зв’язку з тим, що мета систем контролю полягає у підвищенні ймовірності досягнення організаційних цілей та стандартів, менеджери використовують системи контролю для того, щоб їх плани діяльності мали успіх. Система фінансового контролю допомагає менеджерам слідкувати за фінансовою діяльністю підприємства, тобто вияснити, чи одержує воно прибуток і чи бере багато в борг. Системи бюджетного контролю допомагають менеджерам різних рівнів порівнювати прибутки і витрати, пов’язані з різноманітною підприємницькою діяльністю, з тими, що були заплановані. Системи контролю якості забезпечують менеджерів інформацією для оцінки якості продуктів (послуг) та визначення їх конкурентноздатності. Системи контролю товарно-матеріальних засобів повинні гарантувати, що необхідна кількість сировини є в наявності, коли потрібно, і в той же час витрати на зберігання зведені до мінімуму. Управління виробничими операціями включає контроль за процесами, пов’язаними з фактичним виробництвом товарів чи послуг. Комп’ютерно-орієнтовані інформаційні системи використовуються все більше, щоб розвивати високу оперативність у здійсненні контролю і реагуванні менеджерів на ситуацію відповідно до одержаної інформації.
У менеджменті найбільш вагоме значення має фінансовий контроль, який включає вивчення звітності, аналіз фінансових співвідношень, порівняльний фінансовий аналіз та фінансовий контроль (аудит).
Фінансовий звіт – це узагальнена інформація про фінансовий стан організації. Головними типами фінансової звітності, які звичайно використовуються організаціями, є баланс та звіт про прибуток. Фінансова звітність готується в кінці звітного періоду, поквартально або щорічно.
Баланс – це фінансовий звіт, що показує засоби організації та позички цих засобів на певну дату. Баланс складається з двох головних частин. Верхня половина показує оборотні засоби, а нижня половина визначає існуючі позички цих засобів.
Оборотні засоби – це готівка або інші засоби, які можуть бути конвертовані в готівку і використовуються протягом 1 року (цінні папери, рахунки дебіторів, товарно-матеріальні запаси). Основні засоби – це засоби, які використовуються більше 1 року.
Нижня половина балансу фіксує позики, включаючи і зобов’язання, і акціонерний капітал.
Звіт про прибуток – показує фінансові результати діяльності за певний період часу (квартал, рік). Доходи – це засоби, отриманні в результаті продажу товарів та послуг. Витрати складаються із собівартості проданих товарів, операційних витрат, витрат по виплаті відсотків та податків. Різниця між доходами на витрати являє собою прибутки чи збитки за певний період часу і часто називається нижньою лінією.
Аналіз співвідношень. Співвідношення - це показник, який вимірює одну змінну по відношенню до іншої і звичайно визначається у відсотках чи разах.
Співвідношення, які вимірюють ліквідність – це фінансові співвідношення, які визначають адекватність оборотних засобів для того, щоб оплатити короткострокові зобов’язання. Це, головним чином, поточне співвідношення, яке вимірює здатність підприємства задовольнити вимоги короткострокових кредиторів, використовуючи тільки оборотні засоби. Співвідношення, що характеризує управління запасами, визначає, наскільки ефективно організація управляє своїми засобами. Два найбільш поширених співвідношення – оборотність товарно-матеріальних запасів і середній період обертання.
Оборотність товарно-матеріальних запасів допомагає визначити, як добре організація управляє своїми засобами.
Процес контролю
Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією визначених цілей, він починається з моменту, коли керівники сформулювали мету, завдання і створили організацію.
Процес контролю – це діяльність об’єднаних у певну структура суб’єктів контролю, спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.
Процес контролю включає три стадії:
Встановлення нормативів або початкових меж. Нормативи є конкретними цілями, що підлягають вимірюванню. Ці цілі повинні мати обмеження. Тут застосовують непрямі показники ефективності роботи.
Порівняння досягнутих результатів з запланованими, вимірювання результатів, визначення відхилення. При цьому визначають, наскільки фактичні результати відповідають очікуваним, встановлюють вплив відхилень на ефективність управління, масштаби цих відхилень від нормативів, остаточну оцінку результатів. Тут важливо встановити періодичність і точність контролю.
Вибір способів дій і оцінка ефективності контролю. За результатами контрольної інформації менеджер має три варіанти рішень:
не застосовувати ніяких дій (немає відхилень від установлених нормативів і система працює відповідно до плану);
усунути виявлені відхилення (незначні зміни тих чи інших параметрів і їхнього коригування дає можливість досягти мети);
перегляд і зміна нормативів (зміна зовнішніх чинників).
Суть процесу контролю виражають такі його характеристики: організаційна, змістовно-технічна і узагальнюючо-корегуюча.
Організаційна характеристика включає в себе вибір об’єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?
Змістовно-технологічна характеристика – це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об’єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?
Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності – обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?
Для контролю за комерційною діяльністю підприємства користуються такою системою показників: 1) асортимент товарної продукції (послуг) (існуючий, можливий і перспективний); ) ринки реалізації (об’єм продаж, ціна, прибуток, рівень рентабельності (по кожному ринку і виду продукції); 3) місткість (ємність) ринків, їх перспектива; 4) кон’юнктура на кожному з ринків по основних видах продукції; 5) конкурентоспроможність кожного виду продукції підприємства; 6) виробничий потенціал (кількісні, якісні і вартісні показники) для одержання кожного виду продукції; 7) екологічні наслідки виробництва того чи іншого виду продукції; 8) рекламація на товари підприємства; 9) реклама продукції (характер, вартість, ефективність); 10) маркетинг – ефективність; 11) показники опозиціювання товарів.
Сферою контролю в менеджменті є насамперед, бізнесова діяльність, різні форми підприємництва: виробниче (поширюється в основному на виробництво і споживання товарів і послуг), комерційне (обмін, розподіл, реалізація), фінансове (обмін вартості, діяльність на фондових біржах, в комерційних банках).
При здійсненні в