Частина документів повинна бути суворо аутентична (наприклад, довіреності, доручення, пов'язані з фінансами або банківськими операціями). З цією метою слід залучати перекладачів високого класу і відповідно завіряти документи та їх переклад. Таку процедуру в Україні можна здійснити у державних нотаріальних конторах або інших компетентних органах.

У кінці кожного документа зазначається строк його дії, кількість екземплярів, якою мовою складений, кому в якій кількості переданий документ, а також вимога конфіденційності (у разі необхідності), яка дублюється у верхньому правому куті першого (або кожного) аркуша грифом "конфіденційно". У протоколі переговорів сторони повинні зазначити режим конфіденційності інформації та документів.

Складання протоколу про наміри та попереднього контракту

За результатами переговорів сторін з предмета передбачуваного контракту або угоди та її умов сторонами може бути укладений протокол про наміри (protocol of intentions). Це порівняно нова у нашій країні форма протоколу, зазвичай прийнята у ЗЕД. У цьому протоколі сторони виявляють свої наміри укласти контрактні відносини та приймають конкретні підготовчі зобов'язання на певний строк.

При уявній простоті процедури та складання документа до таких протоколів слід ставитися досить уважно з точки зору недопущення прийняття у них якихось зобов'язань надзвичайного характеру, здатних потягнути за,собою фінансові вимоги чи претензії.

Протокол має містити таку мінімальну інформацію: найменування документа; місце укладення та дату; повні та достатні юридичні найменування сторін - учасниць; прізвища та імена представників, їх посади і повноваження; предмет обговорення та наміри сторін з даного предмета; цілі сторін з предмета обговорення; попередні зобов'язання сторін; зобов'язання сторін за протоколом; зобов'язання нерозголошення конфіденційної інформації; зобов'язання не здійснювати оферти з предмета протоколу третій особі у період дії протоколу або зобов'язань за ним; строк дії протоколу, по закінченні якого домовленість сторін втрачає силу, якщо обидві сторони (або одна з них) не зробили конкретних кроків у напрямку здійснення якихось дій, обумовлених даним протоколом; обов'язки сторін здійснювати усі дії та витрати з виконання своїх зобов 'язань за даним протоколом за свій рахунок і не висувати фінансових або інших претензій партнеру.

Остання умова є виключно важливою та обумовлює ризик кожної зі сторін. Слід відзначити, що на практиці значна частка таких протоколів не має життєвої сили та залишається лише на папері. Необхідність складання такого протоколу залежить від рішення сторін та від їх практичних намірів. Протокол про наміри може бути корисним при вирішенні питання про виділення фінансування об'єкта, отриманні кредиту, складанні перспективного плану та в інших випадках практичної діяльності з підготовки контракту, наприклад, при проведенні науково-технічної, екологічної або іншої експертизи, патентних досліджень. Нижче приведений орієнтовний текст Протоколу про наміри.

Більш поглиблена та розширена форма протоколу про наміри - це попередній контракт (interim agreement). У ньому сторони формулюють основні принципи та умови майбутнього контракту і беруть зобов'язання з додаткового оформлення документації, отримання кредитів, пошуку підрядників та ін. За таким контрактом сторони у майбутньому зобов'язуються укласти контракт на передачу продукції, виконання робіт тощо на умовах, в основному передбачених цим контрактом. Попередній контракт може містити обмежені фінансові зобов 'яз ami я сторін із застереженнями. Попередній контракт обов 'язково укладається в письмовій формі*

Іноді сторони розуміють попередній контракт у контексті генеральної угоди або контракту (generalcontract), у якому докладно описуються найзагалмііші принципи наступних взаємовідносин та умов взаємодії. Такий контракт має юридичну силу та посилання на нього дійсні у додаткових контрактах, що випливають з нього. Нижче наведений зразок Попереднього контракту.

Складання та підписання зовнішньоторгового контракту

В результаті переговорів сторони одразу можуть скласти спільний проект контракту, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами. Немає законів чи звичаїв, яка сторона готує та оформляє міжнародний контракт. Контракт - це результат спільної творчості експортера та імпортера. Друкування тексту та оформлення додатків і копій звичайно здійснює сторона, що приймає. Тексти контрактів розробляються оперативними інженерами спеціалізованих фірм на основі аналогів з умовами, подібними до узгоджених контрагентами при розробці пропозицій.

Перед підписанням кожна із сторін погоджує умови контракту з функціональними підрозділами своєї організації:*

з планово-економічним відділом - для перевірки відповідності позиціям плану та забезпеченості матеріально-технічними ресурсами (експортні контракти) і на відповідність позиціям чинного плану новим поставкам, вказівкам центральних, директивних та плануючих органів (імпортних);*

з валютно-фінансовим - на відповідність виділеним вал ютн им коштам, а також з погляду захисту інтересів української сторони у частині найефективніших способів розрахунків та гарантій платежів;*

в підрозділами, що відповідають за кон'юнктурно-комерційну роботу, - на відповідність цін та кредитних умов затвердженим діапазонам граничних величин;*

з юридичним - для перевірки правильності формулювання комерційних та юридичних умов контрактів, зокрема тих, що стосуються стягнення штрафів за неналежне виконання контрактних зобов'язань, порядку висування та задоволення претензій, підсудності судам та розгляду невирішених розбіжностей в арбітражних судах тощо;*

з бухгалтерією - щодо обліку та розрахунків з іншими організаціями;*

з транспортним - для оптимізації перевезень вантажів та планування використання транспортних засобів.

Надруковані та завізовані контракти підлягають остаточній перевірці оперативними працівниками та парафуються (візуються) коротким підписом в одному з нижніх кутків кожної сторінки. Працівник, що підтвердив контракт, несе повну відповідальність за правильність тексту, зокрема і перекладу іноземною мовою.

Як правило, друкують два оригінали контракту, які підписуються безпосередньо присутніми на переговорах представниками обох контрагентів, які мають право підпису комерційних документів за посадою, що займають, або за довіреністю. Кількість підписів з кожного боку визначається юридичним статусом контрагента. Зовнішньоторгові контракти з боку українських організацій підписуються, як мінімум, двома особами, які мають на це право.

Якщо з української сторони у зовнішньоторговій угоді беруть участь декілька організацій, вона може бути підписана більше ніж двома особами. Відповідальність по зобов'язаннях підписаного договору несе організація, від імені якої підписана угода, або у контракті встановлюється солідарна відповідальність усіх українських організацій, що його підписали.

Підписаний оригінал контракту обліковується у планово-економічному відділі, валютно-фінансовому відділі, бухгалтерії та здається на зберігання у призначений порядком діловодства підрозділ фірми.

Для організації оперативного виконання контракту фірма має декілька копій контракту. У тих випадках, коли умови контракту накладають особливі обов'язки на функціональні відділи, наприклад, транспортний, відділ технічного обслуговування та інші, їм передаються ксерокопії контракту або його відповідних розділів. Якщо умови контракту містять зобов'язання, виконання яких залежить від постачальників експортних або замовників імпортних товарів, доцільно висилати їм копії контракту.

Контракт може бути укладений у письмовій, усній, частково в письмовій і частково в усній формах. Українське законодавство вимагає обов'язкового укладення у письмовій формі не тільки контрактів, а й оферти, акцепту чи будь-якого іншого прояву намірів. У міжнародній практиці угоди часто укладаються в усній формі -телефоном, на аукціонах, біржах. Проте домовленість потім обов'язково підтверджується письмовим контрактом, підписаним обома сторонами.

Права та обов'язки за контрактом виникають з моменту, коли він вважається укладеним, тобто після його підписання, якщо у ньому не зазначений інший строк набуття ним чинності. Датою укладення є дата його підписання.

Якщо контракт укладається листуванням, то момент його укладання визначається по-різному. У Великобританії, США, Японії, Швейцарії контракт вважається укладеним у момент відсилання письмового акцепту, у Франції, ФРН, Італії, Австрії - у момент одержання оферентом акцепту. Це стосується і видачі замовлень.

Пропозиція укласти контракт, зроблена усно, телефоном або телеграфом, веде до його укладення в момент, коли прийняття пропозиції стане відомим особі, що зробила пропозицію.

Існує декілька способів укладення контрактів купівлі-продажу, які залежать від способу встановлення контакту з потенційними партнерами (див. п. 2.1.2):*

підписання контракту контрагентами, що беруть у ньому участь;*

акцепт покупцем твердої оферти продавця;*

акцепт продавцем контроферт! покупця;*

акцепт продавцем письмової згоди покупця з умовами вільної оферти (контроферти покупця);

- підтвердження продавцем замовлення, зробленого покупцем;*

обмін листами з підтвердженням досягнутої раніше особистої домовленості між контрагентами.

Література

1. Бьюкенен Дж. Избранные труды. — М.: Альфа пресс, 1997.

2. Вводный курс по экономической теории / Под ред. Г. П. Журавлевой. — М.: ИНФРА-М. 1997.

3. Вехи экономической мысли. Теория потребительского поведения и спроса / Под ред. В. М. Гальперина. — СПб.: Экономическая школа. 2000. —Т. 1.

4. Вечканов Г. С, Вечканова Г. Р., Пуляев В. Г. Краткая экономическая энциклопедия.—СПб.: Петрополис, 1998. — 509 с.

5. Войтов А. Г. Экономика. Общий курс: Учебник. — М.. 1999.

6. Гаврилишин Б. Дороговкази в майбутнє. До ефективніших суспільств: Доповідь Римському клубові. — К.: Наукова думка, 1990. — 206 с.

7. Гальчинський А. С, Єщенко П. С, Палкій Ю. І. Основи економічної теорії: Підручник. — К.: Вища школа, 1995. — 471 с.

8. Гегель Г. Собрание сочинений: В10 т. — М. — Л.. 1930. — Т. 9.

9. Горкіна Л. П. М. I. Туган-Барановський в економічній теорії та історії. — К.: