Тема 13. Функція контролю

Суть, принципи і види контролю

Контроль – це обов’язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв’язуючої ланки між керуючою і керованою системами. Суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов’язаних з реалізацією планів та програм, використанні одержуваної інформації для коригуючи дій.

Суб’єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об’єднань.

Об’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Зміст контролю можна розглядати в трьох аспектах:

як одну з основних функцій лінійних і функціональних працівників та органів управління;

як завершальну стадію процесу управління організацією;

як невід’ємну складову частину технології вироблення, прийняття і реалізації управлінських рішень.

Загальна ціль контролю полягає в перевірці або порівнянні отриманого результату з бажаним.

Завдання контролю:

передбачення можливого поводження складових організації і її стан через проміжок часу;

внесення необхідних змін в організаційну структуру системи для позитивного реагування на зміни чинників зовнішнього середовища;

передбачення причин відхилення параметрів і характеристик організації від визначеного рівня;

накопичення, опрацювання і передача інформації між елементами організації або її зовнішніми споживачами;

забезпечення підтримки стійких характеристик і параметрів організації при досягненні проектного рівня.

Організація контролю базується на основі принципів: своєчасність; відкритість; простота; стратегічна спрямованість; доброзичливість; оперативність; гнучкість; ефективність.

Принцип постійності і оперативності означає, що контроль, як правило, повинен здійснюватися постійно з певними інтервалами часу і обов’язково своєчасно або з деяким випередженням.

Принцип поєднання перевірки зверху і контролю знизу полягає у широкому залученні до здійснення контрольних функцій рядових працівників і різних об’єднань громадян, поряд із проведенням контролю службовими особами і вищестоящими організаціями.

Принцип об’єктивності вимагає, щоб висновки контролерів були аргументованими, будувались на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень.

Принцип масовості і гласності передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працівників, незалежно від виконуваних функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стає відомо про результати і наслідки перевірок.

Принцип дієвості означає, що за результатами перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків.

Принцип економічності вимагає щоб витрати на контроль не перевищували його результат.

Класифікація видів контролю:

за сферами – контроль стану матеріально-технічного забезпечення; контроль виробництва; контроль маркетингу та збуту;

за змістом – контроль ресурсів; контроль процесів;

за етапами проведення – попередній, поточний і заключний;

за формами організації – централізований, децентралізований та самоконтроль;

за способами – суцільний та вибірковий.

Форми контролю і організація його залежать від мети, об’єкта, стилю керівництва та працівників. При авторитарному стилі – жорсткий тотальний контроль; при демократичному – гнучкий, лише за основними питаннями, поєднується контроль з боку керівника з самоконтролем підлеглого.

Форми контролю:

вивчення документації;

виклик і заслуховування виконавців;

ознайомлення з виконанням на місцях;

письмовий звіт;

самоконтроль виконавців.

Можна виділити державний позавідомчий контроль, державний відомчий контроль, незалежний фінансовий контроль (аудит), внутрішньогосподарський контроль.

Державний позавідомчий контроль здійснюється спеціальними органами державного апарату, діяльність яких поширюється на усі галузі підприємництва незалежно від їх відомчої підпорядкованості: Міністерством фінансів, Державною податковою адміністрацією, Міністерством статистики та ін.

Відомчий контроль поширюється лише на конкретні галузі діяльності і виконується спеціальними підрозділами міністерств і відомств.

Незалежний фінансовий контроль (аудит) здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законодавству, яке регулює економічно-правові відносини і діяльність господарюючих суб’єктів

Внутрішньогосподарський контроль здійснюється керівниками та спеціалістами, а також виборними органами управління та контролю. Проводиться з метою підтримання організаційної стійкості господарюючих суб’єктів, виявлення відхилень від встановлених планів і програм діяльності та вжиття певних коригуючи дій, усунення недоліків в роботі структурних підрозділів та окремих виконавців.

За джерелом використання інформації контроль поділяють на:

Документальний – різні перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовують великі масиви різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність і ін.

Візуальний (натуральний) – здійснюється шляхом безпосереднього огляду об’єктів у натурі неозброєним оком або з допомогою оптичних приладів.

2. Головні організаційні системи контролю

У менеджменті функціонують різні системи контролю, головними з яких є: фінансовий контроль, бюджетний (кошторисний) контроль, контроль якості, контроль товарно-матеріальних запасів, операційний менеджмент, інформаційні системи, які базуються на комп’ютерах.

У