Економічна інформатика. Принципи організації і основні види обліку

Бухгалтерський облік - науково обґрунтована система безперервного відображення коштів (за їх видами і джерелами) і процесів господарської діяльності виробничих структур і бюджетних установ, а простіше кажучи - система спостереження, відображення, узагальнення і контролю якісних і кількісних змін процесів і явищ.

Особливості бухгалтерського обліку виражаються:

по-перше, у використанні натуральних, трудових і вартісних показників, але з перевагою вартісних, оскільки бухгалтерський облік зрештою відображає грошове узагальнення коштів, витрат і результатів господарської або бюджетної діяльності;

по-друге, у суворому документуванні обліку. Відображення операцій має бути суворо документоване, що дозволяє перевірити доцільність і законність використання коштів;

по-третє, у чіткості та систематичності здійснення операцій і їх відображенні за рахунками бухгалтерського обліку, які за звітні періоди узагальнюються в основному бухгалтерському документі - балансі або звіті;

по-четверте, в інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, результати якої фіксуються в обліку;

по-п'яте, у безперервності за часом і суцільних за обсягом операціях.

Облікова інформація для прийняття управлінських рішень формується, групується і перетворюється в системі бухгалтерського обліку, який виконує завдання фіксування, збору і відображення первинної інформації, її узагальнення, що спирається на принципи єдності та реальність оцінки.

Принцип єдності відображається в грошових вимірюваннях однорідних бюджетних і господарських коштів - основних, матеріальних, незавершеному виробництві і т.ін., що забезпечується встановленням обов'язкових правил оцінки коштів і контролем за їх дотриманням.

Принцип реальності вимагає вираження в грошовій формі дійсної величини коштів і досягається шляхом чіткого відображення в балансі як джерел надходження коштів, так і їх напряму на відповідні статті витрат.

Отже, бухгалтерський облік являє собою систему різних способів реєстрації матеріальних і грошових операцій та узагальнення даних про стан і рух коштів у грошовому вираженні для відображення, узагальнення і контролю якісних і кількісних показників процесу господарської діяльності або бюджетної роботи.

До способів, що використовуються в бухгалтерському обліку, належать: документація операцій, оцінка коштів, ведення рахунків і подвійний запис" інвентаризація, балансове узагальнення даних про кошти і зведення результатів обліку в показники звітності.

Документація являє собою оформлення документів щодо проведення господарських операцій і є початковим моментом облікового процесу, тобто жодний бухгалтерський запис не може бути зроблений без підтвердження його документами, що мають грошове вираження, але це не виключає відображення в бухгалтерському обліку натуральних і трудових показників, необхідних для обліку витрат матеріальних цінностей і роботи, переведених потім у грошові.

Слід пам'ятати, що всі дані бухгалтерських документів мають грошове вираження.

На основі документів операції і кошти відбиваються в рахунках бухгалтерського обліку, які служать для класифікації об'єктів, що враховуються, і отримання узагальнених показників господарської або бюджетної діяльності, які враховуються в рахунках за допомогою подвійного запису видів коштів і їх джерел, застосування якого дозволяє не тільки фіксувати грошові кошти в їх русі, але й впливати на ті чи інші процеси. Причому дані, що відображаються на рахунках, періодично перевіряються і уточнюються за допомогою інвентаризації, записи в рахунках служать для отримання підсумкових показників про кошти установи або підприємства, для чого служить бухгалтерська звітність.

На відміну від оперативного та статистичного обліку, спостереження і відображення процесів, що відбуваються в бухгалтерському обліку, мають безперервний характер, оскільки, наприклад, вибіркові спостереження в бухгалтерському обліку не застосовуються. Разом з тим перехід до ринкової економіки передбачає нові виробничі відносини, висуває нові вимоги до бухгалтерського обліку і передусім до поліпшення обліку витрат на виробництво, оскільки в процесі виробництва виникає прибуток і платежі до бюджету, а це потребує виділення місць виникнення витрат і центрів відповідальності, що дуже необхідно для контролю за собівартістю продукції.

Традиційно склалося, що під місцем виникнення витрат розуміються об'єкти аналітичного обліку по елементах витрат і статтях собівартості, якими є підрозділи підприємств, а ось місце відповідальності - питання спірне, справа в тому, що якщо керівники структурних підрозділів, наприклад цеху, несуть відповідальність за витрати і кінцеві результати, то центри відповідальності збігаються, але й тут є деяка неузгодженість, оскільки жодною інструкцією не передбачено делегування відповідальності від начальника цеху до начальника дільниці і бригадира.

Через відсутність чіткого розподілу відповідальності не поставлений на належний рівень аналітичний облік за виконанням кошторисів загальнозаводських витрат і цехових, витрат на утримання машин та обладнання і т.д. З цієї ж причини не видно частки управлінських служб у формуванні витрат на виробництво.

На нашу думку, слід виділяти основні та допоміжні центри відповідальності. Основні - виробничі підрозділи, де забезпечується контроль виникнення витрат. Допоміжні - управлінські підрозділи, що впливають на утворення витрат в декількох місцях їх виникнення. Паралельно необхідно налагоджувати механізм стимулювання зниження собівартості хоча б у державному секторі економіки.

Поряд з цим слід визначати й фактори, які впливають на собівартість. Вирішальним фактором є робота виробничих цехів по виробництву продукції та підприємства загалом, але є й додатковий фактор - постановка бухгалтерського обліку і безпосередній облік витрат, оскільки собівартість - ключова категорія.

З досвіду роботи з підприємствами можна виділити (умовно) дві форми обліку витрат:

усі витрати підприємства;

мінімальні витрати.

Перша враховує всі витрати виробництва підприємства і надає можливість аналізувати всі витрати підприємства по собівартості готової продукції. При цьому такий облік утруднює фальсифікацію фінансових результатів і не дає можливості приховати їх від податкової адміністрації.

Другий підхід більш вигідний при приватній власності, оскільки розкриває вузькі місця, полегшує виявлення винних та стягнення збитків і разом з тим ускладнює труд бухгалтера та діяльність податкових служб.

Ясно, що в такому разі необхідне поєднання двох форм обліку витрат, які перешкоджають приховуванню фінансових результатів.

Не менш важливим для прийняття правильного управлінського рішення є з'ясування значення звітності, яка поділяється на бухгалтерську і статистичну.

Показники бухгалтерської звітності формуються за кінцевими результатами фінансово-господарської діяльності підприємств і виконанням кошторисів витрат по бюджетних установах і звітів по виконанню бюджетів всіх ланок бюджетної системи (місячні, квартальні, річні).

Слід відзначити, що протягом декількох років значно змінився склад і зміст форми бухгалтерської звітності, змінена структура балансу. Істотних змін зазнав звіт про фінансові результати. Природно, виникає питання, чи сприяють ці зміни вдосконаленню обліку і прийняттю правильних управлінських рішень.

Спрощення бухгалтерської звітності призводить до того, що багато хто з працівників управління не бачить істотних відмінностей між бухгалтерською та статистичною звітністю, але це не так.

Повернення до ринкової економіки неминуче веде до участі в економічних і особливо фінансових відносинах великої кількості різних структур, які хочуть мати інформацію про фінансове становище різних об'єктів, фізичних і юридичних осіб безпосередньо з цих структур, а не від органів управління (керівництво, статистичні та інші органи), а це неможливо без чіткої організації бухгалтерського обліку і звітності, що характерно для країн з розвиненою ринковою економікою, де чітко налагоджений прямий інформаційний зв'язок.

На сьогодні цього не розуміють ні органи управління, ні керівники наших підприємств усіх форм власності. Результат - укладення сумнівних контрактів, у тому числі тих, що знаходяться на межі банкрутства. Цього могло б трапитись, якби керівники підприємств вивчали зміст бухгалтерських звітів і методи їх оцінки.

Причина в тому, що в умовах адміністративної системи управління була чітка система планування, яка передбачала як визначення замовника, так і гарантію оплати вироблюваної продукції, а сама звітність використовувалася в основному плануючими і контролюючими органами.

В умовах ринкової економіки бухгалтерський облік повинен бути інформаційною системою, що оцінює, обробляє і передає фінансову інформацію про певний економічний об'єкт. Звідси випливає спрямованість бухгалтерського обліку на:

чіткий збір, узагальнення і збереження інформації для використання нині і в майбутньому;

використання облікової інформації для прийняття управлінських рішень.

На наш погляд, бухгалтерський облік, на відміну від статистичного, відповідає на найпростіші питання підприємств будь-якої форми власності та інвесторів: стан платоспроможності; ліквідність і прибутковість.

Хотілося б застерегти від крайнощів: не можна ламати форму бухгалтерського обліку, що склалася, і форму звітності. Необхідний період адаптації, а при поступовому переході на методологію бухгалтерського обліку західних країн потрібно зберегти все позитивне, накопичене в попередні роки.

Показники статистичної звітності, як правило, п'ятиденні, десятиденні, місячні, квартальні, річні; а в разі необхідності, як і оперативні, є щоденними. Річні звіти являють собою поєднання всіх видів обліку: оперативного, бухгалтерського та статистичного.

Статистичний облік відображає і вивчає більшість процесів за даними як бухгалтерського, так і оперативного обліку, із застосуванням спеціальних статистичних форм спостереження, які групуються в певному порядку і узагальнюються в систему статистичних показників.

Важливою передумовою побудови звітності є чітка розробка обґрунтованих визначень і класифікацій об'єктів обліку і подання чіткої інформації для прийняття управлінського рішення, чому не сприяє і робота Мінстату.

На наш погляд, настав час перейти на світовий досвід статистики - суцільну щотижневу, щомісячну, щоквартальну, річну звітність і вибіркове обстеження певної кількості підприємств, розробивши чіткий метод перерахунків на загальну кількість підприємств, установ і організацій.

Загалом це відповідатиме необхідності інформаційного якісного перетворення і його вдосконалення, що сприятиме збереженню інтелектуальних