У разі находження вантажу на склад без документів відділ постачальника виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітною особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки-фактури ф. №868 перевірити їх відповідність надходження матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати.

На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ про прийняття вантажів без документів до складу. Завідуючий складом подає накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На склади також можуть надходити запаси із своїх цехів, їх оприбутковують за допомогою накладної. Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу, що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий – складу (цеху) для оприбуткування цінностей.

Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використовуваних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.

Відпуск сировини і матеріалів у виробництво – це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонтні та господарські потреби.

Матеріали у виробництво повинні відпускатися відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю виробу, а також плану випуску продукції на місяць.

Основними документами, що відображаються відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (Т.ф. М-8), накладні вимоги.

Накладні вимоги являють собою єдність розпорядчого і виправдного документів і використовуються для одноразового відпуску матеріалів. Відпуск матеріалів, що повторюються, можна оформити лімітно-забірними картками, що об’єднують у собі розпорядчий документ, який містить ліміт відпуску, й накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно-забірні картки заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання. Використовують також лімітно-забірні картки типової форми № М-28 і №М-28 а.

Лімітно-забірні картки виписують у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху-споживачу, другий – складу.

Завідуючий складом робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) не використовуваного ліміту. Факт відпуску підтверджується двома підписами: завідуючого складом і одержувача матеріалів.

По закінчені місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії.

Відпуск матеріалів на строку виконується на підставі договорів нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.

Відпуск, як і надходження матеріалів оформлюють також товарно-транспортною накладною (за потребою).

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад оформлюють також накладною вимогою типової форми № М 11, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.

Здійснюються облік матеріалів на складі з допомогою карток за формою № М-12. Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказується дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально-відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.

Сортовий облік матеріалів на складах можна вести також і в книгах.

Складський облік матеріалів є важливим фактором контролю за зберіганням матеріальних цінностей підприємства. Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунку, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організують і бухгалтерський обік матеріальних цінностей, що дає змогу проводити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.

Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси.

Реєстром приймання-здавання документів типової форми № М-13, який оформляється матеріально відповідальною особою. У Реєстрі вказують кількість документів їх номери, групи матеріалів, до яких вони належать. За погодженням матеріально відповідальної особи допускається здавання первинних документів і без оформлення Реєстру. Підтвердженням здавання-приймання документів у таких випадках є підпис працівника бухгалтерії по кожній операції у картах складського обліку про перевірку записів.

Лімітно-забірні картки після використання ліміту здають складом до бухгалтерії негайно, а наприкінці місяця повинні здаватися всі лімітні картки. Здавання документів до бухгалтерії потрібно для подальшої їх обробки тобто ведення бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерії ведуть не