У разі псування або пошкодження товару під час перевезення автомобільним транспортом оформляють спеціальний акт, який додають до товарно-транспортної накладної або шляхового листа і підписаний представником вантажоодержувача і водія. Кожна зі сторін, якщо вона не згодна зі змістом акта, має право викласти свої зауваження у розділі „Особливі відмітки”. Про те, що такий акт складено, роблять відповідну відмітку в розділі „Відмітки про складенні акти” зворотної сторони товаро-транспортної накладної.

У разі доставки запасів залізницею постачальник оформляє накладну спеціальної форми, яка є супровідним документом і яку видають вантажоодержувачу на станції призначення. На станції відправлення під час передачі матеріальних цінностей перевізну оформляють вантажну квитанцію, яку постачальник відправляє вантажоодержувачу (покупцеві). На станції призначення представник покупця (експедитор) отримує залізничну накладну на перевезення вантажу. Перевіряє правильність заповнення всіх її реквізитів і своєчасність прибуття вантажу.

У разі невідповідності найменування, маси та кількості мість фактично отриманого вантажу даним, наведеним у супровідних документах, складається комерційний акт, який є підставою для пред’явлення претензії транспортній організації. Комерційний акт також складається у разі виявлення вантажу без документів або документів без вантажу, псування або пошкодження вантажу.

У разі недостачі запасів в межах природного убутку діє загальне правило: комерційний акт не складають, а роблять відмітку про це в накладній. При цьому згідно з п.27 Правил видачі вантажів затверджених наказом Міністерства транспорту України від 21.11.2000р. №644, вантаж вважають доставленим без втрат, якщо різниця між масою, зазначеною у залізничній накладній у пункті відправки, і масою, визначеною на станції призначення, не перевищує норм природного убутку та граничної розбіжності у визначенні маси нетто.

У комерційному акті зазначають найменування товару, його кількість або масу згідно з документами та фактичну, а також розмір завданого збитку. Акт підписують начальник станції (його заступник), завідуючий вантажним двором (складом), представник одержувача та особи, які беруть участь у перевірці вантажу. Комерційний акт заповнюють на бланках встановленої форми у трьох примірниках.

Якщо недостачі або псування запасів не виявлено, експедитор розписується про його приймання у дорожній відомості, а представник залізниця підтверджує передачу вантажу своїм підписом у залізничній накладній.[71]

При надходженні запасів на підприємство шляхом придбання підзвітними особами первинними документами, що підтверджують вартість є товарний рахунок, акт (довідка), а оприбуткування здійснюється шляхом складання прибуткового ордеру (ф.М-4) в одному примірнику.

Після надходження запасів документи на їх оприбуткування відображаються у реєстрі приймання-здачі документів (ф.М-13), який передається завідувачем складу в бухгалтерію в одному примірнику разом з первинними документами.

При надходженні запасів на склад, виготовленими власними силами, їх оприбуткування здійснюється на підставі накладної вимоги (ф.М-11). Вона складається матеріально –відповідальною особою, що передає записи у двох примірниках. Перший примірник є основою для списання запасів з матеріально відповідальної особи цеху (комірника, бригадира), другий-передається на склад для оприбуткування запасів.

Для правильної організації обліку бухгалтерією виписується картка складського обліку матеріалів (ф.М-12) на кожне найменування, вид або номенклатурний номер матеріалів, яка реєструється у реєстрі і отримує реєстраційний номер. В ній проводяться записи по кожному факту надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в картках складського обліку є прибутковий ордер (ф.М-4) , акт про приймання матеріалів (ф.М-7) товарно-транспортна накладна (ф.М-6) - по надходженню, а по видатку - „Лімітно-забірні картки” (ф.М-8, М-9, М28а), акт – вимога на заміну (додатковий відпуск матеріалів ф.М-10), накладна- вимога на відпуск (внутрішне переміщення матеріалів ф.М-11). На ТзОВ „Уніплит” такі картки не ведуться, замість них складають матеріальні ярлики ф.М-16. Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу.

Тільки після того, як запаси оприбутковані, дозволяється їх відпуск зі складу.

Відпуск виробничих запасів зі складу здійснюється за такими напрямами:–

відпуск на виробництво та загальновиробничі потреби;–

відпуск для задоволення адміністративних потреб;–

відпуск для задоволення потреб відділу збуту;–

списання за невідповідності критеріям визнання активом;–

безоплатна передача;–

реалізація на сторону;–

обмін на подібні та неподібні активи.

Відпуск цінностей зі складу здійснюється тільки особами, які мають на це право. Список цих працівників складений і затверджений головним бухгалтером та керівником підприємства.

Підставою для відпуску матеріалів зі складу у виробничі цехи, дільниці для одноразового відпуску є: накладна-вимога (ф.М-11), а для систематичного відпуску цінностей –лімітно- забірні картки (ф.М-8, М-9, М-28). Ліміт Встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником.

Для багаторазового відпуску запасів протягом місяця використовують лімітно -забірні картки (ф.М-8). Відпускаючи запаси зі складу на підставі лімітно- забірних карток, комірник зобов’язаний слідкувати за встановленим лімітом. Підвищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається акт-вимога на заміну(додатковий відпуск матеріалів ф.М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший у комірника.

При реалізації і безкоштовній передачі матеріалів на сторону складають накладну на відпуск товарно- матеріальних цінностей (ф.М-20) або товарно-транспортну накладну (ф.М-6).

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей виписується підприємством, що здійснює їх відпуск у трьох примірниках. У ній вказується така інформація: дата виписки, назва підприємства-постачальника, назва підприємства-покупця, номенклатура і характеристика запасів, що відпускаються, їх ціна, кількість та сума, через кого отримуються цінності, дата і номер довіреності підприємства-покупця. Дозвіл на відпуск підписує уповноважена особа підприємства та головний бухгалтер. Перший примірник накладної отримує підприємство одержувач запасів, за яким здійснює їх оприбуткування, другий залишається на пропускному пункті підприємства-постачальника