На складах (кладових) матеріальні цінності розміщують по секціях, а в середині них – по групах, типо- та сорторозмірах в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановленим нормам (ліміту).

Складський облік організовують за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідністю складський облік організовують за партіями надходження запасів.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними пристроями та мірною тарою.

Облік матеріалів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником), який є відповідальним за приймання та відпуск матеріальних цінностей, за правильне і своєчасне оформлення цих операцій, а також цілісність матеріальних цінностей. матеріально-відповідальною особою. Її приймають на роботу, переміщують та звільняють, як правило, за згодою головного бухгалтера підприємства. З комірником укладається типовий письмовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Цей договір має зберігатися в особовій справі кожної матеріально-відповідальної особи, яка знаходиться у відділі кадрів.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сировину, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, одержаними від цехів-споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами-відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів-одержувачів.

При використанні матеріальних звітів немає потреби у складанні інших документів на витрачання документів, що спрощує облік матеріалів у підзвіт, так як в якості регістрів аналітичного обліку використовуються звіти матеріально-відповідальних осіб.

Аналітичний облік виробничих запасів на ВАТ „Прожектор” ведеться на складах за допомогою карток складського обліку (дод. ), що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Вони відкриваються в бухгалтерії в такому ж порядку, як і книга складського обліку. Для кожного найменування предметів чи продуктів праці, що мають окремий номенклатурний номер, відкривається окрема картка складського обліку, в якій заповнюють такі реквізити: номер картки і складу, назва матеріалу, одиниця виміру, технічна характеристика (марка, сорт, профіль, розмір), облікова ціна, номенклатурний номер, норма запасу (максимум, мінімум). Картку підписує головний бухгалтер, його заступник або за його дорученням бухгалтер матеріального відділу.

Заготовлені таким чином картки передають завідувачу складу чи комірнику під розписку у спеціальному реєстрі видачі карток складського обліку матеріальному складу. Реєстр має типову форму, в якому вказані дата відкриття картки, номенклатурний номер матеріалу, порядковий номер картки, назва матеріалу, одиниця виміру, облікова ціна, особистий підпис комірника про одержання картки, помітка про повернення. За кожним складом ведеться окремий реєстр видачі карток складського обліку.

В отриманих картках складського обліку форми № М-12 завідуючий складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, чарунки тощо). Крім того, у місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей прикріплюється матеріальний ярлик форми № М-16

Керівник підприємства на початку кожного року створює наказ чи розпорядження про визначення осіб, які мають право підписувати документи на одержання і відпуск зі складів господарства окремих видів матеріальних цінностей на ті чи інші господарські потреби. Завідуючий складом чи комірник повинні мати в себе картку із взірцями підписів цих посадових осіб.

Надходження матеріалів на підприємство контролює в першу чергу відділ постачання. Саме він стежить за тим, чи сумлінно постачальник виконує договірні зобов’язання, і якщо ні – пред’являє до нього претензії щодо якості та нестачі запасів.

Працівники відділу постачання:

реєструють розрахункові документи (платіжні вимоги, рахунки-фактури та ін.) у журналі обліку вантажів, що надійшли (форма № М-1) ; перевіряють відповідність даних цих документів договору поставки (асортимент запасів, їх кількість, ціну, строки відвантаження та ін.);

роблять у картках складського обліку (форма № М-12) або книзі оперативного обліку відповідні записи про виконання договору поставки;

акцептують розрахункові документи постачальника або мотивовано відмовляють в акцепті;

віддають розпорядження на одержання і доставку вантажу уповноваженим особам, перелік яких встановлює директор підприємства;

передають документи до фінансового відділу або бухгалтерії.

Відповідає за прийняття запасів на склад завідувач складом або комірник. Він оглядає їх у присутності особи, яка доставила вантаж, зважує, підраховує чи обмірює. Якщо все гаразд, завскладом (комірник) виписує прибутковий ордер (форма № М-4) (дод. ).

Для одержання зі складу постачальника або транспортної організації уповноваженій особі видають наряд (або інший документ) і довіреність на одержання матеріалу, відповідно оформлених та зареєстрованих в журналі реєстрації довіреностей форми М-3 (дод. ).

Запаси, що надходять, ретельно перевіряються за асортиментом, кількістю (рахунком, вагою, обсягом) та якістю, зазначеними у супровідних документах.

При невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеним у документах постачальника, складають акт про приймання матеріалів за формою № М-7 . У цьому випадку прибутковий ордер не оформлюється.

Якщо запаси потребують лабораторного випробовування або спеціального технічного приймання, їх приймають тільки за кількістю на тимчасове зберігання і лише після одержання акту лабораторного випробування проводять остаточне приймання. Завскладом (комірник) повинен своєчасно записати такі запаси до спеціальної книги. Звичайно такі запаси зберігають окремо і не витрачають до остаточного приймання.

Запаси, куплені підзвітними особами за готівку, приймають за пред’явленням підтвердних документів і оформлюють прибутковими ордерами, поставивши на документах їх номери.