паперових реєстрів, на яких здійснюється ведення обліку продовж звітного періоду. Такий спосіб підготовки звітності потребує досить великих витрат праці і при цьому процесі існує велика вірогідність механічної помилки (описки, арифметичні помилки).
Останнім часом перелік документів що здаються до відповідних організацій, зазнав певних змін. Так, якщо на сьогоднішній день, для податкової адміністрації найважливішими звітними документами є Декларація про прибуток підприємства (що введена в дію, згідно із законом про оподаткування підприємств, з 1 жовтня 1997 року) та Декларація про податок на додану вартість, то для вище стоячої організації найважливішими залишаються Баланс підприємства та Звіт про фінансово-економічні показники підприємства (які до податкової адміністрації взагалі не подаються).
Як вже зазначалось вище, найпоширенішою формою бухгалтерської звітності є журнально-ордерна форма, яка застосовується і в «Укрдортехнології».
Головною перевагою цієї форми є те, що вона дає можливість зосередити величезні об’єми інформації у відносно невеликій кількості регістрів - журналіах-ордерах, відомостях, головній книзі. Але ці регістри мають складну побудову, відрізняються між собою за структурою та потребують виконання ряду логічних операцій при заповненні.
Ведення обліку при цій формі потребує високої кваліфікації та великого практичного стажу.
1.7. Теоретичні питання організації бухгалтерського обліку
Бухгалтерський облік можна уявити як трьохступеневу систему, яка є складовою системи управління дорожнім підприємством. Першим її рівнем є методичний, другим – механічний (рівень форми обліку), третім – організаційний. На методичному, базовому рівні систему бухгалтерського обліку утворюють факти господарської діяльності, що реєструються та узагальнюються на бухгалтерських рахунках. Тут елементами системи бухгалтерського обліку виступають рахунки (на яких здійснюється узагальнення фактів), що розкривають зв’язки між господарськими подіями через подвійний запис, а також інші елементи методу бухгалтерського обліку. Обробка та реєстрація фактів господарської діяльності призводять до створення різних форм обліку (другий рівень системи бухгалтерського обліку). Взаємодія облікових працівників відбувається на третьому, організаційному рівні системи бухгалтерського обліку.
В бухгалтерському обліку суб’єктом управління є всі працівники, які виконують функції обліку, а в організації бухгалтерського обліку суб’єктом виступають керівники дорожньої організації – директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об’єктом є господарські факти, то в організації бухгалтерського обліку – обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку.
Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних частин (етапів), що відповідають трьом розглянутим вище рівням системи бухгалтерського обліку, та охоплює весь бухгалтерський облік як технологічний процес, в якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці – технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці – бухгалтерські документи – для одержання підсумкової інформації.
На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, які полягають у документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних та аналітичних рахунків, подвійному записі, оцінці майна та зобов’язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності.
Другий етап організації бухгалтерського обліку – технічний, - це вибір форми обліку, що найкраще підходить для бухгалтерії даної дорожньої організації. Він полягає у виборі способу обробки облікових даних – паперового або комп’ютерного, розробці переліку форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення записів в регістрах і перенесенню даних між ними.
Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап полягає в організації роботи облікового апарату. Він включає :
встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної схеми обліку (централізованої або децентралізованої);
визначення оптимальної структури облікового апарату;
встановлення норм часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;
набір кадрів та їх навчання;
організацію робочих місць бухгалтерів;
раціональне розміщення облікового апарату;
встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами бухгалтерії та між бухгалтерією і оперативними підрозділами дорожнього підприємства, а також із зовнішнім середовищем (діловодство та документообіг);
інформаційне і технічне забезпечення облікових працівників;
мотивацію працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);
встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;
організацію архіву бухгалтерських документів;
організацію безпеки облікової інформації та її захисту.
Організаційна функція управління дорожнім підприємством полягає в організації виробництва, управління та праці. Організація бухгалтерського обліку також потребує створення певного технологічного ланцюгу з обробки інформації, здійснення управління обліковим апаратом та створення сприятливих умов для роботи бухгалтерів. Бухгалтерія – такий самий відділ дорожнього підприємства, як і всі інші адміністративні служби, і, якщо рядовий виконавець свою діяльність спрямовує на збирання і групування звітних даних, то головний бухгалтер – організатор обліку – в своїй роботі виконує всі управлінські функції: створює та вдосконалює структуру і техніку облікового підрозділу, планує роботу бухгалтерії, приймає рішення щодо стимулювання обліковців до праці, контролює правильність і своєчасність облікових даних. Організація обліку потребує грунтовного інформаційного забезпечення та ефективної комунікації; створення, налагодження та функціонування системи бухгалтерського обліку, передбачає оцінку можливих варіантів, вибір з кількох альтернатив – тобто прийняття управлінських рішень.
Ведення господарства вимагає виконання комплексу робіт (функцій) — прогнозування, нормування, плану-вання, організації, мотивації регулювання, обліку, конт-ролю та аналізу господарської діяльності, своєчасної підготовки і подання податкової звітності. Щоб успішно господарювати, потрібно виконувати всі ці функції. Функція обліку є обов'язковою, що передбачено закона-ми кожної держави.
Згідно з діючими законами України всі підприємства, незалежно від форм власності, виду діяльності, масштабності тощо, повинні забезпечити ведення бухгалтерського обліку і подання фінансової, податкової та статистичної звітності. Тому знання бухгалтерського обліку є обов'язковим для кожного господарника. Результатом виконання цих завдань буде зовнішня та внутрішня звітність яка представляє бухоблік як інформаційну систему.
В процесі дфяльності підприємства значна більшість документів підприємства проходить через бухгалтерію, де