Укладення зовнішньоторгових контрактів

План

1. Проведення попередніх переговорів

2. Складання протоколу про наміри та попереднього контракту

3. Складання та підписання зовнішньоторгового контракту

4. Література

Проведення попередніх переговорів

Другим етапом зовнішньоекономічної операції є укладення контракту. Здебільшого під час заочної проробки пропозицій та запитів не вдається вирішити увесь комплекс технічних та комерційних питань, і тому зацікавлені сторони призначають час та місце для переговорів. Як правило, переговори про комерційні умови контракту (комерційні переговори) починаються тільки після закінчення технічних переговорів.

Ініціатива вступу у переговори може бути виявлена як продавцем, так і покупцем.

Попередні комерційні переговори є звичайним етапом узгодження умов контракту. Спірні питання з комерційних умов угоди та технічних вимог до товару розв'язуються методом у торгування, який полягає у взаємному вивченні об'єктивних аргументів сторін та знаходженні націй основі взаємоприйнятних компромісних рішень.

Переговори можуть вестися листуванням (поштовим, телеграфним, телетайпним, шляхом особистих зустрічей або телефоном. Переговори телефоном досить широко використовуються при укладанні угод на масові стандартизовані товари, коли основні умови угоди є типовими та заздалегідь відомі обом сторонам. У цьому випадку телефоном погоджуються лише ціна, кількість товару та строк поставки. Потім сторони оформлюють свою домовленість письмово. У біржовій торгівлі переговори телефоном є основною формою ведення переговорів з укладання угод. Телефонні переговори досить часто використовують також для підтвердження запропонованих оферентом умов, для закінчення попередніх переговорів. Телефонні переговори значно полегшують контакти між сторонами і у цьому сенсі є дуже зручними.

Як правило, ці способи поєднуються у різних комбінаціях, наприклад, переговори, які починалися листуванням, можуть бути продовжені телефоном або під час особистих зустрічей.

При підготовці до проведення переговорів бажано дотримуватись таких рекомендацій:*

визначити предмет переговорів; здійснити підготовчі заходи; розробити документацію відправки/приймання делегації для проведення переговорів; підготувати техніко-економічне обгрунтування, затвердити базу договірних цін, підготувати та узгодити проекти документів; вивчити фірму та членів делегації майбутнього партнера;*

визначити склад своєї делегації, місце та завдання кожного її члена;*

виробити тактику ведення переговорів: можливий розподіл ролей учасників, послідовність викладення питань, що цікавлять (першою вислуховується сторона, за ініціативою якої відбувається зустріч), підготувати довідкові та інші матеріали, які можуть бути потрібні під час переговорів, розробити шляхи розв'язання розбіжностей та претензій (бажано мати декілька варіантів розв'язання потенційних спірних питань), підготувати можливі відповіді на питання партнерів.

Документація відправки/приймання делегації для проведення перед-контрактних переговорів включає:*

наказ про відрядження спеціалістів у країну партнера або наказ про приймання делегації з країни партнера (див. приклади, наведені нижче);*

при прийнятті делегації контрагента - калькуляцію вартості приймання й обслуговування іноземних делегацій та окремих осіб у власній фірмі (див. приклад, наведений нижче). При складанні калькуляції слід орієнтуватись на чинні нормативи.

При проведенні переговорів слід додержуватись загальних норм протокольної практики, звичаїв та умовностей, які прийняті у міжнародному діловому спілкуванні, центральним серед яких є принцип "міжнародної ввічливості" - дотримання шанобливості та поваги до усього, що символізує та репрезентує державу партнера, незалежно від її місця та значимості у міжнародному співтоваристві. Повага до посадових осіб іноземних фірм та компаній, точне дотримання протоколу створює сприятливу для переговорів ситуацію, робочий настрій, який допомагає контру істинному розв'язанню обговорюваних питань та проблем.

Крім принципу міжнародної ввічливості, у міжнародній діловій практиці прийнято дотримуватись ще двох важливих принципів:

* принципу ввічливого нейтралітету (cultural adiophora), який означає манеру поведінки та ділову етику, згідно з якими іноземець у період перебування у закордонній країні може на свій вибір дотримуватись або не дотримуватись звичаїв та традицій цієї держави, не ображаючи його мешканців. Наприклад, український бізнесмен, перебуваючи в Індії, може замість рукостискання використати скласти руки долонями разом на рівні грудей, як у людей, які моляться;*

ввічливого винятку (cultural exclusive), який означає прийняті у даній країні манери та звичаї, яких не слід дотримуватись іноземцю. Наприклад, європейському бізнесмену, який перебуває у якій-небудь країні Близького Сходу, не слід одягати арабський стрій.

Сучасний діловий протокол побудований на засадах раціональних звичаїв практики ділового спілкування, а не на "церемоніях" та "ритуалах". Дотримання загальноприйнятих норм протокола - це перша суттєва ознака готовності партнера серйозно вести справу. Вміння чітко та шанобливо прийняти запрошених іноземних партнерів (навіть потенційних), скромна та гідна поведінка під час вашого візиту до них, постійний діловий настрій, байдуже відношення до покупок, спиртного, дарунків та різного роду розваг - надійно переконають партнера у серйозності ваших намірів. Метушливість, догідливість, дрібне жебрацтво, навпаки, породжують недовіру до співробітництва та ділових якостей потенційного партнера, його здатності серйозно та розумно вести справу. Втрата власної гідності або, навпаки, прояв пихатості та дотримання принци па - "проживемо і без вас", "прийдуть і інші" - такі нерозумні або необережні дії зводять нанівець ділові зустрічі та ведуть до втрати іміджу претендента у ділових колах.

Відчуття міри та гідності у всьому, зокрема і у дріб'язках, - це запорука успішної організації та ведення міжнародних ділових зустрічей і переговорів. Ознаками не лише протокольної практики, а й загальновизнаної міжнародної культури ділового спілкування є такі: хто, як і де зустрічає візитерів (на вокзалі, у холі, у кабінеті), де І на якому рівні будуть розміщені члени делегації, наскільки враховуються побажання гостей при організуванні програми зустрічі. Протокольну ввічливість не можна замінювати "довірчим" спілкуванням або прагненням будувати відносини на основі "панібратства", діями навздогін, неправдивою багатозначністю або явною розгубленістю. Не слід переносити ділові зустрічі під найрізноманітнішими приводами, відміняти їх, замінювати учасників переговорів, оскільки це викликає шок партнера або його роздратування і свідчить або про неповагу до нього, або про абсолютну безпардонність винної сторони. Як результат - зниження практичної цінності та ефективності ділових зустрічей.

Зазвичай ділові переговори проводяться між керівниками фірм або їх уповноваженими представниками за участю спеціалістів. Перша особа має право підпису контрактної та іншої документації і, як правило, має при собі печатку фірми або особисту печатку. Особи, уповноважені керівником фірми на ведення переговорів та підписання контрактної документації, повинні мати це право згідно із статутними документами фірми і мати при собі довіреність (letter of attorney) або інші письмові підтвердження таких повноважень. Серед таких осіб, крім керівника делегації, можуть бути експерти (компетентні спеціалісти з предмета переговорів або ЗТК), з правом підпису або без нього. У складі делегації, крім керівників, можуть бути "технарі", перекладач і, референти та юристи, які готують необхідні матеріали, поточні протоколи та документацію. Якщо у вас є заздалегідь підготовлений проект ЗТК, необхідно дати можливість партнеру попередньо ознайомитися з його текстом. Інколи у делегації можуть бути представники державних, громадських організацій або інші супроводжуючі особи, які не мають прямого відношення до предмета переговорів.

При веденні переговорів усі сторони повинні дотримуватись принципу чесної та Справедливої ділової практики. Переговори повинні вестись добросовісно та мати на меті досягнення своєчасної угоди на умовах дотримання авторських, винахідницьких та інших прав власності третіх осіб.

Набуваюча сторона повинна мати можливість та час для об'єктивної оцінки рівня технічного оснащення, підготовленості та торгової політики потенційного партнера, справедливості та розумності ціни продукції. Сторони у межах можливого, з дотриманням своїх зобов'язань з конфіденційності інформації перед третіми особами, повинні інформувати одна одну відносно своїх попередніх угод, про результати практичного використання продукції, надавати рекламу та необхідні дані, які сприяють прийняттю позитивного рішення.

Ділові зустрічі або переговори, спрямовані на підготовку чи підписання ЗТК, доцільно оформляти відповідним протоколом з точним записом прийнятих рішень або пропозицій. Такі протоколи зберігаються певний, узгоджений сторонами строк, і є основою при продовженні переговорів, визначають зобов'язання сторін на поточний період, а також використовуються при виникненні суперечок або претензій. Більш докладно про такі протоколи - у п.2.2.2.

За згодою сторін переговори можуть протоколюватися (стенографуватися). Використання диктофонів допускається лише за згодою сторін. Усі учасники переговорів повинні бути чітко попереджені про здійснюваний звукозапис або про присутність на переговорах представників преси. Кожна із сторін має право зажадати стенографічний звіт або копію запису переговорів, якщо такі здійснюються.

Для успішного ведення переговорів важливо створити нормальний психологічний клімат, правильно вибрати тактику їх ведення. У деяких країнах (США, Франція, Німеччина та ін.) налагоджена спеціальна підготовка осіб, які проводять переговори. Наприклад, при виборі тактики ведення переговорів Гарвардська школа бізнесу (США) рекомендує тактику "принципових переговорів", на відміну від "м'яких" або "жорстких" переговорів. Висуваючи термінологію "принципові" переговори, автори виділяють чотири основні положення:

1) у переговорах слід відділяти людей від проблем;

2) слід концентрувати увагу на інтересах, а не на принципах;

3) розглядати різні можливості, перш ніж приймати рішення;

4) наполягати, щоб результати переговорів базувались на об'єктивних даних. При проведенні переговорів слід використовувати закони психології,

наприклад, розроблені Дейлом Карнегі. До правил переконання можна віднести такі:*

проявляйте увагу до думки іншої особи (ніколи не кажіть партнеру, що він не

має рації);*

прагніть побачити речі очима партнера;*

проявляйте симпатію до його думок та інтересів;*

не