Схема 2. Контролінг у структурі управління

Функція скарбника – забезпечити підприємство ресурсами і гарантувати їх ефективне використання або інвестування. Він відповідає за грошові потоки, достатність коштів і своєчасність їх отримання.

Завдання контролера – забезпечити своєчасною, достовірною, релевантною інформацією. У нього в підпорядкуванні особи, які здійснюють, як правило, фінансовий облік, складають баланс, звітність тощо. У нього є люди, які займаються «святою справою» – податками. Податки – це святе.

Досить часто контролеру підпорядковується система обробки даних. Чому контролеру? Бо значна частина інформації базується на даних бухгалтерського обліку, хочемо ми цього чи ні.

Крім того, відділ контролінгу займається обліком витрат. Управлінський облік виріс з обліку витрат. Це є облік витрат та їх групування залежно від цілей. Один з важливих принципів управлінського обліку, який ми розглядаємо, – різні витрати для різних цілей. Ми маємо визначити, чого хочемо, і вибрати модель, яку використовуватимемо для калькулювання або групування витрат.

Хочу звернути увагу на роль касира, хоча це не є безпосередньо нашою темою. Кому підпорядкований касир? Як бачимо зі схеми 2, касир підпорядкований скарбнику. Кому підпорядкований касир на ваших підприємствах? Головному бухгалтеру, скажете. Це дрібничка, але за нею стоїть чимало. Головний бухгалтер або контролер за схемою 2 взагалі жодних чеків не підписує і права другого підпису не має. Український бухгалтер підписує чеки, а закордонний ні, бо не царська це справа.

А справді, хто підписує чеки? До певної суми – скарбник. Якщо сума значна, – фінансовий директор. Якщо сума дуже велика – два члени ради директорів. Тобто йде диференціація відповідальності.

Чому контролер не підписує чеки, а касир підпорядковується скарбнику? Людина слабка, очі дивляться – руки беруть, тому не треба спокушати. Це один із принципів формування системи внутрішнього контролю. Особа, яка здійснює операції з цінностями, не має вести облік цих операцій. Тому на великих і навіть середніх підприємствах є розподіл. Що входить до функцій скарбника і контролера, вирішується на підприємстві залежно від його організаційної структури та посадових обов'язків.

У Німеччині контролер виконує більш вузьку, але не менш важливу функцію. Контролер відокремлений від бухгалтерії. У німецьких компаніях створюється відділ контролінгу, який займається безпосередньо управлінським обліком і аналізом. Бухгалтерія там займається традиційною справою – веденням бухгалтерського або фінансового обліку, податковими розрахунками і складанням податкової звітності. Тому в німецьких компаніях виникає ще один підрозділ (схема 2) – відділ контролінгу, який підпорядковується керівнику або виробничому директору. Відділ контролінгу виконує такі функції:

формує процедури і правила управлінського обліку;

класифікує і структурує витрати;

здійснює бюджетний контроль діяльності підрозділів;

прогнозує фінансові результати;

аналізує ефективність процесів;

забезпечує нормування витрат матеріальних, енергетичних і трудових ресурсів;

аналізує ціни на ресурси;

готує й актуалізує інформацію для управлінських структур.

В Україні залежно від того, хто які книжки читав і хто де стажувався, підприємства намагаються реалізовувати або власну концепцію, або німецьку чи англосаксонську. Розглянемо, як на українських підприємствах створюють відділи контролінгу.

Перше підприємство – це ЗАТ «Мотордеталь-Правекс» (схема 3). Воно розташоване в Сумській області і займається виробничою діяльністю. Для мене воно цікаве насамперед тим, що відділ контролінгу тут має широкі повноваження. Він не лише забезпечує інформацією керівництво, а й приймає деякі управлінські рішення. Хоч і рідко, але це буває навіть на німецьких підприємствах. На ЗАТ «Мотордеталь-Правекс» відділ контролінгу приймає рішення щодо цін, оперативно реагує на проблеми інших підрозділів.

Схема 3. Структурна схема ЗАТ «Мотордеталь-Правекс»

Взагалі, основна мета відділу контролінгу – консалтинг. Консалтинг внутрішній – це оперативне надання допомоги усім іншим підрозділам.

Функції відділу контролінгу на ЗАТ «Мотордеталь-Правекс»:

вибір процедур і методів управлінського обліку;

класифікація витрат;

бюджетний контроль;

прогнозування фінансових результатів;

аналіз ефективності;

забезпечення нормування матеріальних та інших ресурсів;

підготовка інформації для різних рівнів управління.

Друге підприємство – розташована у Львові ТК «Інтермаркет» (схема 4), яка займається торгівельною діяльністю. Тут є відділ контролінгу, підпорядкований безпосередньо генеральному директору. Функції цього відділу зображені на схемі 5.

Схема 4. Місце відділу контролінгу в організаційній структурі ТК «Інтермаркет»

Схема 5. Організаційна структура відділу контролінгу

Зверніть увагу, що у кожному департаменті є свій контролер. Це дуже важливо, тому що традиційно у великих компаніях управлінський облік (контролінг) – це децентралізована функція. Вона наближена до місця, де виконується операція. На відміну від фінансового обліку, який, як правило, централізований на рівні центрального офісу компанії.

Це приклади українських підприємств, які реалізують концепцію контролінгу, тобто мають окремий підрозділ контролінгу. З власного досвіду можу сказати, що на українських підприємствах простежується дві тенденції. Перша – здійснення функції бюджетування, контролю у підрозділах, якими керує фінансовий директор.

Друга – планово-економічні відділи багатьох підприємств здійснюють функцію управлінського обліку. Тобто відроджуються планово-економічні відділи у новій якості.

Є ще один принцип управлінського обліку при його формуванні: «витрати-вигоди». Правило таке: ми витрачатимемо на бухгалтерський облік або додатковий управлінський облік гроші, якщо вигода перевищить витрати. Тобто це принцип здорового глузду. Скільки витрачати, підприємство вирішує виходячи з того, яку вигоду воно отримає.

Часто управлінським обліком або контролінгом займається бухгалтерія. Зустріти управлінський облік на базі бухгалтерії в Україні можна рідше. Бухгалтерія в Україні займається дуже важливою справою – забезпеченням податкових органів інформацією про своєчасність і повноту сплати податків.

Успішно працює і окремий відділ контролінгу, і управлінський облік в межах традиційної бухгалтерії. Головне, щоб обрана модель успішно працювала в межах тої структури, яку підприємство обрало для реалізації своєї стратегії. Немає єдиного правила, як має бути організована в структурі підприємства ця служба. Важливу роль відіграє вибір програмного забезпечення.

Є