У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а, такі.

№ пор. | Вид документів | Термін зберігання документів | Примітка

в установах, організаціях, на підприєм-ствах, доку-менти яких надходять до держархівів | в установах, організаціях, на підприєм-ствах, доку-менти яких не надходять до держархівів

1 | 2 | 3 | 4 | 5

308 | Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:

а) зведені річні | Постійно | - | * За відсутності річних - постійно

** За відсутності річних - 10 років

б) річні | Постійно | 10 років

в) квартальні | 3 роки | 3 роки**

309 | Звіти з фінансування:

а) зведені річні | Постійно | - | *3а відсутності річних - постійно

б) річні | Постійно | 10 років | ** За відсутності річних - 10 років

в) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | *** За відсутності річних і кварталь-них – 10 років

г) місячні | 1 рік*** | 1 рік**** | **** За відсутності річних і квартальних - 10 років

310 | Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси й додатки, пояснювальні записки до них | Постійно | 10 років

311 | Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів:

а) річні | Постійно | 10 років | *3а відсутності річних - постійно

б) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | **3а відсутності річних -10 років

312 | Аналітичні таблиці з розроблення й аналізу річних звітів і балансів | Постійно | 5 років

315 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 3-роки* | 3 роки* | *3а умови завершення ревізій. Уразі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

316 | Особові рахунки:

а) робітників та службовців, студентів | 75 років - "В" | 75 років - "В"

б) одержувачів пенсій, і державної допомоги | 5 років* | 5 років* | * Після завер-шення виплати допомоги і пенсій; для одноразової допомоги

317 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) | 5 років* | 5 років* | *3а відсутності особових рахун-ків - 75 років

318 | Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів | 3 роки* | 3 роки* | *Після ліквідації основних засобів

319 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 роки | 3 роки

320 | Гарантійні листи | 3 роки | 3 роки

321 | Облікові реєстри (Головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці тощо) | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови завер-шення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжнос-тей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення оста-точного рішення

322 | Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | 3 роки* | 1 рік* | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення

323 | Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів | 3 роки | 3 роки

324 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень тощо | 3 роки | 3 роки

325 | Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, чекових книжок, асигнівок. квитанції | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення

327 | Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них | 3 роки | 3 роки

328 | Відомості про використання кредитів:

а) річні | 3 роки | 3 роки

б) квартальні | 1 рік | 1 рік

329 | Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки по перевитраті й заборгованості із заробітної плати, з коштів соціального страхування, про виплату відпускних і вихідної допомоги тощо | 3 роки

330 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних завершення комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжнос-тей слідчих і судових справ - зберігаються до винесення оста-точного рішення

331 | Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

332 | Виконавчі листи | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

333 | Доручення-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування з оформлення доручень-зобов'язань | Доки не мине потреба | Доки не