Економічна інформатика. Перспективи розвитку інформаційного забезпечення документообігу

Коли будь-яке підприємство стикається з серйозними змінами своєї організаційної структури та збільшенням загального обсягу операцій, часто виходить, що існуючі засоби автоматизації не в змозі справитися з таким кількісним і якісним зростанням, і підприємство постає перед необхідністю вибору нової АС. При цьому виявляється, що скласти єдиний список вимог до неї вже не так просто - різні підрозділи висувають різні, часто суперечливі вимоги. Так, для головного офісу принципово важливими є такі характеристики:

надійне забезпечення одночасної роботи сотень користувачів;

можливість ефективної і зручної обробки десятків тисяч документів за день;*

можливість організації ефективної роботи додаткових офісів (відділень) з єдиною базою даних;*

широка функціональність, можливість гнучкої параметричної настройки, а також адаптації системи під специфіку конкретного банку;

розвинені засоби управлінського аналізу і прогнозу;

можливість простого сполучення з широким колом суміжних інформаційних систем.

Потреби філіальної мережі, у свою чергу, диктують власні умови:

економічність - ніякий банк не в змозі платити за автоматизацію кожної філії стільки ж, скільки за головний офіс;

тиражованість - система повинна мати швидку впроваджуванісгь у стандартній конфігурації;

супроводжуваність - супровід запущеної в експлуатацію системи не повинен вимагати надмірних зусиль і високої кваліфікації персоналу філії;

контрольованість і керованість - уповноважені співробітники головного офісу повинні мати можливість оперативного контролю діяльності будь-якої філії, а також віддаленої зміни настроюваних параметрів.

Оскільки ці набори вимог на перший погляд можуть видатися несумісними, напрошується рішення вибирати системи для різних підрозділів окремо. Багато банків так і поступають, і відразу ж стикаються з безліччю проблем, оскільки, незважаючи на істотні кількісні і якісні відмінності між наборами операцій, що виконуються в головному офісі, додаткових офісах і філіях, між ними існує і досить багато спільного. Так, наприклад, бажано, щоб умови обслуговування клієнтів, методика бухгалтерського обліку, отримання обов'язкової і управлінської звітності, обліку матеріальних цінностей, розрахунку заробітної" плати були єдиними.

Історично розвиток автоматизованих інформаційних систем, орієнтованих на роботу з фінансовою інформацією, йшов у двох основних напрямках. Перший - автоматизація основних облікових функцій. Характерною ілюстрацією тут можуть служити системи типу "Операційний день" для кредитних установ і бухгалтерські системи для підприємств. За принципами і концепцією побудови це досить схожі продукти, які дозволяли вводити проводки і отримувати по них баланс і набір основних бухгалтерських звітів. Другий напрямок - автоматизація окремих ділянок роботи, створення спеціалізованих робочих місць (АРМ). При цьому відповідні системи були жорстко прив'язані до фактичної реалізації окремих завдань і рідко являли собою комплексні рішення щодо автоматизації взаємопов'язаних технологічних операцій.

До якого б напрямку не належали подібні спеціалізовані програмні продукти, вони цілком справлялися з автоматизацією бухгалтерського обліку

(і це було не так уже мало), але не вирішували завдання комплексної автоматизації. Тому, незважаючи на здійснену "комп'ютеризацію", співробітникам комерційних організацій і підприємств доводилося обмінюватися величезною кількістю паперових документів. Часто вони змушені були по декілька разів вводити одну і ту ж інформацію. Крім того, порядок обробки того чи іншого документа не був чітко формалізований, і, відповідно, при виконанні відповідальних фінансових операцій в основі стояв людський чинник.

Так виникла перша вимога: система повинна автоматизувати не тільки бухгалтерський облік, але і документообіг організації.

Автоматизована система документообігу повинна мати такі властивості:

обробляти різноманітні типи документів (фінансові та інші), перелік яких можна змінювати і розширювати;

мати вбудовані засоби визначення не тільки набору типів документів, що обробляються системою, але і реквізитного складу кожного з них. При цьому екранні форми подання будь-якого типу документу мають настроюватися під конкретного користувача або групу користувачів;

забезпечувати формалізацію опису технології обробки документів; стадій обробки, правил переходу від однієї стадії до іншої, виконавця або групу виконавців кожної стадії і т.д.;

забезпечувати настройку облікових операцій, що виконуються на тій або іншій стадії;

автоматично виконувати облікові дії, залучаючи бухгалтерські і фінансові документи, що створюються, до загального документообігу;

вирішувати завдання однозначної ідентифікації користувачів, що виконують в системі ту чи іншу дію; гарантувати незмінність інформації, що вводиться користувачем. Від паперового документообігу, одна з цілей якого - юридичне обґрунтування як можливості, так і факту виконання тієї чи іншої операції, можна відмовитися, лише маючи в системі вбудовані можливості по використанню електронно-цифрового підпису;

мати прозорий для кінцевого користувача інтерфейс з офісними програмами.

Тільки за наявності подібних властивостей системи можна перейти від автоматизації облікових операцій до автоматизації бізнес-завдань.

Якщо система вміє обробляти різні види документів, має гнучку настройку і прозорий інтерфейс з іншими системами, то в автоматизований документообіг можна включити навіть документи, створені поза корпоративною мережею. Наприклад, до картки клієнта можуть бути приєднані засновницькі документи і бізнес-план організації, які клієнт надав банку. Крім того, застосування індивідуальної настройки форм і списків кожного робочого місця позначиться на підвищенні ергономічності роботи кінцевого користувача.

А можливість описати технологічні процеси значно знизить кількість інструкцій по виконанню бізнес-операцій і перекладе функцію контролю за належним виконанням бізнес-правил з людини на комп'ютер. Автоматичне формування облікових документів, з одного боку, зменшить залежність від людського чинника, а з іншого - підвищить оперативність, чіткість і якість дій, що виконуються.

У чому принципова різниця між торговою і фінансовою компаніями?

Якщо взяти за основу законодавство, обов'язкову звітність, то межу визначити досить легко. Однак, якщо розглядати ці суб'єкти економіки з точки зору організаційної структури, технологій ведення бізнесу, тобто з позицій, характерних для інформаційних технологій, то провести чітке розмежування сьогодні надто складно.

Напрошується висновок: системи для таких фінансових інститутів повинні бути якщо не однаковими, то схожими за принципами своєї побудови. Іншими словами, це означає, що вимоги до подібних систем повинні бути універсальні стосовно:

облікового ядра (різноманітність планів рахунків, принцип подвійної проводки, переоцінка валютних рахунків, ведення рахунків аналітичного обліку, функції нарахування відсотків і стягнення комісій за обслуговування і т.д., і т.ін.);

системи розмежування доступу;

комплекту основних звітів про виконані операції; -. ^

комплекту звітів для внутрішнього фінансового обліку;

комплекту звітів, що надаються клієнту.

А в чому ж тоді відмінність? Різною буде настройка технології виконання операцій і супутнього бухгалтерського обліку. Різним буде комплект звітів для зовнішніх контролюючих органів, оскільки ці звіти визначаються статусом організації.

Коротше кажучи, принципи побудови системи і набір функціональних можливостей - загальні, настройка системи - індивідуальна.

Звідси походить друга вимога: принципи побудови ядра системи мають бути універсальними.

Цілком логічно, що виконання першої вимоги автоматично призводить до задоволення і другої. Адже побудова системи відповідно до концепції (або моделі) офісної системи закономірно заперечує жорстку орієнтацію продукту на форму організації суб'єкта, що автоматизується. Маючи можливість настроїти документообіг і пов'язаний з ним бухгалтерський облік, ми не станемо замислюватися, для організації якої юридичної форми це виконано. Правила єдині і для банків, і для інвестиційних компаній - відмінності стосуються тільки технології виконання тієї або іншої операції, тобто виключно документообігу, і залежать не від статусу організації, а від внутрішніх правил ведення бізнесу. Аналогічно і по складському обліку - для торгової компанії, для банку і навіть для депозитарій базові принципи обліку ідентичні. Різниця знов-таки в специфічних реквізитах об'єктів обліку і в організації документообігу.

Ще одна тенденція, яка явно визначилася останнім часом, - розширення спектра завдань, які делегуються у віддалені офіси, і подальший розвиток мережі таких офісів.

Які операції з обслуговування клієнтів можуть бути передані у віддалений офіс? Де здійснюється облік виконаних операцій: окремо в кожному віддаленому офісі або централізовано? Якою мірою центральний офіс може делегувати повноваження з прийняття рішень і яким чином здійснюється контроль? Як правило, відповіді на ці питання даються, виходячи з економічної доцільності. Отже, інформаційні системи повинні бути побудовані таким чином, щоб у користувача був вибір між різними варіантами роботи. Більш того, необхідно забезпечити можливість комбінувати різні рішення.

Сформулюємо в кожному конкретному випадку відповідні вимоги до інформаційної системи.

По-перше, робота всієї установи на єдиній базі даних.

Обробка інформації виконується на центральному комп'ютері. У всіх офісах організації встановлені термінали, що взаємодіють з центральним комп'ютером. У віддаленому офісі можуть виконуватися будь-які операції, доступ до яких дозволений конкретному виконавцю, - як операції з обслуговування клієнтів, так і облікові операції. Причому ці функції можуть бути і розділені, і суміщені. Система має максимальну гнучкість. Правда, розплачуватися при цьому доводиться капіталовкладеннями в комунікації.

У цьому випадку, щоб мінімізувати трафік між центральним комп'ютером і віддаленими терміналами і тим самим забезпечити прийнятні часові характеристики при роботі користувача з системою, система має бути розроблена у трирівневій архітектурі "клієнт-сервер".

По-друге, повністю автономна робота віддаленого офісу при виконанні всіх дій.

Всі технологічні ланцюжки операцій повністю виконуються у віддаленому офісі. З заданою періодичністю здійснюється передача відомостей в головний офіс і прийом звідти інформації для її подальшої синхронізації і актуалізації.

При такій побудові бізнес-процесів інформаційна система повинна мати вбудовані засоби обміну даними. Причому системних засобів реплікації буде вже недостатньо, оскільки очевидна