Логістичні інформаційні системи

У центрі ефективно керованого матеріального потоку має бути ефективно керований потік інформації. Саме інформація тримає систему матеріального потоку "відкритою" щодо здатності пристосовуватися до нових умов. Для забезпечення гнучкої, орієнтованої на споживача логістичної системи необхідно, щоб фізична система функціонувала паралельно інформаційній.

Яку ж інформацію має забезпечувати логістична інформаційна система? За наявності достатніх ресурсів і даних про матеріалопотік забезпечення інформацією практично не має обмежень. Розроблення цієї системи має починатися зі з'ясування інформаційних потреб з використанням аналізу витрат і результатів. Це означає, що повинні бути ідентифіковані ключові рішення, прийняті фахівцями в галузі логістики, і має бути поставлене питання: "Яка інформація потрібна для прийняття рішень з урахуванням вартості придбання інформації?". В наслідку рішення придбати інформацію має бути результатом балансу між витратами і вигодами, що забезпечують одержання відповідної інформації. Наприклад, витрати на створення докладніших методів прогнозування попиту мають бути зважені проти витрат на ситуацію відсутності запасів. Витрати і вигоди непросто обчислити за наявності ризиків, кількісне визначення яких ускладнено. Проте варто обережно ставитися до зайвих інвестицій у дуже складні інформаційні системи за тих випадків, коли витрати, пов'язані з ризиком, високі, і навпаки.

Та сама проблема витрат і результатів виникає і при вирішенні питання збереження інформації. Завжди є небезпека швидкого збільшення витрат у результаті зберігання даних у системі, що може мати лише граничну цінність для наступного пошуку. Наприклад, як часто споживач має "очищати" файли від застарілих даних?

Існують аналогічні проблеми, пов'язані зі швидкістю відповіді системи. Деякі інформаційні системи, що працюють у режимі реального часу, контролюють постійні щохвилинні зміни у фізичній системі, наприклад у системі резервування інформації на авіалініях. Однак більш придатним може виявитися метод групової обробки інформації, за якого дані оновлюються щодня, але відповідь на інформацію може забезпечуватися із затриманням.

На всі ці питання можна одержати відповідь тільки після ретельного аналізу реальних потреб керування інформацією. Необхідно визнати, що є різні рівні інформаційних потреб, які у визначеному змісті відображають типову ієрархію ухвалення рішення. На рис. 3.8 зображено спосіб ідеального відображення результатів логістичної інформаційної системи з різними рівнями корпоративної ієрархії. Головний принцип створення інформаційної системи полягає в тому, що, по-перше, дані мають збиратися на найнижчому рівні агрегування, і, по-друге, вони мають порівнюватись.

Рис. 3.8. Ієрархія використання логістичної інформаційної системи

Для повного завершення логістичної системи необхідний комплексний набір даних, яким можна маніпулювати і за допомогою якого можна проводити аналіз, використовуючи таку кількість способів, яка потрібна керівникові сфери логістики. Система повинна мати у своєму розпорядженні можливості для проведення детального аналізу.

Можна ідентифікувати безліч специфічних функцій, які має виконувати логістична інформаційна система, у тому числі: обслуговування (зокрема, інформаційне) споживача, планування і керування, координування.

Необхідно визнати, що на практиці логістична інформаційна система утворюється з безлічі дискретних, але зв'язаних підсистем.

Результати науково-технічного прогресу ніде не виявляються так глибоко, як в інформаційних системах. У галузі керування логістикою, наприклад, обчислювальна техніка просто революціонувала системи оброблення замовлень. Вона забезпечила можливість упровадження сучасних систем керування запасами й уможливила інші застосування.

Ще більшого значення, ніж ЕОМ, набув розвиток системного підходу. На сьогодні зрозуміло, яке значення має системний підхід до проблеми, а не вирішення лише однієї її частини. Інформація і технології, що забезпечують її наявність, — засоби реалізації системного підходу.

Поняття інформаційних систем зі зворотним зв'язком є основою для створення базової структури, що інтегрує різні боки процесу керування логістичною системою.

Наведемо кілька прикладів:—

термостат одержує інформацію про температуру і приймає рішення про ввімкнення печі, температура підвищується і піч вимикається:—

ухвалення рішення щодо кількості обслуговуваних споживачів залежить від кількості замовлень і обсягу складських запасів;—

прагнення конкуруючих фірм випускати нові вироби збільшує витрати на дослідження і технічні удосконалення, що призводить до відповідних змін у технології виробництва.

Усі ці приклади стосуються керування інформаційними системами зі зворотним зв'язком.

Інформаційні системи зі зворотним зв'язком мають три характеристики: структуру, запізнювання і посилення системи. Структура системи характеризує взаємозв'язок окремих частин. Запізнювання завжди є при одержанні інформації, прийнятті рішень, основаних на цій інформації, й у процесі виконання цих рішень. Посилення відбуваються у всій інформаційній системі, особливо за такого порядку прийняття рішень, що діє у логістичній системі. Вони виявляються в тих випадках, коли дія сильніша, ніж це можна припускати, виходячи з уведення інформації, що визначає регульовані рішення. В інформаційній системі зі зворотним зв'язком є суворо визначений базис, на якому ґрунтується практика прийняття рішень господарськими керівниками. їхні рішення не є вираженням повної "волі", а суворо зумовлені навколишніми обставинами. Однак можна встановити правила, що регулюють ці рішення, і визначити їх вплив на виробничу й економічну поведінку систем.

Організаційна структура системи. Слід зазначити наявність запасів у трьох рівнях: на заводі, в оптовій і у роздрібній ланках.

Запізнювання рішень і дій. Щоб мати можливість визначити динамічні характеристики системи, необхідно також знати запізнювання в потоках замовлень і товарів. Запізнювання вказується, як правило, у тижнях і становить звичайну величину для підприємства, що виготовляє товари тривалого користування.

Як свідчить практика, постачання товарів споживачеві в середньому займає тиждень з моменту одержання замовлення від клієнта. Запізнювання бухгалтерських операцій і закупівель становлять у роздрібній ланці в середньому три тижні — з моменту продажу до його відображення в заявках на поповнення запасу. Час на відправлення замовлення поштою становить пів-тижня. Оптовикові потрібен тиждень для оформлення замовлення, а відправлення товарів роздрібній ланці займає ще тиждень. Аналогічні запізнювання є також між оптовою ланкою і заводським складом. На заводі в середньому минає шість тижнів з моменту ухвалення рішення про зміну темпу випуску продукції до моменту, коли виробництво досягає нового рівня.

Правила видачі замовлень і регулювання запасів. Для ефективної роботи логістичної системи необхідно знати правила, що регулюють розміщення замовлень і розміри складських запасів у кожній ланці реалізації продукції. У цій моделі є три основні види замовлень:

1) замовлення на відшкодування проданих товарів;

2) замовлення для поповнення запасів в усіх ланках у зв'язку зі зміною рівня продажу;

3) замовлення, що необхідні для заповнення каналів забезпечення товарами за інформацією про замовлення, що перебувають в стадії виконання.

Порядок виконання замовлень такий: а) на основі аналізів продажу і відповідно до запізнювання закупівлі (три, два й один тижні для відповідних трьох ланок) замовлення найближчій ланці системи охоплюють відшкодування фактичного продажу, реалізованого ланкою, котра замовляє; б) після закінчення достатнього часу для визначення середньої величини короткострокового продажу вживаються заходи до поступового зниження або підвищення кількості запасів залежно від збільшення чи зменшення обороту; в) одна частина замовлень, що знаходяться в процесі виконання (відправлені поштою, невиконані замовлення в постачальника і товари, що перебувають в дорозі), завжди пропорційна середньому рівню ділової активності і тривалості виконання замовлення. Збільшення обсягів продажу, як і подовження циклу постачань, обов'язково викликає збільшення загального обсягу замовлень у каналах розподілу. Ці замовлення, що перебувають у процесі виконання, неминучі. Вони є частиною "матеріальної бази" у структурі логістичної системи. За відсутності замовлень, спеціально призначених для заповнення каналів розподілу, відповідна потреба в товарах покривається в результаті зниження складських запасів, а це означає, що замовлення на заповнення каналів товароруху видаються беззвітно під виглядом регулювання запасів.

Видача замовлень залежить також від очікуваних обсягів продажу у майбутньому. Методи прогнозування, що формуються в екстраполяції наявної тенденції на майбутній період, призводять, загалом, до створення менш стійкої, коливної логістичної системи.

Вплив на описану вище організаційну структуру (рис. 3.9) запізнювань і правил поведінки системи, а також її характеристики мають бути виражені в чіткій кількісній формі.

Після опису логістичної системи необхідно з'ясувати її поведінку в цілому. Для цього варто скористатися схемою споживчих закупівель у якості вхідних даних і потім спостерігати за змінами, що виникають у складських запасах та у виробництві продукції. їхній вплив на логістичну систему можна з'ясувати за допомогою методів імітації, що полягають у простежуванні, крок за кроком, фактичних потоків замовлень, товарів та інформації. Таку схему подано на рис. 3.10.

Вона містить чотири елементи: 1) три рівні; 2) потоки, що переміщують вміст одного рівня до іншого; 3) рішення, що регулюють темпи потоку між рівнями; 4) канали інформації, що з'єднують рішення з рівнями.

Пояснимо деякі поняття. Рівні характеризують нагромадження, що виникають усередині системи. Це товари, що є на складі, в дорозі, складські площі, кількість працівників та інші показники. Темпи потоку — це миттєві потоки між рівнями в системі. Темпи відображають активність у системі.

.

Рис. 3.9. Схема організації логістичної системи

Рис. 3.10. Схема джерел інформації та каналів матеріалопотоку

Рішення — це формулювання лінії поведінки, що визначає, яким чином наявна інформація про рівні приводить до вибору рішень, пов'язаних із величинами поточних темпів. Функція рішення, з одного боку, може мати