На жаль, до сьогодні використання інформаційних технологій є не що інше як набір різних функціонально не пов'язаних підсистем і робочих місць. Ці різнорідні за складністю та змістовною структурою компоненти слабо взаємодіють між собою інформаційно. Організація і підтримка інформаційної взаємодії різних локальних програмно-технічних компонентів є складною проблемою. Така структура багатьох АС - наслідок непродуманого підходу до їх розробки, який переважав раніше. Суть цього підходу полягала в тому, що кожен підприємець у міру виникнення необхідності придбавав або розробляв самостійно програмно-технічні комплекси, що автоматизують різні ділянки їх діяльності. При такому підході багато найважливіших проблем і технологій часто доводилося вирішувати позасистемними, локальними методами і засобами. Неповні з системотехнічного погляду комплекси автоматизації вельми дорогі, складні в експлуатації і розвитку. Крім того, рівень таких АС все більше відстає від рівня розвитку підприємницької сфери, гальмуючи об'єктивні процеси розширення загального переліку послуг, заснованих на використанні передових інформаційних технологій.

Відсутність комплексного підходу до автоматизації, недостатня інтеграція різних модулів штовхає до окремих, локальних рішень, що характеризуються вузькою спеціалізацією. Однак необхідність переходу від окремих рішень в галузі автоматизації до системних, що передбачають використання всього асортименту сучасних методів і засобів інформаційних технологій, об'єктивно назріла. Про це можна судити з комплексного підходу до автоматизації діяльності в передових фірмах, компаніях, підприємствах, що виходять на світові ринки.

Тому оптимальна організація послуг і бізнес-процесів можлива лише в умовах комплексного підходу до автоматизації різноманітних інформаційних процесів з урахуванням перспективи подальшого розвитку, на базі повністю інтегрованих АС. У таких системах весь спектр процедур реалізується в єдиному інформаційному просторі.

Організація інформаційного забезпечення визначається складом об'єктів автоматизації предметної області, що відображається в процесі, функцій, завдань і даних, а також сукупністю інформаційних потреб всіх користувачів автоматизованої системи.

Найголовнішою вимогою, що ставиться сьогодні до автоматизованих систем, є забезпечення користувачів доступом до сховищ даних в реальному режимі часу.

Разом з тим інформаційним підмурком сучасних АС з можливостями аналізу і прогнозу для багатопрофільних підприємств є бази даних зі структурою, що забезпечує надійне зберігання, а також швидкий доступ до різних показників за безліччю об'єктів (документи, рахунки, підрозділи і їх групи). Для цього потрібні багатомірні і мультиформатні структури даних. Поява нових структур і видів даних (гіпертекстові, мультимедійні та інші) вимагає вдосконалення технології управління базами даних і загальним документообігом.

Розвиток теорії та практики створення і використання баз даних призводить до більш широкого поняття - сховище даних. Це може бути централізована база даних, що об'єднує інформацію з різнорідних джерел і систем, надає зібрані дані по додатках кінцевих користувачів.

Єдиний інформаційний простір, створений на основі технологій інформаційних сховищ, служить базою для реалізації різноманітних аналітичних і управлінських процедур. До них можна віднести оцінку кредитних і страхових ризиків, прогноз тенденцій на фінансових ринках та інше.

Перелік функцій, що реалізовуються системою, можна розділити на дві частини: обов'язкові функції і додаткові функції. До перших віднесені ті напрями діяльності, які мають місце в будь-якій комерційній структурі і мають бути присутні в системі, вибір же других залежить від спеціалізації підприємств.

Головним результатом автоматизації є якісне підвищення рівня її керованості. Вирішення цього завдання лежить на шляху розробки повністю інтегрованої системи, що об'єднує всі процеси з використанням моделей і економіко-математичних методів. Дійсно, тільки така система буде адекватно й динамічно відображати всі функціональні та інформаційні зв'язки і дозволить сформувати повну багатоаспектну картину. Крім того, подібна система забезпечить доступ до даних будь-якого рівня і тим самим не тільки надасть всю необхідну інформацію, але і дасть можливість контролювати роботу з бажаною мірою деталізування. Повномасштабне відображення системою бізнес-процесів дозволить значно підвищити надійність і точність функціонування, перейти від інтуїтивного до формалізованого управління.

Відкритість системи передбачає наявність в ній засобів для розвитку і модифікації, шлюзів для прив'язки зовнішніх (написаних не розробником) процедур, генераторів запитів, процедур імпорту/експорту даних. Адже потреба у внесенні змін виникає досить часто. Однак залучення фірми-розробника для здійснення модифікацій не завжди є можливим. Перешкодами можуть бути терміновість внесення змін, фінансові обмеження, комерційна таємниця (якщо мова йде про відображення в системі елементів нової технології), географічна віддаленість від розробника і т.ін. У цих умовах тільки відкритість здатна забезпечити розвиток системи власними силами, а також підтримання відповідності комп'ютерних систем умовам, що змінюються.

Автоматизована система (базовий комплекс) дозволяє організувати швидке і якісне обслуговування з широким спектром послуг.

Наприклад, система управління виконує в установі чи організації такі функції:

надання фінансово-економічної інформації про стан та діяльність установи;

прогнозування та аналіз діяльності;

підготовка статистичної звітності.

кадровий облік;

розрахунок заробітної плати;

облік матеріальних цінностей, фондів тощо;

діловодство та канцелярія.

Аналогічно система забезпечення життєздатності комплексу виконує:

телекомунікаційні функції;

дублювання та резервне копіювання інформації;

поновлення діяльності комплексу в разі збоїв, руйнування баз даних, виходу з ладу обладнання тощо.

Природно, що тут згадано лише деякі компоненти системи. Конкретний перелік компонентів і завдань кожної автоматизованої системи залежить від функцій та конкретних завдань, які виконує установа - користувач цієї системи. Зрозуміло, що для повного набору компонентів і завдань необхідна наявність тематичного класифікатора з певною ієрархією елементів інформації, що зберігається. Такий підхід цілком виправданий при обробці звичайних алфавітно-цифрових даних, але із зростанням частки мультимедіа-інформації виникають істотні труднощі, які з'являються внаслідок того, що відповідність мультимедіа-компонентів об'єктам реального світу може мати безліч варіантів, кожний з яких потрібно аналізувати, що робить завдання пошуку необхідної інформації практично нездійсненним.

Теорія обробки мультимедіа-даних визначає, що методологія індексування таких даних має ґрунтуватися на семіологічному підході, тобто спиратися на концептуальну структуру інформації, що індексується. Ця мета досягається шляхом розміщення елементів мультимедіа-інформації в деяких семіологічних структурах, які встановлюють, яким чином компоненти системи мають бути об'єднані один з одним для отримання змістовних об'єктів. Такий підхід забезпечує автоматичне видобування мультимедіа-даних з початкового матеріалу і запам'ятовування їх розташування в ньому. Це дозволить упорядкувати дані в деяку семіологічну структуру для подальшого орієнтування в інформації.

Все вищевикладене дозволяє зробити висновок, що в доступному для огляду майбутньому при організації систем управління інформацією слід відмовлятися від традиційних реляційних систем управління базами даних і інформаційними ресурсами.

Безсумнівно, що при формуванні інформаційного простору установ частка традиційних документів, які мають чітко виражену алфавітно-цифрову структуру, була і залишиться традиційно домінуючою. Але рівень складності таких документів буде зростати, поступово набуваючи елементів мультимедійних даних. Зростатиме і потік даних класичного мультимедійного характеру.

Тому вже зараз при плануванні переходу на систему управління інформаційним простором як загалом, так і управління документообігом зокрема слід спиратися на нові підходи в організації подібних систем. Це дозволить не тільки набути істотний технологічний досвід на майбутнє, але й позбавить від необхідності надалі створювати локальні системи управління інформацією різних форматів і структур, а потім проектувати системи організації їх інформаційної взаємодії.

Сьогодні будь-яка система управління корпоративними інформаційними ресурсами повинна будуватися на використанні новітніх технологій введення і збереження даних, а також на застосуванні сучасних програмно-технологічних систем доступу до них. У зв'язку з цим найбільш перспективним рішенням було б використання для введення інформації новітніх цифрових пристроїв. До таких пристроїв можна віднести цифрові фото- і відеокамери, універсальні копіювальні апарати, які суміщають у собі крім функцій власне копіювального апарату також функції сканера і друкуючого пристрою. Використання такої апаратури разом з відповідними програмними засобами передбачає суттєві вигоди з точки зору побудови систем управління інформаційним простором будь-якої міри складності.

Цифрова апаратура, здатна задовольнити потреби будь-якого банку, підприємства або установи в надійних засобах поповнення інформаційної бази, існує і може успішно застосовуватися вже сьогодні. Тому основна проблема при проектуванні і створенні подібних систем - це не стільки наявність сучасного високопродуктивного обладнання, скільки ідеологічні принципи організації взаємодії кінцевого користувача з масивами інформації.

На наш погляд, найбільш перспективним вданому контексті може стати застосування як основоположної технології доступу до корпоративних інформаційних ресурсів установи Web і Internet-технології у вигляді корпоративних Intranet-мереж, так званих інтрамереж.

Як відомо, інтрамережа - це приватна комп'ютерна мережа, в яку закладені технології глобальної комп'ютерної мережі Internet. Така мережа дозволяє максимально використати переваги та істотно мінімізувати недоліки звичайних локальних і глобальних корпоративних мереж. Це надає реальну можливість сумістити сучасну мережну архітектуру клієнт-сервер з популярними Internet-технологіями і на базі цього отримати обчислювальне середовище, яке не тільки є простим у реалізації, підтримці, розширенні та використанні, але й сприяє підвищенню продуктивності праці співробітників установ. Крім цього, створення і підтримка інтрамережі обходиться набагато дешевше порівняно з базами даних і мережними службами, які застосовуються сьогодні в абсолютній більшості випадків.

Інтрамережі с надзвичайно гнучким і універсальним засобом, що дозволяє не тільки істотно скоротити витрати часу, але і найбільш раціонально використати обчислювальні та інтелектуальні ресурси установи. Така система, спираючись на сучасні телекомунікаційні засоби і новітні засоби введення і