Під час розробки графіків і маршрутів централізованого завезення товарів потрібно передбачити рівномірне навантаження в роботі складів та транспорту протягом тижня, з тим щоб на кожен робочий день припадали приблизно однакові обсяги перевезень і мінімальні відхилення потреби в транспортних засобах. Разом з тим важливо забезпечити і чітке дотримання затверджених графіків.

З розробкою графіків та маршрутів завезення товарів пов'язане визначення необхідної кількості транспортних засобів для організації перевезення товарів та вибір виду і розрахунок кількості інвентарної багатооборотної тари. Розрахована кількість транспортних засобів повинна повністю забезпечувати виконання затверджених постачальником та роздрібним торговельним підприємством графіків і маршрутів централізованого завезення товарів у роздрібну торговельну мережу.

Для визначення потреби в транспортних засобах Азаг, застосовують формулу:

Необхідною умовою забезпечення кількості та якості товарів у процесах товаропостачання, яка до того ж дозволяє впроваджувати індустріальні технології товаропросування і скорочувати час виконання вантажно-розвантажувальних та транспортно-експедиційних операцій, є застосування багатооборотної інвентарної тари.

Після завезення товарів у магазини інвентарна тара зворотним рейсом автотранспорту повинна повертатися постачальнику. Контроль за рухом інвентарної тари і її облік покладається на матеріально відповідальну особу, складу, з якого ведеться відпуск товарів (наприклад комірника експедиційного складу), котра в спеціальному журналі записує дату відпуску товарів конкретному покупцеві, інвентарний номер тари і дату її повернення на склад.

Для організації централізованого завезення товарів потрібно також чітко визначити порядок оформлення супровідних документів і приймання товарів, які повинні забезпечити повне збереження товарно-матеріальних цінностей. Необхідно зауважити, що різні постачальники в даний час можуть по-різному організовувати і порядок оформлення цих операцій, і перелік супровідних документів, але здебільшого основними документами при організації товаропостачання є рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна і податкова накладна.

Рахунок-фактура, яка супроводжує товар під час його завезення в роздрібну торговельну мережу, виписується (роздруковується за допомогою комп'ютерної техніки) підприємством-постачальником на підставі відбірних листів, оформлених товарознавцями. Рахунок-фактуру використовують для остаточної перевірки правильності комплектування партії товарів для конкретного замовника, після чого рахунок-фактуру разом з товаром укладають в інвентарну тару, закривають і опломбовують. Передачу інвентарної тари з товарних складів на експедиційний склад реєструють шляхом відмітки номерів окремих тарних місць в спеціальному журналі.

На експедиційному складі на кожну партію товарів (яка може охоплювати декілька тарних місць) оформляють товарно-транспортну накладну. Під час передачі вантажу для завезення в роздрібну торговельну мережу саме в товарно-транспортній накладній підписується матеріально відповідальна особа експедиційного складу (комірник складу) та експедитор (ним може бути і водій автомобіля). Як правило, з урахуванням затвердженого постановою Кабінету Міністрів України порядку оформляють не менше 4 примірників товарно-транспортної накладної, з яких один залишається на складі, а решта супроводжує товари до магазину. Відповідно до чинного в Україні законодавства перехід права власності на товари і виникнення відповідних податкових зобов'язань суб'єктів господарської діяльності (в тому числі торговельних підприємств) засвідчується виписуванням податкової накладної.

При централізованому завезенні товарів матеріальну відповідальність за товари і тару під час їх завезення несуть водії або експедитори, які супроводжують вантаж. Підготовлені до відпуску, належним чином упаковані товари передаються експедиторові (водієві) за кількістю тарних місць, після чого він підписується в спеціальному журналі і одержує сформований комплект документів.

Товари, призначені для завезення в роздрібну торговельну мережу, завантажують в транспортний засіб з урахуванням порядку об'їзду магазинів (першими завантажують товари для магазину, який розташований в кінцевому пункті маршруту). При організації централізованого завезення товарів завантажування і розвантажування товарів покладається на постачальників, які своїми силами і технічними засобами виконують ці операції завдяки наявності в постачальників підйомно-транспортного обладнання та засобів механізації (це дозволяє зменшити обсяги ручних робіт і використовувати переважно механізований спосіб їх виконання).

У магазині матеріально відповідальні особи приймають товари від експедитора за кількістю тарних місць (звертаючи увагу на цілісність пломб на них), для чого порівнюється їх фактична кількість із записами в товарно-транспортній накладній. Факт передачі партії товарів засвідчується підписами експедитора і матеріально відповідальної особи магазину (повноваження Такої особи підтверджуються разовою або постійною довіреністю на право отримання товарно-матеріальних цінностей, а її підпис в товарно-транспортній накладній завіряється спеціальним штампом магазину). Один примірник підписаної товарно-транспортної накладної залишається в магазині, а два інші повертаються на склад постачальника та в автотранспортне підприємство. У разі якщо пломби на окремих тарних місцях порушені, в момент надходження товарів проводиться їх приймання за рахунком-фактурою; у разі виявлення розбіжностей щодо кількості Чи якості товарів складається відповідний акт.

Оптимізація маршрутів завезення товарів

З метою прискорення доставки товарів, підвищення рівня використання вантажопідйомності транспортних засобів, скорочення їх загального пробігу і зменшення загальних витрат на організацію товаропостачання підприємства учасники системи товаропостачання здійснюють роботи з раціоналізації параметрів даної системи, в першу чергу шляхом оптимізації маршрутів завезення товарів.

Роботи з раціоналізації маршрутів передбачають вибір такої схеми завезення товарів, при котрій перевезення товарів зі складів постачальників до пунктів призначення виконувалися б з найменшими транспортними витратами. Під час вибору маршруту завезення товарів аналізують територіальне розташування постачальників і одержувачів товарів, обсяги завезення товарів до кожного з них і намагаються забезпечити перевезення товарів найкоротшим шляхом і згідно з затвердженим графіком. При цьому з кількох можливих маршрутів вибирають найкоротші, котрі починаються та закінчуються в пункті розташування складу постачальника і проходять лише по одному разу через кожен із пунктів розташування магазинів.

Вихідним чинником під час формування Маршрутів є вантажопідйомність транспортних засобів. Саме враховуючи її значення, спочатку виділяють ті маршрути, на яких обсяги завезення товарів у магазин відповідають вантажопідйомності автомобіля (з урахуванням питомої ваги вантажу) або кратні їй. У такі магазини завезення товарів передбачається за лінійними маршрутами (або їх різновидом — маятниковими маршрутами, при яких автомобіль здійснює повторні перевезення вантажу в той самий пункт призначення). Для магазинів, потреба котрих у товарах перевищує вантажопідйомність автомобіля, але не кратна їй, спочатку передбачається радіальний маршрут.

Після формування всіх лінійних маршрутів решта магазинів-одержувачів товарів об'єднуються в кільцеві маршрути. При цьому в один кільцевий маршрут включаються два або кілька територіально наближених магазинів, спільний обсяг завезення товарів у які дозволяє забезпечити повне завантаження автомобіля.

Наступним етапом цієї роботи є визначення техніко-експлуатаційних показників роботи транспортних засобів і затрат часу на виконання робіт з перевезення товарів на кожному маршруті. Після розрахунку часу виконання кожного маршруту складається таблиця характеристики маршрутів (табл.9.1 і 9.2).

Таблиця 9.1

Характеристика роздрібної торговельної мережі, яка обслуговується постачальником....

№

з/п | Назва підприємства роздрібної торгівлі | Дані про підприємство

Категорія (тип) | Місцезнаходження | Відстань до постачальника,

км | Середньомісячний товарообіг, тис. грн | Вихідний день | Години роботи | Час обідньої перерви | Примітка

1

2

Таблиця 9.2

Характеристика маршрутів централізованого завезення товарів від постачальника...

№ маршруту | Маршрут | Відстань, км | Довжина маршруту, км | Середня швидкість руху, км/год. | Час на | Кількість заїздів | Час виконання одного рейсу, хв. | Маса товарів, т | Частота завезення товарів, раз/міс. | Примітка

Завантажування і розвантажування, хв. | Заїзд в

проміжні пункти, хв.

1

2

Далі на основі аналізу характеристик маршрутів проводиться групування маршрутів, яке спрямоване на підвищення інтенсивності роботи кожного автомобіля протягом робочого дня. Як правило, в першій половині дня для автомобілів планують виконання маршрутів з невеликою довжиною, а потім — більш тривалі маршрути (це пов'язано з особливостями організації роботи експедиційних складів, які в першій половиш дня працюють на відправку товарів у роздрібну торговельну мережу, а в другій половині — на приймання та комплектування партій товарів для завезення їх на наступний день).

Підсумки проведеного групування маршрутів оформляють у вигляді таблиці (табл. 9.3). В ході групування маршрутів їх можуть за потреби уточнювати або змінювати. На основі сформованих маршрутів складають графіки завезення товарів.

Під час організації системи товаропостачання в сільській місцевості, де для завезення товарів у магазини може використовуватися незначна кількість доріг із твердим покриттям, формування маршрутів і їх групування фактично заздалегідь визначене територіальним розташуванням магазинів. Тому визначення раціонального (тобто найближчого до оптимального) маршруту здійснюється способом простого перебору 2-3 варіантів. Водночас у разі організації системи товаропостачання у великих містах, де сформувалася густа мережа доріг та необхідно обслуговувати значну кількість одержувачів товарів, визначення найзручніших маршрутів утруднюються і потребує проведення складних розрахунків.

Таблиця 9.3

Групування маршрутів централізованого завезення товарів ...

Номери маршрутів у групі | Час прибуття автомобіля під завантажування | Час виїзду зі складу | Номер маршруту | Час обороту автомобіля на маршруті | Час прибуття автомобіля під завантажування | Час виїзду зі складу | Номер маршруту | Час обороту автомобіля на маршруті | Час закінчення роботи

Ще однією проблемою, яка може виникнути під час такої роботи, є складність формування