Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо заповнення їх.

Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбутнього робочого плану рахунків. На кожному підприємстві затверджений державними органами єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб управління. Конкретизація здійснюється відповідно до технологічних та організаційних особливостей конкретного господарства. При розробці робочого плану рахунків використовують: єдиний план рахунків, інструкцію щодо застосування його, різні нормативні акти. Далі складають систематизований перелік об’єктів поточного обліку. Кожному об’єкту, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер (табл..4.4)

Таблиця 4.4

Робочий план рахунків до рахунка № 20 „Виробничі запаси”

Синтетичні субрахунки порядку | Аналітичні рахунки

1-го | 2-го | 3-го

20 Виробничі запаси | 201 Сировина і матеріали |

2011 Сталь кругла (арматура) | 20111 Арматура 5мм

20112 Арматура 10мм

2012 Сталь листова | 20121 Сталь листова 2мм

20122 Сталь листова 3мм

202 Купівельні напівфабрикати | 2021 Комплектуючі | 20211 Комплект для АТС

2022 Напівфабрикати

203 Паливо | 2031Рдке паливо | 20311 Бензин

20312 Дизпальне

Слід вказати, що організація руху документів потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат часу на цей процес.

Для цього необхідно визначити:

перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або іншого документа та окремих операцій;

час роботи над документом від першої до останньої операції;

технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу;

відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною.

На базовому підприємстві раціональна організація руху документів передбачає:

встановлення максимально коротких відрізків часу на передавання й обробку їх;

визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

Важливим моментом є організація руху облікової інформації та їхніх матеріальних носіїв. Найбільш поширеним є графічний метод організації руху інформації і носіїв.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання графіків та обсяг характеристик у кожному визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксуються тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців.

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (групу носіїв) носії облікової інформації. У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно використовувати графіки табличної форми.

Зведені графіки руху носіїв значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних робітників до бухгалтерії, аж до передавання в архів. У цих графіках не відображають порядок складання документа.

Зведені графіки з обліку матеріалів – це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у присудку – служби, структурі підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (дод. )

На базовому підприємстві відповідальним за організацію бухгалтерського обліку матеріалів є головний бухгалтер, а фактично обов’язки по веденню обліку матеріалів покладено на працівників матеріального відділу апарату бухгалтерії. Слід зазначити, що на базовому підприємстві синтетичний та аналітичний облік матеріалів організовані належним чином із врахуванням усіх вимог, покладених на дану ділянку обліку.

Таким чином, організація синтетичного та аналітичного обліку запасів є досить трудомістким процесом. Під час нього потрібно визначити облікові номенклатури первинного, поточного та підсумкового обліку, визначити носії облікової інформації, правильно організувати документооборот. Все це потребує значних зусиль та часу, але в результаті дозволить правильно (майже безпомилково) та швидко здійснювати облік запасів.

5. Особливості організації обліку матеріалів в умовах застосування сучасних засобів обчислювальної техніки.

Автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальним фактором успішного розвитку економіки України.

Завдання автоматизації полягає у підвищенні результатів фінансово-господарської діяльності підприємства на базі оперативного отримання якісної, своєчасної інформації, яка є основою для прийняття управлінських рішень.

В умовах сучасної інформаційної технології найбільш перспективним напрямком застосування обчислювальної техніки є створення і впровадження інформаційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподільну обробку даних на основі автоматизованих робочих місць планово-управлінського персоналу, обчислювальних мереж, експертних систем підтримки прийняття рішень тощо[ ].

При функціонуванні автоматизованого робочого місця бухгалтера з обліку матеріалів створюється комплексна система трьохлінійного інформаційного обліку (рис.6.1).

Рис. 6.1. Схема взаємозв’язку підрозділів підприємства в умовах

функціонування АРМ бухгалтера

На АРМ бухгалтера І категорії здійснюється документальне оформлення операцій і первинна обробка даних з обліку матеріалів, а також ведеться аналітичний облік по місцях зберігання матеріалів. Тут створюється інформаційна база – складська картотека, в якій відображається рух та залишки матеріальних запасів. Інформацію по складській картотеці можна видати на друк або на екран дисплея у вигляді картки складського обліку.

АРМ бухгалтера ІІ категорії здійснює розрахунок та формування вихідної інформації регламентного контролю та довідкового характеру.

На АРМ бухгалтера ІІІ категорії формуються зведені дані для складання звітності, аналізу, прогнозу, аудиту та прийняття управлінських рішень в цілому по підприємству або окремому структурному підрозділу[ ].

АРМ бухгалтера з обліку наявності та руху матеріалів тісно пов’язаний з іншими АРМБ і інформаційною системою АСУП (рис. 6.2.).

Рис. 6.2. Схема інформаційних зв’язків АРМ бухгалтера з обліку

матеріалів з іншими АРМ бухгалтера і

інформаційною системою підприємства

Для рішення задач з обліку матеріальних запасів формується єдина база бухгалтерських записів, яка дозволяє отримати в діалоговому режимі всю необхідну інформацію для аналітичного, синтетичного та управлінського обліку та звітності[