Визначення потреби в товарах, точки замовлення і порядок оформлення замовлення

План

1. Визначення потреби в товарах

2. Визначення точки замовлення

3. Оформлення замовлення на завезення товарів

Визначення потреби в товарах

Для ефективної організації процесів товаропостачання роздрібної торговельної мережі потрібно забезпечити неперервну циркуляцію товарної маси в обсягах та структурі, які б відповідали обсягам, структурі та ритму реалізації товарів у підприємствах роздрібної торгівлі. Однією з основних умов розв'язання цього завдання є правильне визначення потреби в товарах для завезення у відповідному плановому періоді.

Для визначення потреби в товарах для торговельних підприємств можуть застосовуватися такі методи:—

екстраполяція динамічних рядів продажу товарів; —- використання коефіцієнта еластичності;—

нормативний метод;—

балансовий метод;—

метод, що ґрунтується на використанні оперативних даних про зміни попиту споживачів на ринку;

економіко-математичне моделювання та ін.

Вибір методу визначення потреби в кожному конкретному випадку залежить від умов діяльності торговельного підприємства, наявності, повноти та достовірності відповідної комерційної інформації, особливостей економічної ситуації та ін.

Найчастіше в практиці торговельної діяльності застосовується балансовий метод, при якому обсяги потреби в товарах окремих груп чи товарних підгруп на наступний плановий (прогнозний) період визначаються за формулою балансового зв'язку на підставі даних про запаси товарів і обсяги їх реалізації:

де Н — план надходження товарів;

Р — план (прогноз) реалізації товарів;

Зк — очікувані запаси на кінець прогнозного періоду;

Зп — очікувані запаси на початок прогнозного періоду;

Вт — очікуване вибуття товарів у зв'язку з природними втратами, переоцінками товарів, їх сезонним розпродажем та іншими причинами.

Таким чином, визначення потреби в товарах на основі балансового методу пов'язане з прогнозуванням обсягів очікуваної (прогнозної) реалізації товарів та розмірів товарних запасів на початок та кінець прогнозного періоду. Для розрахунку прогнозу реалізації товарів у торговельній практиці необхідною передумовою е облік реалізації в роздрібному торговельному підприємстві товарів у якомога деталізованішому розрізі) (за групами, підгрупами і навіть назвами товарів) у попередньому (передпрогнозному) періоді. Такий облік може бути забезпечений завдяки застосуванню в магазинах та інших об'єктах роздрібної торговельної мережі сучасних реєстраторів касових операцій — ЕККА, електронних касових терміналів, зв'язаних з магазинною АСУ тощо. Водночас визначення розмірів товарних запасів є одним з елементів більш загальної роботи з управління товарними запасами в магазинах, яка охоплює комплексне регулювання всіх взаємозв'язаних процесів формування запасів і руху товарної маси в процесі товаропостачання — нормування, контроль стану запасів, порядок поповнення і подання замовлень, визначення розмірів партій товарів та іи.

З погляду потреб організації товаропостачання особливу увагу треба приділяти оптимізації частоти завезення і розмірів партій товарів, враховуючи при цьому зміни попиту покупців, оборотність товарів, їхні фізико-хімічні властивості, наявність товарних запасів.

Найбільш поширеним методом визначення мінімальної частоти доставки товарів є встановлення інтервалу завезення за методом подвоєної різниці між середнім і незнижуваним запасом товарів.

де Ізав — інтервал завезення, дн; Зс — середній запас товарів, дн; 3н — незнижуваний (мінімальний) запас товарів, дн; К— коефіцієнт комплектності партії завезення товарів

В подальшому розмір партії завезення товарів визначають на основі розрахованого інтервалу завезення і обсягів одноденної реалізації:

де Ро/д — розмір одноденної реалізації товарів торговельним підприємством, грн;

3п — запаси товарів за нормативом, тис. грн; Зф — запаси товарів фактичні, тис. грн.

Також відносно нескладним є визначення частоти та розмірів партій завезення товарів з обмеженими термінами реалізації. Запаси товарів з термінами реалізації 2—3 дні у магазинах не повинні перевищувати потреб 1-2 днів торгівлі. Тому розмір партії завезення таких товарів визначають залежно від граничних термінів реалізації таких продуктів у обсязі одно- чи дводенної реалізації.

Частота завезення товарів і розміри партій їх завезення можуть залежати також від технічних можливостей магазинів (наприклад, від наявності у них приміщень для приймання, зберігання та підготовки товарів до продажу або ж від наявності та потужності холодильного торговельного обладнання — у разі необхідності організації завезення товарів з обмеженими термінами реалізації, що потребують охолодження).

Значно складнішим є вирішення завдання з оптимізації параметрів системи товаропостачання для товарів з тривалішими термінами зберігання (консервна продукція, бакалійні вироби, кондитерські вироби, непродовольчі товари). У цьому разі перед організаторами процесу товаропостачання постає оптимізаційне завдання з визначення оптимального розміру партії завезення товарів за умови необхідності забезпечення стійкості асортименту товарів, запланованих розмірів товарних запасів і мінімізації поточних витрат, пов'язаних із завезенням Сзаг та зберіганням товарів Сзб:

При цьому витрати із завезення товарів можна визначити як добуток транспортних витрат на завезення однієї партії товарів і кількості партій, що завозяться в підприємство торгівлі:

А витрати зі зберігання товарів обчислюються як добуток питомих річних витрат на зберігання однієї одиниці запасів товарів і кількості товарів, які, зберігаються у підприємстві (під час розрахунків вона береться в розмірі середнього товарного запасу, тобто половини розміру оптимальної партії завезення товарів):

Графічно це відображено на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Графічна інтерпретація залежності витрат торговельного підприємства із завезення товарів (а), витрати з їх зберігання (б) та загальних витрат від розміру запасів товарів (в)

У такому разі загальні витрати із завезення та зберігання товарів розраховуватимуться за формулою, а оптимальний розмір партії завезення товарів за критерієм мінімуму загальних витрат — за формулою:

Цю формулу оптимізації запасів у вітчизняній літературі називають формулою Вілсона (за іншими джерелами — формула Харисона). Як видно з цієї формули, оптимальний розмір партії завезення товарів залежить від співвідношення між витратами із завезення та зберігання товарів: якщо витрати із завезення товарів невеликі, то економічно доцільним є зменшення розміру партії завезення товарів, якщо ж відносно невеликими є витрати зі зберігання товарів, то доцільно зменшувати розмір партії завезення товарів і, відповідно, середній розмір товарних запасів у підприємстві роздрібної торгівлі.

Варто зауважити, що для використання формули Вілсона з метою визначення оптимальних параметрів товаропостачання необхідно володіти інформацією про питомі та загальні витрати із завезення і зберігання товарів, але її одержання є досить складним і працеємним, оскільки потребує обробки великого масиву первинної документації. Тому використання формули Вілсона в діяльності торговельних підприємств є досить обмеженим.

Визначивши оптимальне значення розміру партії завезення товарів, можна розрахувати й інші основні параметри процесу товаропостачання, зокрема, кількість партій завезення товарів протягом планового періоду (наприклад року)

та інтервал завезення товарів:

де Дн — кількість днів у плановому періоді.

Визначення точки замовлення

Одним з важливих питань, які виникають під час проектування системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі, є визначення моменту, в який потрібно поповнювати наявні запаси товарів, щоб не допустити перебоїв у торгівлі. Для цього також рекомендується використовувати теорію управління запасами, у якій враховується, що запас товарів у підприємстві торгівлі (наприклад у магазині) повинен складатися з двох частин — поточного запасу, який має витрачатися на покриття попиту покупців, та страхового запасу, необхідного для гарантування продажу товарів у разі можливих затримок поповнення запасів. При цьому в такій системі для безперебійності продажу товарів здійснюється поповнення товарних запасів шляхом завезення наступної партії товарів, замовлення на яку потрібно подавати в момент, коли поточний запас товарів набуває свого мінімального значення (так звана точка замовлення).

Точка замовлення — це розмір запасу, за якого подасться замовлення на завезення товару. Точка замовлення визначається кількістю товару, яка може бути реалізована протягом часу, що відповідає інтервалу виконання замовлення.

При визначенні розміру точки замовлення слід врахувати те, що все різноманіття систем управління запасами можна звести до трьох основних типів, котрі різняться між собою принципами поповнення запасів і способами обробки формації:—

система з фіксованим розміром замовлення;—

система з постійним рівнем запасу (з фіксованим інтервалом замовлення);—

система з фіксованим розміром замовлення і нижньою межею розміру запасу (так званої Ss — система, або система двох бункерів).

Найпростішою (класичною) системою управління запасами є система з фіксованим розміром замовлення. Робота цієї система полягає в тому, що розмір замовлення є постійною величиною (визначеною за формулою Вілсона), а повторне замовлення подається при зменшенні наявних запасів до визначеного критичного значення точки замовлення. В такій системі момент подання замовлення (точка замовлення) визначається за формулою:

а середній розмір запасів складає:

Графічне зображення типового процесу в системі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.7.

Рис. 9.7. Типовий процес в системі з фіксованим розміром замовлення: J — наявні запаси, од.; t — час; 5—змінна інтенсивність витрачання запасу (відповідає обсягам середньоденної реалізації товарів); В — резервний запас; J— середній рівень запасів, І — момент подання замовлення, L — час доставки замовлення

Графічне зображення точки замовлення і середнього розміру запасу в моделі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.8.

Рис. 9.8. Точка замовлення і середній розмір запасу в моделі з фіксованим розміром замовлення

Робота за цією системою пов'язана з необхідністю ведення щоденного обліку запасів по кожному товару. Водночас для магазинів більш зручною і традиційно використовуваною є система інтервальної перевірки запасів (у