Економічна інформатика. Впровадження чіткої системи автоматизації обліку - основа збереження фінансів

Фінансова діяльність, як відомо, нерозривно пов'язана із загальним політичним і економічним станом держави. За останні роки в Україні відбувались процеси стабілізації і розвитку виробництва, що викликає всебічний інтерес. Це якраз та галузь діяльності, де найбільш динамічно і активно йдуть реформи, і насамперед знаходять відображення всі позитивні та негативні явища, що відбуваються в економіці України.

Саме цей період характеризується зростанням в Україні ефективності діяльності підприємств. Період розвитку виробничих відносин об'єктивно обумовив необхідність розробки і впровадження адекватних систем інформатики, що, у свою чергу, викликало стійкий попит на різні види інформаційних технологій і техніки. Разом з цим швидкими темпами формується ринок програмно-технічних комплексів, що автоматизують різні сфери діяльності підприємств. Тому виробничий сектор економіки України сьогодні постав перед необхідністю пристосуватись до використання в повсякденній практиці найбільш сучасних інформаційних технологій.

Ще одним чинником, що обумовив зростання кількості обчислювальної техніки та підвищення загальної якості інформаційного обслуговування, є те, що фінансова діяльність будь-якої структури належить до тієї сфери, де традиційно широко використовуються сучасні інформаційні технології та різні системи автоматизації. Досягнутий досить високий рівень автоматизації діяльності і необхідність його подальшого розвитку і підвищення обумовлені такими чинниками: дана галузь характеризується великими обсягами різноманітних розрахункових операцій; у виробничій та інших сферах діяльності накопичений багаторічний досвід автоматизації різних фінансових операцій; на даний період вже розроблено і впроваджено велику кількість інформаційних і облікових програмних комплексів і систем.

Але просте нарощування обчислювальної потужності не можна розглядати як самоціль. В умовах зростаючої конкуренції особливого значення для виробничої діяльності набуває необхідність проведення глибокого аналізу ринкової ситуації, вибору обґрунтованих управлінських рішень з числа існуючих альтернатив. Крім цього, сьогодні в усіх сферах, а особливо у фінансовій, все активніше реалізуються принципово нові види послуг, такі, як фондові і карткові операції, облік внесків населення, робота з дорогоцінностями, трастові, іпотечні, торгові операції, інвестиційна діяльність, міжнародні платежі і т.д. Сьогодні вже багато організацій надають свої послуги, використовуючи мережу Internet, яка поступово стає частиною сучасних технологій. Однак нові інформаційні та технологічні можливості породжують і абсолютно нові проблеми.

Широке застосування передових інформаційних технологій для автоматизації рутинних обчислювальних процедур, наприклад, в установах України за останні декілька років стало нормою. Впровадження інформаційних технологій послужило потужним прискорювачем для створення в нашій країні цілої індустрії з розробки програмно-технічних комплексів автоматизації виробничих процесів.

Комп'ютеризація супроводжується вдосконаленням технології виробничих процесів та послуг і підвищенням загального рівня керованості цими процесами. Використання сучасних інформаційних технологій дозволяє комплексно вирішувати актуальні проблеми аналізу.

Вдосконалення інформаційної інфраструктури сучасного підприємства об'єктивно відповідає його стратегічним інтересам, істотно поліпшуючи якість інформаційного обслуговування основних бізнес-процесів. При цьому підвищується загальний рівень внутрішнього стратегічного бізнес-планування та рівень надання послуг. Головним напрямом, за яким автоматизація має позитивно впливати на конкурентну позицію, є скорочення внутрішніх витрат і підвищення якості виконання основних внутрішньогосподарських процедур.

Крім автоматизації багатьох рутинних процесів, сучасні інформаційні системи здатні надати значну допомогу у вирішенні ряду аналітичних завдань, що дозволяють не тільки точно і швидко визначати фінансові результати тієї або іншої операції, але й складати достовірні прогнозні оцінки відносно фінансового становища і рівня ліквідності будь-якого підприємства.

Оперативний аналіз діяльності структури передбачає також визначення фінансового становища. Це дозволяє здійснювати раціональне використання ресурсів, мінімізувати втрати, виконувати прогнозну оцінку вигідності різних інвестиційних проектів і т.п. Але слід визнати, що більшість розроблених і впроваджених в цей час систем автоматизації внутрішніх операцій не дозволяють виконувати аналітичні та прогнозні функції. У цих системах переважає орієнтація на автоматизацію обліку. Але здійснений перехід на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку, де, крім простих облікових функцій, ідеологічно закладені принципи управлінського обліку, дозволяє сподіватися, що в майбутньому в Україні з'являться інтегровані автоматизовані системи нового покоління, здатні вирішити весь спектр завдань управління.

Динаміка зміни ринкової ситуації примушує постійно відстежувати стан фінансів та своєчасно і адекватно реагувати на їх зміни. При рівні автоматизації процедур аналітичного і управлінського характеру, що склався в даний період, стає все важче правильно орієнтуватися в реальній ринковій ситуації. Це пов'язано передусім з тим, що існуючі засоби автоматизації в більшості випадків по своїй інформаційно-аналітичній суті відстають від останніх вимог сучасної економічної ситуації, викликаних, зокрема, швидким розширенням сфери послуг.

У зв'язку з цим до основних програмних систем, що дозволяють вирішити комплекс завдань з автоматизації найбільш важливих напрямів повсякденної діяльності сучасного підприємства, можна віднести так звану інтегровану автоматизовану систему.

Автоматизована система (АС) в загальному вигляді являє собою особливу форму організаційного управління на базі використання основних наукових і прикладних положень інформаційно-кібернетичного синтезу. Для створення і функціонування АС широко застосовуються основи теорії управління складними динамічними об'єктами і практичні аспекти побудови інформаційних систем для збору, зберігання, переробки, аналізу та передачі інформації про хід реалізації підприємством своїх основних функцій. Спираючись на програмно-апаратні засоби автоматизації процесів інформаційного обміну, на методи математичного моделювання аналітичних, фінансових, господарських та інших процедур, АС дозволяє значною мірою упорядкувати рух інформаційних потоків всередині підприємства, знизити загальну трудомісткість управлінської діяльності, істотно підвищити інформативність, обґрунтованість і своєчасність прийняття управлінських рішень.

Це досягається за рахунок використання в якості прикладного інструментарію для реалізації базових економіко-математичних методів побудови моделі сучасних інформаційних технологій, що дозволяють реально на практиці використати основні ідеологічні принципи математичного моделювання для управління складною інформаційною інфраструктурою виробництва.

У даному контексті під інформаційними технологіями потрібно розуміти сукупність сучасних засобів і методів обробки інформації, що використовуються в повсякденній роботі. На базі цих технологій будуються закінчені інформаційні системи, що дозволяють автоматизувати ту чи іншу операцію або процедуру. Взаємопов'язана сукупність таких технологій і систем складає програмно-апаратну основу автоматизованої системи.

Побудова інтегрованої АС, яка б об'єднувала всі інформаційні процеси і процедури, здатна істотно підвищити загальний рівень керованості. Правильне відображення в рамках такої системи всіх інформаційних і функціональних зв'язків, діючих в установах, дозволить сформувати найбільш повну картину організаційно-технологічного та інформаційно-аналітичного стану підприємств. Це, у свою чергу, матиме безпосередній позитивний вплив на рівень здійснення всіх без винятку управлінських операцій. Тому правильна побудова і використання такої системи не тільки підвищить рівень інформаційного і операційного обслуговування, але й надасть можливість у повному обсязі контролювати всю роботу підприємства на будь-який момент із необхідним ступенем деталізування.

Повномасштабне відображення всього спектра процесів у рамках такої автоматизованої системи дозволить реально наблизити автоматизацію інформаційних процесів до проблем прийняття оптимальних управлінських рішень, поставивши процес управління на наукову основу із застосуванням процедур моделювання і прогнозування різних економічних ситуацій.

Особливі вимоги в процесі автоматизації, наприклад, бухгалтерських процедур традиційно висувалися до питань формування різних видів фінансової і статистичної звітності. Однак кожна з АС, яка була розроблена і впроваджена в рамках будь-якого окремо взятого підприємства, хоч і передбачала видачу стандартизованої звітної інформації, але реалізовувала процедуру її збору і підготовки по-своєму.

З введенням міжнародних стандартів бухгалтерського обліку питання складання і надання фінансової звітності стали більш жорстко регламентуватися, що обумовлює необхідність перегляду цілого ряду концептуальних підходів до розв'язання проблем автоматизації багатьох облікових і управлінських процедур всередині організації.

Сьогодні система фінансового і управлінського обліку без широкого використання новітніх інформаційних технологій не може розглядатися як закінчена і ефективна система, що дозволяє здійснювати управління на належному організаційному і технічному рівні. Саме тому автоматизація облікових процедур залишається сьогодні одним з пріоритетних завдань розвитку засобів автоматизації в Україні.

Відомо, що створення і функціонування сучасних автоматизованих систем, так само як і інших складних динамічних систем, ґрунтується на системотехнічних принципах, що відображають найважливіші положення загальнотеоретичної бази, яка включає цілий ряд суміжних наукових дисциплін і напрямів. До них належать кібернетика, загальна теорія систем, теорія інформації, економіко-математичне моделювання, теорія управління і т.д.

У свою чергу, використання сучасних інформаційних технологій в банку як один з основних інструментів підтримки і розвитку бізнесу базується на таких принципах:

комплексний підхід до автоматизації широкого спектра функцій і процедур при повній їх інтеграції, що дає можливість безперешкодного обміну інформацією між різними компонентами системи через деяке загальне інформаційне поле, а також забезпечує взаємозв'язок з іншими внутрішніми інформаційними системами;

модульний принцип побудови, що дозволяє легко конфігурувати та адаптувати систему під конкретну організаційно-технологічну структуру банку;

відкритість використовуваних інформаційних технологій, здатних взаємодіяти з різними зовнішніми системами, забезпечувати вільний вибір програмно-технічної платформи та перенесення її на інші апаратні засоби;

масштабованість системи, що передбачає можливість розширення і ускладнення її функціональних можливостей в міру розвитку і розширення технологічного рівня окремих бізнес-процесів;

можливість організації розрахованого на велику кількість користувачів доступу до даних у реальному часі та реалізація всіх інформаційно-аналітичних і облікових функцій в єдиному інформаційному просторі;

можливість моделювання функцій і бізнес-процесів з реалізацією їх алгоритмічного уявлення;

розвиток і вдосконалення системи