні технології. їх застосування дозволяє підвищувати оперативність, обґрунтованість і ефективність (у широкому значенні) управлінських рішень. Застосування комп'ютерів для управління сприяє стабільному розвитку в мінливій обстановці і отриманню конкурентної переваги на ринку. Однак практичне застосування комп'ютерів у сфері управління пов'язане з рядом як об'єктивних, так і суб'єктивних труднощів.

Об'єктивні труднощі зумовлені переважно технологічними чинниками: недостатня інтеграція апаратно-програмних комплексів різних виробників; неузгодженість інтерфейсів і форматів даних; складності створення і експлуатації інформаційних систем і т.ін. До об'єктивних чинників можна віднести також обмеження, пов'язані з фінансовими можливостями при впровадженні інформаційних і комп'ютерних технологій в управлінський процес. Суб'єктивні труднощі зумовлені проблемами взаємодії управлінського персоналу з комп'ютерними системами.

Будь-яка організація - це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішніми взаємодіями з навколишнім середовищем, так і внутрішніми взаємодіями між її елементами. Результатами цих взаємодій є різного роду зміни. Зміни можуть бути як негативними, що призводять до деградації, так і позитивними, що сприяють розвитку організації. У будь-якому випадку цими змінами потрібно управляти, компенсуючи негатив і перешкоджаючи деградації, а також посилюючи позитив і забезпечуючи цілеспрямований розвиток. Таким чином, управління організацією будемо розглядати як вимушений акт, що обумовлюється процесами взаємодії із зовнішнім середовищем і внутрішніми взаємодіями між структурними елементами самої організації.

У термінах теорії управління процес управління організацією передбачає реалізацію ряду функцій: отримання інформації про стан організації і зовнішнього середовища; порівняння із заданим або бажаним станом; прийняття рішення про зміну стану організації або досягнення нової мети; вироблення управлінського рішення; відпрацювання керівних впливів відповідно до вибраного рішення.

Ці функції реалізуються системою управління.

Цілі організації формуються керівництвом. Для їх досягнення виробляються і затверджуються управлінські рішення, які втілюються в управлінські дії. У виробленні управлінських рішень бере участь система підтримки прийняття управлінських рішень.

Цілі, критерії їх досягнення і обмеження формуються системою прийняття рішень. Інформація про контрольовані параметри організації і зовнішнього середовища надається системою збору, обробки, зберігання, передачі та подання інформації. Фахівці, що відповідають за підтримку прийняття управлінських рішень, здійснюють генерацію можливих варіантів управлінських рішень, їх оптимізацію, оформлення і подання для остаточного вибору і затвердження особами, що приймають рішення. Прийняті управлінські рішення матеріалізуються у вигляді управлінських дій, які передаються виконавчим органам і структурам, задіяним у бізнес-процесі.

З погляду управління організацією можна вважати, що матеріальні взаємодії із зовнішнім середовищем відбуваються лише на рівні бізнес-процесів, а інформаційні взаємодії - лише на рівні управління. Необхідні інформаційні взаємодії бізнес-процеСу із зовнішнім середовищем (запити на закупівлю, повідомлення про поставки і т.ін.) здійснюються через рівень управління. Окремо слід виділяти фінансову складову взаємодії підприємств із зовнішнім середовищем. Інформаційний характер фінансових взаємовідносин підприємств, наприклад банків, із зовнішнім середовищем найбільш наочно виявляється в системі електронних платежів.

Внутрішні інформаційні потоки являють собою спрямовані згори вниз керівні рішення, які надходять до виконавчих органів або структур, задіяних у бізнес-процесі, а також інформацію зворотного зв'язку, що йде знизу вгору, про перебіг бізнес-процесів організації і реакцію на керівні дії. Будемо вважати, що всі внутрішні взаємодії між рівнем управління і бізнес - процесом можна адекватно подати у формі інформаційних взаємодій.

Вищенаведені допущення про взаємодію на рівні управління за допомогою інформаційних обмінів (трансакцій) відповідають підходам, прийнятим у теорії, і цілком узгоджуються з практикою побудови і функціонування систем управління організаціями. Таким чином, параметри, характеристики і, звичайно ж, зміст зовнішніх і внутрішніх інформаційних взаємодій є визначальними при розгляді процесів управління.

Системи групової обробки даних можна поділити на два класи:*

системи підтримки групових рішень (в літературі вони звичайно позначаються абревіатурою GDSS - Group Decision Support Systems);*

системи підтримки колективної роботи (в літературі вони позначаються GSCW - Computer based Systems for Cooperative Work).

Як випливає із назви систем першого типу, вони призначаються для виконання робіт класу прийняття узгоджених рішень, планування будь-якої діяльності або вирішення складних завдань. Системи другого типу відповідають за організацію якісного зв'язку і зручного та швидкого подання інформації. Однак в процесі розвитку почали створюватися системи, що об'єднують можливості обох типів; вони дістали назву "системи електронних комунікацій" (в літературі вони позначаються абревіатурою EMS - Electronic Meeting Systems).

Головні етапи процесу підтримки прийняття управлінського рішення базуються на отриманні адекватного опису ситуації. При цьому вирішуються такі завдання: збір і постійне оновлення інформації про параметри зовнішнього середовища і стан організації; зберігання отриманої інформації, що забезпечує можливість аналізу передісторії; передача інформації, що отримується або зберігається, для аналізу і обробки; подання інформації, що отримується або зберігається, у вигляді, зручному для обробки.

На цьому етапі завдання керівника зводиться до контролю повноти, актуальності і адекватності інформації, що збирається.

Більшість існуючих у цей час систем збору, зберігання, передачі і подання інформації базується на двох технологіях - телекомунікації і бази даних.

Ми розглядаємо процеси вироблення управлінських рішень як вимушені акти, обумовлені різного роду зовнішніми, внутрішніми змінами або їх комбінаціями. Основним завданням є визначення необхідності управлінського втручання на основі аналізу ситуації і прогнозу можливих наслідків її розвитку. Тут існують декілька алгоритмів: може відстежуватися відхилення від заданого або бажаного стану. У цьому випадку відбувається управління за відхиленням - реактивне управління; можуть відстежуватися параметри впливів і на основі прогнозування визначатися можливі наслідки цих впливів. У цьому випадку відбувається управління за збуреннями - активне управління; можуть відстежуватися факти настання будь-яких подій чи умов або реалізовуватися заздалегідь визначена програма або план. У цьому випадку відбувається так зване програмне (планове) управління.

На практиці, як правило, поширені комбіновані схеми управління, коли планове управління, яке реалізує довгострокову стратегію або яку-небудь програму дій, поєднується з управліннями за відхиленням і за збуренням, які адаптують програму реалізації стратегії до можливих непередбачених і неістотних зовнішніх або внутрішніх змін.

Порівнюючи управління за відхиленням з управлінням за збуренням, слід пам'ятати, що перше виявляється більш простим на стадії ідентифікації ситуації (є відхилення - потрібен керівний вплив), у той час як друге управління за збуренням - потребує додаткових витрат, зумовлених необхідністю створення і актуалізації моделей, що відображають динаміку розвитку ситуації.

Однак у подальшому, на етапі реалізації керівних дій, система управління за збуренням може виявитися більш ефективною, оскільки керівні впливи матимуть превентивний, запобіжний характер і потребуватимуть менших витрат, ніж у тому випадку, коли відхилення вже сталося і потрібно його компенсувати.

Істотну допомогу в процесі вироблення рішень керівникам надають системи підтримки прийняття управлінських рішень. Залежно від ступеня складності організації і процесів, що в ній відбуваються, рівня управлінської культури, місця керівника в управлінській ієрархії, наявності і характеру управлінських повноважень, а також економічної доцільності системи підтримки мають різний рівень складності. Це можуть бути великі групи фахівців, оснащені сучасними комп'ютерними і телекомунікаційними системами.

Однак, незалежно від рівня складності систем підтримки, прерогатива прийняття конкретного управлінського рішення і відповідальність за його наслідки залишається за керівником - особою, що приймає рішення. У зв'язку з цим очевидно, що для прийняття якісних рішень керівник не повинен бути простим спостерігачем, який сліпо довіряє чужій думці і чекає від якого-небудь колективного органу або від комп'ютера готового рішення. Керівник повинен добре знати елементи системи підтримки прийняття рішень, розуміти методи і прийоми, що використовуються, а також активно впливати на всі основні етапи формування рішення, узгоджуючи формальні методики зі своїм досвідом і сприйняттям конкретної ситуації.

Елементи процедури управління поділені на дві фази: фазу аналізу і фазу синтезу. Лінії зв'язку між елементами відображають послідовність їх реалізації в процесі підтримки прийняття управлінського рішення.

Засобом групової роботи є групова обробка даних (розрахований на багатьох користувачів інтерфейс), реалізований в обчислювальній мережі. Основне призначення групової обробки даних - подолання труднощів, пов'язаних з послідовною технологією обробки інформації, і перехід до паралельних процесів, що дозволяє всім учасникам групи фахівців працювати в рівних умовах, постійно мати у своєму розпорядженні всю існуючу інформацію, бачити всі зміни, що відбуваються, редагувати дані, вносити пропозиції щодо прийняття рішень, колективно формулювати нові ідеї.

Можна виділити оперативну аналітичну обробку, що передбачає можливість побудови довільних вибірок і будь-яких способів агрегування початкових даних. Ця технологія розглядається зараз як основний стратегічний напрям розвитку інформаційних систем.

Якщо внаслідок ідентифікації ситуації визначається, що потрібне втручання - керівна дія, то активізується блок, який відповідає за синтез цілей управління, - блок цілеспрямованості. Якщо таке втручання не потрібне, то необхідно продовжувати збір і обробку інформації.

Основною умовою цілеспрямованості є визначення цілей, яких необхідно досягнути в процесі управління. Безпосередню участь в процесі формування цих цілей повинен брати керівник. Правильно визначена і доступно сформульована мета - це необхідна умова формування управлінського рішення і подальшого досягнення необхідного ефекту від його реалізації.

Цілі мають бути конкретними і