Далі завідуючий складом чи комірник підтверджує одержання матеріалів своїм підписом і повертає документи підзвітній особі, яка надає їх разом з авансовим звітом до бухгалтерії.
Якщо немає розбіжностей між фактично прийнятою і зазначеною в документах постачальника, запаси можна приймати і ставити на ньому штамп, у відмітку якого містяться ті ж реквізити, що й у прибутковому ордері.
Видають матеріали зі складу на виробництві за лімітно-забірною карткою форми №М-8 (дод. ), яка дозволяє контролювати витрачання матеріалів в межах норм. Понаднормова видача відбувається за допомогою накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів форми №М-11 (дод. ).
З метою забезпечення ефективного оперативного обліку наявності та руху матеріалів, на базовому підприємстві розроблено графік передачі документів до бухгалтерії завідуючим складу, в якому зазначені документи, порядок та строки їх подання до матеріального відділу бухгалтерії, та оперограми руху кожного документу окремо.
Таблиця 3.1
Графік передачі документів складу у бухгалтерію
Назва документа | Форма | Хто подає | Строки подання | Порядок подання | Кому подають | Строки перевірки
Прибутковий ордер | М-4 | Зав. складом | Щодня | Особисто | Бухгалтер з обліку матеріалів | При прийманні
Акт про приймання матеріалів | М-7 | Те саме | Щодня | Особисто | Те саме | Те саме
Лімітно-забірна картка | М-9 | Те саме | Щодня | Особисто | Те саме | Те саме
Вимога | М-11 | Те саме | Щодня | Особисто | Те саме | Те саме
Картка складського обліку | М-12 | Те саме | Щодня | Особисто | Те саме | Те саме
Таблиця 3.2
Оперограма руху лімітно-забірної картки
на одержання матеріалів зі складу
Операція | Підрозділ-виконавець
Назва | Зміст | Мат-тех. Відділ | Склад | Цех | Бухгалтерія
Виписка |
Дата видачі, перелік матеріалів, кількість, вартість, сума, залишок ліміту
Перевірка |
Відповідність нормам витрат
Реєстрація |
Запис в книзі обліку використання мат-в
Передача | Отримання матеріалів
Передача | Перевірка правильності записів та відображення руху матеріалів
Крім цього графіком передбачено порядок звітування матеріально-відповідальної особи: в кінці кожного місяця завідуючий складом складає та передає до бухгалтерії відомість з обліку матеріалів на складі, де, відповідно, зазначаються залишки матеріалів на початок місяця, обороти по надходженню та вибуттю матеріалів та залишки на початок наступного місяця; матеріально-відповідальн6а особа цеху, дільниці (прораб, майстер, кладовщик) здають до бухгалтерії матеріальний звіт (дод. ), де зазначають залишок матеріалів в цеху (кладовій) на початок місяця, надходження та витрачання, залишок на кінеця місяця. Крім цього вказують випадки перевитрат матеріалів із зазначенням їх причин.
Для контролю наявності запасів на складі проводять інвентаризацію, після якої складають інвентаризаційний опис форми №М-21 (дод. ).
На ВАТ "Прожектор" складський облік організований належним чином, що забезпечує кількісно-якісне збереження матеріальних ресурсів, зокрема: з усіма матеріально-відповідальними особами укладені договори матеріальної відповідальності, приміщення складів обладнані належними вагомірними приладами, дотримується технологія зберігання матеріалів.
3. Організація обліку запасів в бухгалтерії
Важливою передумовою правильної організації обліку є організація обліку в бухгалтерії.
Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Організаційна побудова бухгалтерії залежить від її структури, яка виражає форму організації виконавців облікового процесу. В залежності від цілого ряду факторів, серед яких можна виділити наступні: обсяги виробництва, загальна чисельність працюючих, кількість структурних підрозділів, види діяльності, характер організації технології виробничого процесу, характер функціональних обов’язків та інших, існує дві форми організаційної побудови бухгалтерії: централізована та децентралізована.
У централізованій формі весь апарат бухгалтерії як методично, так і адміністративно підпорядковується одному керівнику – головному бухгалтеру.
У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована головному бухгалтеру, а з адміністративних – господарському керівнику (начальник цеху, підрозділу підприємства).
В умовах господарських формувань структура бухгалтерії повинна відображати специфічні умови технології і організації управління і організації управління виробництвом та відповідати наступним вимогам: виключати елементи дублювання та паралелізму; бути максимально простою; регламентувати чисельність на основі керованості; враховувати досягнення науки і техніки; відповідати досягненням наукової організації праці; забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.
Організаційна структура апарату бухгалтерії має три різновиди: лінійна, лінійно-штабна, комбінована.
Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців головному бухгалтеру. При лінійно-штабній організації бухгалтерії створюються проміжні ланки-сектори, які об’єднують групи. Комбінований тип організаційної побудови бухгалтерії передбачає передачу частини повноважень головного бухгалтера керівникам секторів обліку.
Для базового підприємства ВАТ „Прожектор” характерна децентралізована форма побудови та лінійно-штабна організаційна структура бухгалтерії (рис.3.1).
Рис. 3.1. Лінійно-штабна організаційна структура бухгалтерії
Одним із важливих елементів розробки структури апарату бухгалтерії є формування посад. В основу вибору посад покладено характер, склад та обсяг функцій, які виконуватиме працівник в даній організації.
З метою максимально ефективної організації системи обліку товарно-матеріальних цінностей на ВАТ „Прожектор” було розроблено проект організації обліку виробничих запасів, що складається з таких розділів: загальна частина проекту; організація обліку заготівлі; організація складського обліку; організація обліку витрат; організація роботи облікового апарату. Він зберігається у головного бухгалтера як складова частина наказу про облікову політику підприємства та представлена у такій формі (табл. 3.1)
Таблиця 3.1
Макет проекту організації обліку предметів і продуктів праці та оперативного економічного контролю за їх зберіганням і використанням
Складова частина проекту | Зміст складової частини
Номенклатурний цінник для предметів і продуктів праці | Розробка номенклатури предметів і продуктів праці. Розробка облікових цін на предмети і продукти праці. Оформлення номенклатури-цінника для предметів і продуктів праці
Організація складського обліку предметів і продуктів праці | Організація книг або карток складського обліку. Складання