Способи постачання закуповуваних матеріалів дуже різноманітні. Товари, потреба в яких виникає непередбачувано, і які не потребують тривалого зберігання, закуповуються, як правило, у терміни, близькі до їхнього споживання. Матеріали разового і постійного споживання, необхідні до визначеного моменту, закуповуються на умовах договірного постачання, з обумовленням точного часу. За такого способу постачання обсяг запасів матеріалів на фірмі зменшується, а пов'язані з ним витрати скорочуються. Різкому зниженню виробничих запасів сприяють регулярні постачання таких партій матеріалів, що доставляються споживачеві через визначені інтервали часу відповідно до графіка потреби в них виробництва на той чи інший період. Із метою спрощення процедури оформлення замовлень і зниження накладних витрат застосовуються групові постачання декількох видів однотипних товарів, що постачаються й дрібними партіями. У таких само цілях фірми стали використовувати автоматизовану систему комп'ютерного зв'язку. Фірми здійснюють також кон'юнктурні та спекулятивні закупівлі товарів.

Найважливіший елемент у політиці закупівель — аналіз ціни товарів, що постачаються. Для аналізу ціни закупівель, так само як і аналізу вартості власного виробництва, використовуються різні види розрахунків:—

простий метод калькуляції (показник загальних витрат поділяється на показник виробничої продукції);—

калькуляція за еквівалентними показниками (витрати розподіляються за окремими статтями і беруться усереднено);—

постійна калькуляція (точний облік витрат за кожною операцією на базі АСУ).

Аналіз цін враховує також додаткові роботи і послуги, наприклад, проведення консультацій, підготовку документації, упакування, мита, транспортування та ін. При цьому застосовуються такі види аналізу ціни:—

на всіх стадіях — від виникнення продукту до його надходження споживачеві (постатейною калькуляцією визначають ціну нетто, включаючи заготівельні витрати);—

розрахованої із загальної вартості виконаних робіт і послуг, тут додатково враховують витрати на контроль, зберігання, фінансування);—

за тенденції до підвищення цін на аналогічні товари (за допомогою розщеплення витрат на первинні, використовувані при розрахунку одиниці продукції в конкретний момент, і наступні витрати, на основі яких відбувається розрахунок ціни на визначену партію продукції);—

за допомогою кривої освоєння нової продукції;—

в тимчасовому періоді (порівнюються стара і нова комерційні пропозиції, при цьому враховуються зміни у використовуваній сировині, витратах, ринкових відносинах та ін.);—

за первинними витратами на одиницю продукції;—

аналіз за допомогою змінних цін (застосовуються, в основному, під час розроблення довгострокових договорів за спонтанної зміни цін);—

на основі відкритих даних (курс валют, біржові курси, митна статистика тощо).

При здійсненні закупівель не обов'язково розраховувати складові ціни одержуваного товару, однак останнім часом між покупцем і продавцем почастішав обмін даними, що містять складові витрат виробництва й інших елементів, з яких складається ціна продукту закупівель. Особливо широкого застосування така практика набула при укладанні довгострокових договорів про постачання.

Транспортні витрати також знаходяться в полі зору органів матеріально-технічного забезпечення. Беруться до уваги не лише дальність перевезень, але і вид транспорту, швидкість доставки, партіонність вантажів, спосіб їхнього упакування. Крім транспортних, значні витрати викликає зберігання матеріалів. Тут постачальницька діяльність має однозначну мету — забезпечити ефективне виконання виробничого завдання за рахунок зведення до мінімуму обсягу запасів. Необхідно зазначити, що в цей час, за умов відсутності дефіциту на велику частку сировини, напівфабрикатів та різних комплектуючих елементів у західних країнах, органи постачання не відчувають потреби у створенні зайвих запасів (така потреба стихійно формується при існуванні дефіциту). Проте було б неправильно вважати, що в ринковій економіці відсутні спонукальні причини створювати зайві запаси. Кон'юнктурні і сезонні коливання цін, інфляція, зміна політико-економічної ситуації в сировинних регіонах світу та інших факторів можуть бути такими стимулами.

Важливою функцією служб постачання різних фірм є вибір постачальника для компанії. Такий вибір сьогодні здійснюється в основному двома методами. Перший метод — аналіз можливих варіантів і пропозицій, здійснюваний торговельним агентом фірми, відповідальним за закупівлі. Він вибирає постачальника, виходячи, насамперед, з найнижчих закупівельних цін, робить замовлення, стежить за його виконанням і намагається розв'язати проблеми, що виникають. Усі питання зазвичай вирішуються за допомогою сучасних засобів зв'язку, обмін офіційною документацією зведений до мінімуму. Другий метод полягає в колегіальному обговоренні можливостей і потреб у постачаннях. Аналіз проводиться як на рівні відділу закупівель компанії, так і на рівні взаємодії згаданого вище відділу з виробничим та з відділом контролю якості продукції.

Існує й третій шлях, що застосовується, в основному, для забезпечення постачання компанії з нового, погано вивченого ринку. Подібна ситуація може складатися у результаті виникнення потреби в принципово нових для компанії сировині та комплектуючих. Така потреба з'являється у разі диверсифікованості виробництва і розробки принципово нової продукції, а також за здійснення закупівель з імпорту чи в не вивченому фірмою регіоні тощо. У цих випадках відділ закупівель чи торговельний агент найчастіше звертаються у фірму чи бюро, що виконує посередницькі функції. Як правило, посередницька компанія володіє досить великою інформацією про можливості потенційних постачальників з погляду на програму випуску їхньої продукції, її якість, оперативність реалізації отриманих замовлень.

В одних випадках фірми-посередники за попередньо обговорену платню знаходять можливих постачальників чи споживачів продукції, консультують із юридичного та фінансового аспектів передбачуваних угод. В інших — одержуючи повноваження від компанії-клієнта, беруть на себе організаційний і фінансовий бік угоди за обговорений відсоток прибутку, деяку частку від суми контракту. У цьому випадку вони стежать за обсягом і якістю постачань, піклуються про своєчасну доставку, можуть надавати послуги зі складування, комплектування, упакування, сортування й інших допоміжних операцій.

З 1980-х років у організації закупівельного процесу на деяких фірмах посилюється планування. Планування процесу придбання продукції та послуг для задоволення потреб фірми знаходиться в загальному руслі процесу керування ресурсами і стає важливою функцією в постачальницькій діяльності. У ході планування враховується низка факторів, зокрема: темп інфляції і можливість девальвації валют деяких країн, що спричиняють зростання цін; збільшення концентрації капіталу на ринку постачань; технологічний розвиток виробництва; поява нових матеріалів тощо, без чого важко оцінити перспективи розвитку постачальницьких служб фірм. Керівництво багатьох фірм давно усвідомило, що планування зв'язків із ринком має таке само важливе значення для успішного функціонування ринку збуту. В умовах насиченості ринку закупівлі, що проведені фірмою, можуть зробити значний вплив на збільшення її прибутку, поряд із продажем продукції. Практично нове ставлення до функції постачання реалізується через розроблення плану основних положень стратегії закупівель. Політика постачання формується на підставі аналізу двох аспектів: важливості передбачуваної закупівлі (з погляду на її потенційний вплив на характеристики виробленої продукції, скорочення виробничих витрат, рівень прибутку) та особливостей ринку постачань (обмеженість ринкових можливостей, наявність бар'єрів на шляху проникнення на ринок, монопольний чи олігопольний характер ринку).

Керівництво постачанням, спираючись на вищезгадані фактори, оцінює позицію фірми стосовно постачальників, проводить систематичний аналіз можливостей потенційних постачальників та відповідності їхньої продукції вимогам фірми. На підставі аналізу створюється набір варіантів поводження фірми стосовно постачальників у конкретних ринкових зонах. Відділ постачання за тієї чи іншої стратегії виконує своє постійне завдання і виявляє нові джерела постачань.

Одне з ключових питань матеріально-технічного постачання промислових фірм у західних країнах — якість сировини, яка постачається, і комплектуючих виробів. Необхідно підкреслити, що, незважаючи на конкуренцію серед потенційних постачальників на внутрішньому і міжнародному ринках, проблема якості матеріальних ресурсів стоїть досить гостро. Найбільш солідні західноєвропейські, американські та японські компанії, що змагаються за ринки збуту, розробляють і скрупульозно виконують програми з підтримки якості своєї продукції. Значна увага в них приділяється якості джерел постачань.

Характерним прикладом у цій справі може бути досвід компанії "ИТ Кеннон Норт Америка" (США). У структурі керування компанією створена "група з добору постачальників", у яку входять представники системи матеріально-технічного постачання компанії, фінансової служби, виробничого відділу тощо. Група відбирає як постачальників лише тих, хто виявив чи може виявити здатність задовольнити рівень запитів, пропонованих компанією. Група висуває технічні вимоги до предметів закупівель, основані на технічних вимогах до кінцевої продукції, що передаються постачальнику. Під час розгляду можливостей постачальника на перше місце висуваються такі вимоги;—

наявність устаткування для виробництва продукції необхідної якості;—

можливість проводити іспит якості у заданій програмі і за допомогою необхідних приладів;—

контроль і атестація вхідних матеріалів і сировини;—

наявність необхідних документів і інструкцій, що визначають кількість робочих операцій та їхній контроль;—

наявність маршрутних документів, що підтверджують проведення всіх необхідних операцій з виробництва і контролю.

Програми підтримки якості закуповуваних комплектуючих і сировини ретельно продумуються, у розрахунок береться навіть організація навчання персоналу постачальників-суміжників. Завданням навчання, як правило, є підвищення рівня знань персоналу, що інформує про новітні технології та процеси, щоб зробити обслуговування верстатів і приладів кваліфікованим і ефективним.

У практиці матеріально-технічного постачання трапляються випадки постачань товарів посередньої і низької якості. У зв'язку з цим вживаються різні економічні заходи, спрямовані на зниження обсягу постачань низькоякісних товарів. У більшості випадків некондиційні товари повертаються компанії-винуватцеві, оплата за