Закупівельна логістика. Керування постачаннями

Виділення функції закупівлі зумовлюється економічною доцільністю спеціалізації: неможливо знайти компанію або підприємство, для яких було б вигідно виробляти всі матеріальні ресурси, що використовуються потім у власному виробничому процесі. Матеріальні ресурси проходять крізь ланцюг організацій, що виконують закупівлю сировини та комплектуючих з метою подальшого перероблення або перепродажу. Тобто закупівля припускає реалізацію процесу купівлі-продажу між постачальником і споживачем: функція закупівель виділяється з боку споживача, оскільки є для нього економічно доцільним придбанням товарів і послуг, які він не виробляє самостійно.

Закупівельна логістика охоплює всі характеристики транспортування та зберігання матеріальних ресурсів, а також інформаційну та управлінську діяльність у процесі постачання. При виконанні закупівлі головна увага має приділятися зменшенню загальних логістичних витрат, пов'язаних із цим видом діяльності, оскільки управління закупівлею за різними галузями становить 40—60 % у структурі собівартості виробництва готової продукції*70.

*70: {Альбеков А.У. Коммерческая логистика [Текст] / А.У. Альбеков, О.А. Митько. – Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 416 с.}

У країнах з ринковою економікою основною метою закупівельної логістики є задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю. Однак її досягнення залежить від вирішення цілої низки завдань. В узагальненому вигляді ці завдання можна угрупувати так:

1) витримування обґрунтованих термінів закупівлі сировини і комплектуючих виробів (матеріали, закуплені раніше наміченого терміну, є додатковим навантаженням на оборотні фонди підприємств, а запізнення в закупівлях може зірвати виробничу програму чи спричинити її зміну);

2) забезпечення точної відповідності між кількістю постачань і потребою в них (надлишок чи недостатня кількість товарно-матеріальних ресурсів, що постачаються, негативно впливає на баланс оборотних фондів і стійкість випуску продукції та, крім того, може спричинити додаткові витрати при відновленні балансового оптимуму);

3) дотримання вимог виробництва за якістю сировини і комплектуючих виробів.

Основу економічної ефективності закупівельної логістики формують пошук і закупівля необхідних матеріалів задовільної якості за мінімальними цінами, У вивченні ринку, що проводиться відповідними відділами фірм, питання цін головне, але істотну роль також відіграє аналіз інших факторів, у тому числі можливих логістичних витрат і термінів поставок. Для оптового покупця така ситуація потребує точного розрахунку витрат.

Хоча ступінь впливу постачальницьких витрат на рівень загальних виробничих витрат у трудомістких і капіталомістких галузях невеликий порівняно з іншими галузями економіки (особливо матеріаломісткими), розрахунок витрат на придбання сировини і матеріалів багато в чому визначає подальшу стратегію виробництва і збуту кінцевої продукції.

Закупівельна логістика у торгівлі націлена на оптимізацію вибору постачальників, установлення їхнього необхідного складу, налагодження стійких господарських зв'язків із підприємствами-виробниками й оптовими посередниками на довгостроковій взаємовигідній основі. Вона покликана сприяти своєчасному, достатньому й доцільному формуванню та підтримці товарного асортименту за обсягом і структурою, раціоналізації товарних запасів та ефективному керуванню ними, мінімізації витрат на придбання й транспортування. Саме закупівельна логістика є початковою ланкою в системі комерційної логістики на підприємстві й визначає наступну ефективність функціонування всієї логістичної системи.

У західній практиці закупівельної діяльності напрацьовано низку "загальних правил", чи рекомендацій, що не лише істотно полегшують відносини з постачальниками і банківською сферою, але й усталюють становище компанії, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Цей своєрідний кодекс характеризує етичні норми партнерства. Він може бути стисло сформульований у такий спосіб: в основі успішної підготовки і виробництва продукції (за інших різних умов) лежать добрі взаємини між підприємцем, з одного боку, і кредиторами та постачальниками — з іншого. Особливу увагу варто приділяти відносинам із кредиторами, оскільки їхні довіра і готовність допомогти особливо важливі.

У відносинах з постачальниками рекомендується дотримуватися декількох основних принципів:—

поводитися з постачальниками так само, як із клієнтами фірми;—

не забувати демонструвати на ділі спільність інтересів;—

знайомити постачальника зі своїми завданнями і бути в курсі його ділових операцій;—

виявляти готовність допомогти у випадку виникнення проблем у постачальника;—

виконувати взяті на себе зобов'язання;—

враховувати в діловій практиці інтереси постачальника;—

підтримувати, за можливістю, стабільні контакти в діловій сфері.

На оптимізацію ланки логістичного ланцюга "закупівля" впливають не тільки зовнішні фактори, зазначені вище, але і внутрішні пріоритети, пов'язані з різним розумінням оптимальної діяльності та цілями інших ланок, що викликає необхідність пошуку економічних компромісів між різними структурними підрозділами фірм.

Розвиток нових галузей економіки і розширення пропозиції товарів на ринках промислово розвинутих країн Заходу ускладнює функції сфери закупівлі сировини і матеріалів. Успішне здійснення закупівель передбачає наявність великого обсягу інформації про ринки, де вони здійснюються. Що ж стосується завдань дослідження ринку закупівель, то вони полягають у регулярному зборі й оцінці докладної інформації з метою визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель. Вихідним пунктом дослідження ринку має бути точно сформульована постановка проблеми. Поштовхом до проведення дослідження можуть стати міркування щодо розмірів витрат, змін у власній програмі збуту, використання результатів технічного прогресу, підвищення частки фірми на ринку, конкуренції, ненадійності постачальників, неясності розмірів пропозиції в майбутньому та ін. Найпростіший алгоритм вирішення завдання дослідження ринку може бути представлений у вигляді структури його інформаційного забезпечення, переліку типів ринку і постановки питань щодо його структури і динаміки (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Структура інформаційного забезпечення при дослідженні ринку закупівель

Мета проведення досліджень ринку закупівель сировини і матеріалів визначає одночасно і тип ринків, які мають досліджуватись. Виділяють такі типи ринків:—

безпосередні (що забезпечують у певний час потреби в сировині та матеріалах);—

опосередковані (використовувані постачальниками);—

ринки замінників (цілком чи частково замінних продуктів);—

нові ринки.

Отримана інформація має відбивати такі ринкові категорії, як пропозиція, попит і ринковий баланс. На базі цієї інформації, як правило, отримуються відповіді на питання:—

якою є структура досліджуваного ринку чи його форма;—

як організовано досліджуваний ринок чи як відбувається балансування попиту та пропозиції;—

яким чином розвиватимуться структура й організація ринку?

Для того, щоб глибше усвідомити зміст перерахованих питань і одержати на них достовірні відповіді, інформація часто подається в трьох аспектах;—

сучасний аналіз ринку ("моментальний знімок");—

динаміка зміни кон'юнктури ринку;—

прогнози щодо зміни ринку.

Важливим інструментом у аналізі ринку закупівель товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів. Використовуючи запити, ринок можна зорієнтувати на потенційний попит. Дослідження ринку закупівель сировини і матеріалів можуть розглядатися на підприємстві також і як засіб вирішування проблем, що виникають у наукових дослідженнях і конструкторських розробках та пов'язані з характеристиками нової сировини і комплектуючих. Крім того, необхідно мати на увазі, що важлива інформація про зміни і тенденції розвитку ринку закупівель сировини та матеріалів може бути отримана на основі внутрішньозаводської чи внутріфірмової звітності.

Вивчення ринку з метою закупівель сировини і комплектуючих виробів, як правило, проводиться паралельно з розробкою нової продукції. Наприклад, у машинобудуванні воно починається і здійснюється на стадії конструювання виробів. Завдання органів постачання — забезпечити конструкторів необхідними каталогами, описами, проспектами за профілем роботи, що проводиться, з метою їх повної об'єктивної орієнтації у відповідних питаннях.

Однак каталоги опису зазвичай не містять інформації про ціни, без чого важко домогтися економічно вигідних рішень щодо матеріалів та конструкції майбутніх виробів. Тому прямим завданням органів постачання є збирання інформації про ціни, можливі терміни постачань, транспортні витрати і пошук їхнього оптимального сполучення.

Кількість матеріалів, початок постачань і тривалість їх періоду залежать від виробничих програм компанії, що, у свою чергу, визначаються результатами вивчення ринків збуту. Загальною проблемою для більшості компаній є дилема: як здійснити виробничу програму — шляхом міцного, але не завжди економічно ефективного забезпечення матеріалами чи затримуючи випуск продукції у зв'язку з витратами додаткового часу на закупівлю економічно вигідних матеріалів?

Вивчивши ринок і зупинившись на конкретних постачальниках, відділ закупівель зобов'язаний визначити потреби підприємства чи фірми в конкретних поставках. Визначення потреб ґрунтується на стратегії керування запасами, чому в підручнику присвячено спеціальний розділ. Наведемо основні принципи визначення потреб. Насамперед, це виявлення товарів і послуг за їхньою якістю, кількістю, в основному, двома методами: через визначення потреб на основі замовлень і на основі витрат. Визначення потреб на основі замовлень, наприклад, у машинобудуванні, відбувається шляхом розкладання специфікацій на окремі комплектуючі з урахуванням уже наявних складських запасів. Первинними тут є потреби в готових виробах, вторинними — у вузлах, з яких комплектуються вироби, третьоступеневими — у деталях, з яких складаються вузли. Терміни задоволення наступних потреб визначаються на основі строків закупівлі попередніх.

Якщо потреби на основі замовлень не можуть бути визначені чи застосування цього методу е недоцільним, то використовують метод визначення потреби на основі витрат чи минулого досвіду. Прогнозована потреба в цьому випадку визначається за допомогою найпростіших розрахункових методів. На додаток до них на практиці часто користуються інтуїтивними методами прогнозування — насамперед, у тих випадках, коли витрати не зазнають сезонних коливань, впливу зовнішніх факторів.

У західних країнах продукція виробничого призначення, що придбавається фірмами, класифікується за видами заготовленого товару і способами їхньої закупівлі. Традиційно виділяють такі види товарів: сировину, основні матеріали,