Для розмитнення вантажу з експортно-імпортних операцій обов'язково необхідно пред'явити документи, що підтверджують проведення платежів за отриманий або відправлений вантаж. Це фінансові та банківські документи при здійсненні експортно-імпортних операцій.

В окремих випадках, при виникненні диспропорцій у торгівлі з окремими країнами держава може запроваджувати додаткові обов'язкові банківські документи. Так, певний час при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності з країнами, які перебували в межах Радянського Союзу, була запроваджена довідка про надходження попередньої оплати за продукцію, що відвантажується в країни СНД, з метою контролю за надходженням на територію України коштів за зовнішньоекономічними контрактами. Вона видавалася банками, уповноваженими Національним банком України.

Транспортні документи — це документи, які безпосередньо супроводжують товари та транспортні засоби, тобто це документи, на підставі яких товари та транспортні засоби переміщуються через митний кордон. Транспортні документи виписуються вантажоперевізником для підтвердження того, що товар прийнято для перевезення. Тобто транспортним документом є документ, який свідчить про завантаження вантажу на транспортний засіб, відправлення або прийняття його під відповідальність. Такі документи призначені для надання посвідчень про укладання контракту перевезення, про прийняття товарів (перевізником) і, у деяких випадках, для посвідчення права власності, тобто права власника цих документів на володіння відповідними товарами.

До транспортних документів насамперед відносяться товарно-транспортні накладні; Carnet TIR (книжка МДП), якщо вантаж доставляється автотранзитом через декілька країн Західної Європи; свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення; документи, які застосовуються при підтвердженні витрат на доставку товарів.

Товарно-транспортні накладні - - це документи, які супроводжують транспортні засоби і свідчать про укладення договору на перевезення вантажів. Залежно від обраного виду транспорту, яким перемішуються вантажі, як товаротранспортний документу може використовуватись: міжнародна автомобільна накладка (CMR); авіаційна вантажна накладна (Air Waybill); залізнична накладна СМГС; коносамент (bill of Lading); інші встановлені документи (морська накладна, штурманська розписка, вантажний маніфест, фрахтовий маніфест, контейнерний маніфест, підтвердження про фрахтування тоннажу, фрахтовий рахунок, заявка-вимога про відправку, якщо вантаж доставляється морем; гарантійний лист; дорожня відомість; дорожні листи; бордеро; поштова квитанція — у разі доставки товару поштою).

Carnet TIR (книжка МДП) свідчить про перевезення товарів та інших предметів за умовами згідно з Конвенцією МДП 1975 року. Може використовуватись при здійсненні перевезень вантажів з використанням автомобільного виду транспорту. Наявність книжки МДП підтверджує допущення транспортного засобу до перевезення вантажів під митними печатками та пломбами та дійсність фінансової гарантії. Дає підстави митним органам виставляти позов до національного гарантійного об'єднання (АС-МАП) у разі недоставлення вантажів до митниць призначення.

Свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення. При перевезенні вантажів автомобільним транспортом перевізники-резиденти України допускаються до перевезень вантажів під митним забезпеченням за умови наявності у них: ліцензії Міністерства транспорту України на право здійснення міжнародних перевезень вантажів автомобільним транспортом (крім перевезень до країн СНД) та свідоцтва про допущення дорожнього транспортного засобу до перевезення вантажів під митними печатками і пломбами, виданого митними органами України. При переміщенні товарів за книжкою МДП наявність свідоцтва обов'язкова.

Документи, які застосовуються при підтвердженні витрат на доставку товарів, використовуються декларантами для визначення митної вартості товарів. Як такі документи можуть використовуватися: документ, що визначає відносини сторін в угоді з надання послуг з доставки товарів від місця відправлення до місця призначення; рахунок-фактура від виконавця угоди доставки, що містить реквізити сторін, суму та умови платежу, а також предмет платежу; банківські платіжні документи, що підтверджують факт сплати послуг з доставки відповідно до виставленого рахунка-фактури.

При переміщенні товарів чи інших предметів через митний кордон України всі транспортні документи повинні містити обов'язкові реквізити, а саме: найменування продавця та покупця, адреса, номери телефонів; назва документа, дата і місце його виписки; номер контракту і його дата підписання; найменування товару, його опис і кількість; вид упаковки і маркування.

Страхові документи свідчать про взаємовідносини між страховиком та застрахованим. Вони засвідчують, що товар застраховано від визначених ризиків і що в разі виникнення цих ризиків ціну товару буде відшкодовано власникові або одержувачеві товару. Збитки, понесені від незазначених ризиків, не підлягають відшкодуванню з боку страхових компаній. При цьому в багатьох країнах існує перелік типових ризиків (усі ризики або визначені ризики), від яких обов'язково страхується вантаж.

До них відносяться: страховий поліс, страховий сертифікат, страховий лист, страхове оголошення, каверпот.

Страховий поліс містить докладні відомості про перелік ризиків, які покриваються, і є посвідченням укладення договору про страхування. У страховому сертифікаті, який підписується експортером та страховою компанією, вказується вартість товару, і наводяться докладні відомості про відвантаження, а також про ризики, які покриваються. Страховий лист оформляється страховим брокером і є посвідченням того, що були розпочаті дії щодо оформлення страхового поліса чи сертифіката.

До дозвільних документів відносяться різного виду дозволи профільних органів державного регулювання зовнішньоекономічних операцій.

Схема основних дозволів державних органів при проведенні процедури митного оформлення подана на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Систематизація митних документів

При цьому основними документами, що дозволяють ввезення чи вивезення певних товарів з України є: довідка про декларування валютних цінностей; експортні та імпортні ліцензії; дозволи закладів Міністерства охорони здоров'я України; дозволи міністерства культури; дозвіл/висновок ДСЕКУ; лист-погодження Мінекономіки; картка реєстрації (обліку) зовнішньоекономічного договору (контракту); дозвільні документи органів Держстандарту; сертифікат якості органів Держхлібінспекції; ліцензія НБУ на операції з валютними цінностями; висновок Державного гомологічного центру; сертифікат Комітету по контролю за наркотиками; наряд-замовлення; погодження на експорт спирту через авіаційні пункти пропуску; разова (індивідуальна ліцензія на здійснення зовнішньоекономічної операції); висновок експертизи з енергозбереження; висновок (дозвіл) держкомтаємниці; дозвіл Укрчастотнагляду; ліцензія СБУ на право реалізації спеціальних технічних засобів негласного контролю; дозволи органів екологічного контролю; ветеринарне свідоцтво; фітосанітарний сертифікат.

Обов'язковим документом при здійсненні зовнішньоекономічної операції є довідка про декларування валютних цінностей, доходів та майна, що належать резидентові України і перебувають за її межами. Вона необхідна з метою контролю за вчасним надходженням на територію України валютних коштів за експортними контрактами. Видається регіональними управліннями Національного банку України та органами податкової інспекції.

Довідка про декларування валютних цінностей використовується як підтвердження відсутності незаконного знаходження валютних цінностей доходів та майна, що належать резиденту України і знаходяться поза її межами. У разі відсутності таких цінностей, надається довідка про відсутність валютних цінностей, доходів та майна, що належать резиденту України і знаходяться за межами України. Щоквартально поновлюється у ДПАУ та НБУ до 15 числа місяця наступного кварталу (для спільних підприємств до 20 числа). Завжди вимагається при здійсненні декларування товарів (предметів) митним органам.

В окремих випадках відносно певних груп товарів можуть застосовуватись нетарифні заходи регулювання. Найбільш поширеними є кількісні обмеження. Коли діє система ліцензування чи квотування або одночасно і ліцензування, і квотування, необхідне оформлення ліцензії на експорт або імпорт товарів, що підпадають під режим ліцензування, квотування. Вона вимагається з метою встановлення раціональної структури експорту та захисту внутрішнього ринку України. Даний документ видається Мінекономіки України та подається митним органам під час декларування товарів, що підлягають ліцензуванню.

До дозволів, які видаються закладами Міністерства охорони здоров'я України, відносяться:—

Погодження на ввезення препаратів косметичних та засобів особистої гігієни, яке використовується як підстава для отримання імпортної ліцензії у Мінекономіки, якщо товар підлягає ліцензуванню. Надається до митного органу при здійсненні митного оформлення імпорту таких товарів.—

Ввезення на митну територію виробів медичного призначення, медичної техніки та імунобіологічних препаратів в медичній практиці в Україні дозволяється за наявності дозвільного документа Державного департаменту з контролю за якістю, безпекою та виробництвом лікарських засобів і виробів медичного призначення: при ввезенні в Україну виробів медичного призначення, медичної техніки; підтвердження про державну реєстрацію для зареєстрованої в Україні продукції; одноразовий дозвіл для незареєстрованої в Україні продукції; висновок про можливість застосування в медичній практиці для незареєстрованої в Україні продукції; при ввезенні в Україну імунобіологічних препаратів; підтвердження про державну реєстрацію для зареєстрованої в Україні продукції; одноразовий дозвіл для незареєстрованої в Україні продукції.—

Сільськогосподарська продукція, яка ввозиться на митну територію України, у тому числі на митні (консигнаційні) склади, підлягає санітарно-епідеміологічному контролю (санітарно-епідеміологічний, санітарно-гігієнічний висновок).—

Для ввезення харчових добавок надається Гігієнічний висновок державної санітарно-гігієнічної експертизи.—

Гігієнічний висновок державної санітарно-гігієнічної експертизи на імпортовану продукцію. Це офіційний документ, який засвідчує, що продукція відповідає санітарно-гігієнічним вимогам, нормам та правилам, і є дозволом на виробництво, імпорт та використання продукції в Україні. Державній санітарно-гігієнічній експертизі підлягає продукція, напівфабрикати, матеріали та небезпечні фактори, використання, передача або реалізація яких може завдати шкоди здоров'ю людей.

Дозволи, які видаються Міністерством культури України, є підставою для переміщення через митний кордон України культурних цінностей і подаються митному органу під час ввезення в Україну, якщо це передбачено законодавством держави, звідки ввозяться культурні цінності. За відсутності такого свідоцтва ввезені цінності підлягають затримання митними органами України до встановлення їх власника та одержанню його доручення