Документи бухгалтерського оформлення складаються самими працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправдних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони не відображають безпосередньо господарської операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовуються рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видів документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазначення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

ВО "Темп" Форма № КО-2

(підприємство, організація)

ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 36

Число | Місяць

20 | грудня | 200__ р.

Кореспондуючий рахунок

субрахунок | Шифр аналітичного обліку | Сума,

грн. | Шифр цільового призначення

372 | 3721 | 625 | - | 92

Видати Марченку Івану Петровичу _ (прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: Наказ №101 про відрядження від 19 грудня 200_ р. _

шістсот двадцять п'ять грн. - коп.

Додаток Посвідчення про відрядження № 43 _

Керівник В. Дорошенко Головний бухгалтер І. Бабич

Отримав Шістсот двадцять п'ять грн. - коп.

"20" грудня 200 _ р. Підпис І.Марченко

По _____________________________________________________________________________ (найменування, номер, дата і місце видачі документа, що посвідчує особу одержувача)

Видав касир М. Коноваленко

Використання комбінованих документів сприяє повноті і наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їхніх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу Заробітної плати та ін.). Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяють на разові і накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до документа одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти тощо), а також значна кількість зведених документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.). Відмітною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних господарських .операцій, які систематично повторюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом певного періоду - тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції із виробництва, багатоденні наряди та ін.). На відміну від разових накопичувальні документи використовуються для облікових записів тільки після того, як в них записано останню операцію і підведено підсумок всіх записів. Далі наведено лімітно-забірну карту (накопичувальний документ).

Використання накопичувальних документів має велике значення для скорочення облікових записів і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їхнє використання можливе тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення господарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні (що надходить від інших підприємств і організацій), а за способом складання - на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою обчислювальної техніки.

ВО "Темп"

Лімітно-забірна карта № 151

на лютий 200_ р.

Вид операції | Склад | Цех-одержувач | Шифр затрат | Номенклатурний номер

02 | 1 | 3 | 2301 | 14013

Найменування, сорт, розмір матеріалу | Одиниця виміру | Ліміт

Сталь сортова вуглецева 35 мм | кг | 2000

Всього видано | 2000 | Ціна, грн. | 15-00 | Сума, грн. | 30000

Відпу-щено |

Порядковий номер запису по складській картотеці | Дата | Відпущено | Залишок ліміту | Підпис завідуючого складом або одержувача

15

17

18

19

23

24 | 2/ХІІ

8/ХІІ

12/ХІІ

18/ХІІ

25/ХІІ

28/ХІІ | 300

300

400

400

300

300 | 1700

1400

1000

600

300 | Савченко

Савченко

Савченко

Савченко

Савченко

Начальник планового відділу А.Романов Начальник цеху Д.Прокопенко

Завідуючий складом В. Савченко

Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити за такою схемою

Класифікація бухгалтерських документів

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника - виправдний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємств і організацій.

4. Порядок перевірки й опрацювання документів

Документи, складені в різних господарських підрозділах (цехах, бригадах, на складах тощо), після виконання господарських операцій передаються до бухгалтерії в порядку і строки, визначені головним бухгалтером. Прийняті