У мікрологістиці він розраховується на рівні окремого підприємства (фірми, логістичної системи). У макрологістиці — на рівні регіону, галузі, народного господарства в цілому. Так, у США цей показник регулярно розраховується міністерством торгівлі й публікується у відповідному бюлетені.

Обсяг портфеля замовлень залежить від багатьох зовнішніх і внутрішніх факторів. Наприклад, від загальноекономічної ситуації, ділової активності, купівельного попиту, рівня завантаження і стану виробничих та логістичних потужностей тощо.

Портфель замовлень складається на основі відповідних заявок на постачання продукції споживачів, що відображають попит. Під час його формування мають враховуватися виробничі та логістичні можливості продуцентів. Вони створюють основу для формування договорів постачання продукції, що, у свою чергу, стають формалізованим базисом у процесі керування матеріальними (товарними) потоками.

Останніми роками завдяки бурхливому і всебічному розвитку комп'ютеризації розширюється впровадження автоматизованих систем керування замовленнями, що працюють у реальному режимі. Вони дають змогу створити принципово відмінну від традиційної систему організації логістичної діяльності, охоплюючи не лише сферу розподілу, але також виробництво і сферу закупівель (розміщення замовлень на матеріальні ресурси). У зв'язку з цим відкриваються додаткові можливості оптимізації операцій зі складування, зберігання і транспортно-переміщувальних робіт.

Адаптованість робіт автоматизованої системи керування замовленнями до реальних умов забезпечують гнучкі маркетингово-логістичні модулі — підсистема збору і підсистема обробки замовлень. Ще одним модулем, який забезпечує ефективність логістики в цій галузі, є підсистема прогнозування замовлень.

При формуванні матеріального потоку, відповідного до замовлення, на термінали виводиться інформація про кількість, вид продукції, адресу її зберігання та ін. Застосування портативних терміналів дає можливість проводити роботи з інвентаризації складського господарства логістичної системи без зупинки діяльності складів системи зберігання й переробки продукції. Періодично після виконання декількох замовлень оператор проводить інвентаризацію визначених місць зберігання. Використання портативних терміналів дає змогу налагодити всебічний облік роботи кожного оператора стосовно продуктивності праці, якості роботи, коефіцієнта використання робочого часу, забезпечення збереженості товарної продукції тощо. Крім того, шляхом оперативної координації спільних дій підвищується загальна ефективність діяльності операторів.

Безпаперова технологія оброблення замовлень дав змогу зменшити кількість помилок працівників логістичних підрозділів у процесі керування матеріалопотоками в середньому в 5 разів, а також підвищити продуктивність праці у 2—3 рази.

У загальному вигляді технологія керування замовленнями охоплює такий мінімум логістичних робіт і операцій:—

оформлення замовлень, що надійшли, і уточнення їхніх специфікацій;—

формування та структуризацію портфеля замовлень;—

розроблення, узгодження і затвердження плану виконання замовлень;—

оперативний контроль виробництва та видачі товарної продукції відповідно до замовлень;—

підготовку й оформлення товарних потоків відповідно до прийнятих до виконання замовлень;—

контроль замовниками надходження товарних потоків й аналіз їхньої оцінки щодо якості виконання замовлень;—

підтримання зворотного зв'язку замовника з постачальником.

У процесі керування замовленнями велике значення має час їхнього виконання. Якщо замовлень багато, то їхня оптимізація за термінами реалізації лежить в основі нормалізації функціонування логістичної системи. Різний час виконання замовлень безпосередньо впливає на потребу замовників у відповідних ресурсах, а також на надійність розподільної системи.

Тривалий термін виконання замовлень призводить до зростання запасів не лише в споживачів, але й в усіх ланках логістичного ланцюжка. Водночас невеликий термін виконання замовлень може призвести до помилок під час їхнього оброблення й реалізації. Матеріальні потоки можуть не відповідати заявленим кількісним і якісним параметрам. Більше того, можуть бути сформовані просто непотрібні матеріальні потоки.

У багатьох країнах час виконання замовлень стандартизовано визначеними рамками. Наприклад, у США у системі розподілу він становить, включаючи час виробництва, мінімум 7 днів, максимум — 72 дні. У ФРН нормою логістичного обслуговування замовлень на доставку матеріалів і виробів наявного асортименту вважається 24 години; замовлення, що враховують індивідуальні потреби замовника, виконуються за 14 днів.

У зв'язку з тим, що підприємства, як правило, прагнуть розширити свою виробничо-комерційну діяльність, розширюються, відповідно, і логістичні зв'язки. Це веде до експонентного зростання поточної інформації. Загострюється проблема в цілому і виникає потреба у спрощенні процедур оперативного контролю виконання замовлень. У розв'язанні цих проблем виявило високу ефективність застосування комп'ютеризованих методів керування замовленнями.

Останніми роками у сфері ділових взаємин з'явився термін "легко виконуваний бізнес", який означає визнання переваг логістичної концепції у сфері розподілу. Зміст цього терміна полягає в тому, що продуценти зможуть одержувати замовлення без великих зусиль, якщо застосовуватимуть електронні системи обміну інформацією.

У логістичній системі найефективнішими є динамічні моделі планування виробничо-комерційної діяльності. Вони найповніше враховують безперервність процесу прийому нових замовлень, зміну потужності задіяних технічних засобів, можливість контролю ситуацій, що виникають та ін. Цим процедурам у будь-якій логістичній системі приділяється увага в першу чергу, тому що процес керування в розподільній логістиці у зв'язку з нестійкістю ринку і специфікою транспортно-експедиційної діяльності піддається випадковим коливанням.

Чим більша логістична система, тим складніші, як правило, процеси керування замовленнями. Найефективнішими підходами до керування замовленнями в складних логістичних системах є ті, котрі ґрунтуються на теорії масового обслуговування (теорії черг).

Теорія масового обслуговування — особливий розділ математики, що вивчає процеси, пов'язані із задоволенням масового попиту на обслуговування, у тому числі логістичного, з урахуванням випадкового характеру виявленого попиту і відповідного обслуговування.

Одним із основних завдань теорії масового обслуговування є вивчення процесів утворення попиту на обслуговування в часі. Ці процеси описуються потоками однорідних подій. У логістиці потік однорідних подій, утворених моментами надходження до логістичної системи замовлень, називають вхідним потоком вимог.

При формулюванні будь-якого завдання, розв'язуваного на основі теорії масового обслуговування, використовується логістична система масового обслуговування.

Для цього формалізується її структура і вказуються ймовірнісні характеристики, що керують її поведінкою. Так, у випадку системи з очікуванням за рекурентного вхідного потоку вимог досить задати функції розподілу ймовірностей двох випадкових величин: часу обслуговування замовлення в цій логістичній системі та часу між надходженням послідовних замовлень (вимог). Для системи з тимчасовими обмеженнями необхідно, крім того, задавати розподіл максимально припустимого часу очікування та часу перебування його в логістичній системі.

Час (тривалість) очікування — це час від моменту пред'явлення замовлення (виникнення вимоги) у логістичну систему (у систему масового обслуговування) до початку задоволення цього замовлення (обслуговування конкретної вимоги). Час очікування є випадковою величиною, розподіл ймовірностей якої залежить від характеристики замовлення (номера вимоги). У логістичних системах, що характеризуються як пріоритетні системи масового обслуговування, розподіл часу очікування замовлень щодо кожного пріоритетного типу відіграє важливу роль.

Під час вирішення логістичних завдань керування замовленнями за допомогою теорії масового обслуговування, крім розподілу часу очікування, мають бути визначені й інші показники: величина черги й інтервал зайнятості. Встановлюються числові характеристики ймовірності невиконання замовлень (утрати вимог). Після цього формалізується процес, що описує роботу системи; відповідно до специфіки логістичних систем, у яких елементарні операції виконуються послідовно, здійснюється їхній опис.

Для опису логістичних систем найбільше підходять випадкові процеси із дискретними компонентами, що показують, у якому якісному стані знаходяться система і безупинні компоненти, вказують ступінь виконання операцій, час для їхнього закінчення. Такі процеси за відсутності умов побудови є марковськими процесами. Основні показники обслуговування інтерпретуються як функціонали від стаціонарних (рідше — нестаціонарних) характеристик процесів.

Універсальним способом оцінки показників логістичних систем є імітаційне моделювання систем з використанням методу Монте-Карло.

Треба підкреслити, що, визначаючи розмір замовлення, необхідно зіставляти витрати на утримання запасів і витрати на подання замовлення, це оптимізує керування замовленнями.

Щоб створити умови для удосконалювання процесу прийняття рішень у галузі керування замовленнями, необхідно розробити систему одержання актуальної інформації в повному обсязі, що всебічно характеризує стан логістичної системи в загальному вигляді, її структурних елементів і тенденції за локальними аспектами. Ця система, чи, скоріше, підсистема призначена контролювати ефективність комерційної діяльності господарських структур. Мається на увазі не традиційний контроль у формі елементарного обліку для перевірки рахунків підприємства (фірми), а комплексний, регулярний аналіз ефективності розподілу і виробничо-комерційної діяльності з позицій витрат, використання виробничого, логістичного і маркетингового потенціалу, а також результатів обслуговування клієнтів (споживачів, різних посередників). Щоб мати можливість здійснювати такий аналіз, доцільно створити відповідну базу даних в галузі керування замовленнями і розробити гнучкий алгоритм отримування необхідної інформації.

У процесі удосконалювання логістичної системи варто прагнути до того, щоб контроль функціонування системи керування замовленнями став безупинним процесом. Добре, коли цей контроль має дворівневу структуру: стратегічний контроль керування замовленнями і тактичний (оперативний, поточний) контроль.

Стратегічний контроль здійснюється за умови:—

зміни маркетингової і логістичної стратегії підприємства (фірми), наприклад, переходу від реалізації товарної продукції через посередників до прямого продажу споживачам (можуть бути модифікації цього прикладу);—

змінення (зменшення, збільшення) з тієї чи іншої причини розмірів діяльності підприємства;—

диверсифікованості виробництва і діяльності підприємства;—

асортиментного відновлення;—

втрати чи, навпаки, придбання великих стратегічно важливих замовлень;—

зміни територіально-галузевих орієнтацій на ринку;—

зміни загальноекономічної кон'юнктури.

Тактичний (оперативний) контроль функціонування системи керування замовленнями має здійснюватися постійно. Мета такого контролю полягає у виявленні поточних відхилень від плану виконання замовлень, а також повідомленні керівництва про необхідність прийняття корегуючих заходів.

Для організації тактичного