Зважаючи на складність більшості організацій, з метою управління якістю важливо окреслити склад та зв'язки основних процесів та визначити найголовніші з них.

Процеси та зв'язки між ними підлягають аналізу і постійному поліпшенню, а їх мережа потребує управління.

Систему якості прийнято розглядати як таку, що складається з сукупності взаємопов'язаних функцій. Ці функції у системі якості реалізуються за допомогою процесів. Для того, щоб система якості була ефективною, ці процеси та пов'язані з ними обов'язки, повноваження, процедури та ресурси повинні бути послідовно визначені та впроваджені. Система - це більше ніж сума процесів. Для того, щоб система якості була ефективною, процеси, що їі становлять, мають бути взаємопов'язаними та сумісними, а зв'язки між ними - визначеними.

При оцінюванні систем якості мають бути поставлені такі головні запитання щодо кожного оцінюваного процесу:

а) чи є процеси визначеними і чи відповідні процедури належно документально оформлені?

б) чи є процеси повністю впроваджені та реалізовані, як того вимагає документація на них?

в) чи є процеси достатньо ефективними для того, щоб приносити очікувані результати?

Підсумок оцінювання буде визначатися сукупністю відповідей на всі ці питання, що стосуються, відповідно, підходу до побудови системи якості, її впровадження та його результатів.

Одним з важливих заходів, що їх має систематично виконувати вище керівництво, є оцінювання стану та відповідності системи якості, зокрема політики у сфері якості стосовно очікування споживачів та інших "акціонерів". При аналізі, що його проводить керівництво, як правило, повинні враховуватися не тільки ті вимоги, що містяться в стандартах на системи якості, але й чимало додаткових чинників. Важливим джерелом інформації є результати зовнішніх і внутрішніх перевірок якості. Важливо, щоб наслідком аналізу керівництвом було підвищення ефективності та дієспроможності системи якості.

При внутрішній перевірці системи якості, що здійснюється першою стороною, такою стороною можуть виступати представники організації або, за її дорученням, інші особи (або організації). Наслідком такої перевірки є проведення ефективного аналізу та надання керівництву інформацїі для проведення коригувальних, запобіжних та поліпшувальних дій.

При перевірці системи якості, що здійснюється другою стороною, такою стороною можуть виступати організації-споживачі або, у випадку розгляду контракту чи серії контрактів, інші особи (або організації) - представники споживача. Ця перевірка спрямована на досягнення у споживача впевненості щодо можливостей постачальника забезпечити вимоги до якості продукції.

При перевірці системи якості, що здійснюється третьою стороною, такою стороною можуть виступати компетентні органи з підтвердження відповідності або сертифікації. За її результатами можна отримати документ з сертифікації чи реєстрації, що сприятиме досягненню у різних потенційних споживачів впевненості щодо можливостей постачальника забезпечити вимоги до якості продукції.

У системі якості розроблення та використання документації - це динамічна діяльність, що створює нормативну та інформаційну основу функціонування системи. Важливість належного документування обумовлюється таким його головним призначенням:

- досягнення необхідної якості продукції та її поліпшення;

- оцінювання системи якості;

- управління процесами забезпечення якості.

З погляду перевірки системи якості наявність документально оформлених методик є об'єктивним свідченням того, що:

- процес забезпечення якості або управління визначено;

- методики затверджено;

- до методик своєчасно вносяться необхідні зміни.

Лише за таких обставин внутрішні та зовнішні перевірки якості можуть забезпечувати змістовне оцінювання стану як впровадження, так і функціонування систем якості, їх відповідності до встановлених вимог.

Документація є важливою для вирішення завдання поліпшення якості. Якщо процедури процесів забезпечення якості та управління документально оформлені, впроваджені і реалізовані, то можна визначити стан справ на конкретний час, вимірювати та визначати поточні показники. При цьому можливе обгpунтовне визначення наслідків від внесених змін. Крім того, наявність документально оформлених робочих методик або стандартів підприємства (фірми) важливі з погляду підтримання рівня якості, досягнутого завдяки заходам щодо його поліпшення.

Послідовне дотримання розроблених та впроваджених документальних методик або стандартів досягається завдяки поєднанню документування з забезпеченням належного рівня кваліфікації та дієспроможності персоналу.

Сертифікацією визначають як дію, яка підтверджує за допомогою знаку або сертифіката відповідність виробу вимогам, визначеним стандартом або технічними умовами. За допомогою сертифікації третя сторона дає письмову гарантію, що продукція (процес, послуга) відповідає заданим вимогам. Третьою називають сторону, яка не залежить від постачальника (перша сторона) і покупця (друга сторона). Слово "сертифікат" відомо в значенні документа, який складений за визначеною формою. Видача сертифіката, що супроводжує випуск і використання якого-небудь приладу, верстата або партії продукції, ще не означає, що відбувається процес сертифікації. Цьому кінцевому акту має передувати комплекс робіт з створенню системи сертифікації. Система сертифікації - це система з власними правилами виконання процедури сертифікації та управління нею, вона забезпечує і гарантує достовірність сертифіката в найширшому розумінні цього слова, який охоплює всі аспекти виробництва, контролю і забезпечення якості продукції.

Серед цих аспектів, насамперед, треба назвати технологічні, метрологічні, нормативно-технічні і правові.

З погляду технології виробництва видача сертифіката має підтверджувати, що весь технологічний процес виготовлення даної продукції був витриманий у встановлених межах, що вихідні матеріали відповідали всім заданим вимогам, під час проходження виробу по всій технологічній ланці не було відмічено яких-небудь дестабілізуючих факторів або ознаки їх дії.

Як метрологічне забезпечення сертифікат є свідоцтвом того, що всі вимірювальні прилади і засоби за всіма своїми метрологічними характеристиками повністю відповідають заданим вимогам і забезпечують достовірність всіх вимірювань і досліджень продукції на всіх етапах її створення. Метрологічне забезпечення сертифікації полягає в постійній "прив'язці" всіх робочих засобів вимірювання до єдиних еталонів - державних чи міжнародних.

Оскільки сертифікат підтверджує відповідність конкретного виду продукції конкретному нормативно-технічному документу (стандарту чи технічним умовам), то дуже важливо, щоб ці документи були