регістр – Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування та документообігу – господарський.
Обліковий регістр є невід’ємною складовою форми обліку. Регістри відображають вторинну облікову інформацію (первинне джерело інформації – бухгалтерські документи) та є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності дорожнього підприємства. Паперові регістри призначені для формування в них заздалегідь встановленого переліку показників. В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фіксуються всі дані, які можуть знадобитись. В умовах застосування комп’ютерів, зміст поняття “регістр бухгалтерського обліку” змінюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облікових даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов’язаний зі стадіями накопичення, узагальнення облікової інформації при застосуванні комп’ютерів здійснюється в автоматичному режимі. Первинна облікова інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.
Таким чином, при застосуванні комп’ютерів регістр втілює в собі єдність трьох складових частин:
комп’ютерної бази даних з певною структурою, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера і служать для систематизації та узагальнення інформації;
відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.
Оскільки порядок ведення, спосіб і послідовність обробки облікових даних комп’ютерами, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується, при комп’ютерно-комунікаційній формі важливого значення набуває програмне забезпечення (набір алгоритмів) для обробки облікової інформації. Таким чином, технологічний процес комп’ютерного обліку визначається загальними принципами програмування, і елементи форми знаходять своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт.
Оскільки, в залежності від галузі господарської діяльності, кожному підприємству притаманні свої особливості, і дорожнє підприємство не є виключенням, слід провести порівняльний аналіз програм, що є на ринку. Для цього можна скористатись наступною класифікацією (мал. 2.1).
|
Розроблене штатним програмістом підприємства
За способом створення | Створене на замовлення спеціалізованою фірмою
Універсальне
Домашня бухгалтерія
Малі підприємства
За об’єктами обліку | Середні підприємства
Великі підприємства
Багатогалузеві корпорації
За способом реалізації в програмах облікових функцій | Програми, в яких перевага надається ручному введенню операцій
Програми, в яких перевага надається введенню операцій за шаблонами
Інтегровані програми зведеного обліку
За комплексністю | Окремі комп’ютерні робочі місця (КРМ)
Виконуваних функцій | Комплекси пов’язаних КРМ
Програми для ведення бухгалтерського обліку
Фінансово-аналітичні системи
За призначенням | Програми для автоматизації управлінської діяльності, що містять модуль бухгалтерського обліку
Правові бази даних
Мал. 2.1. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення
В періодичній та монографічній літературі, яка описує підходи до автоматизації процесу бухгалтерського обліку, виділяють наступні підходи до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО) на підприємствах, що відрізняються за ступенем впливу на організаційну структуру та комплексністю вирішення облікових задач. (мал. 2.2).
За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи. Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. при цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.
Мал. 2.2. Характеристика підходів до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку
Другий, значно ефективніший підхід до впровадження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільними.
В дорожньому підприємстві організація бухгалтерського обліку із застосуванням комп’ютеризованих робочих місць (КРМ) на нижчому рівні складається з КРМ працівників первинного обліку: КРМ комірника з обліку матеріальних цінностей, КРМ з обліку виробітку працівників на ділянках основного та допоміжного виробництв, КРМ спеціаліста з обліку виконаних робіт тощо. Інформація на підставі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять КРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік розрахункових операцій, облік витрат на виробництво тощо. Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність.
Зважаючи на це ,перспективною є така структура бухгалтерії, при якій в її складі замість облікових підрозділів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру.
Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами підприємства і складається з групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного - належить група бухгалтерів контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і