Будь-який банк - це автономно мисляча одиниця, діюча в неосяжному фінансово - економічному просторі, тому одна з основних задач, що стоїть перед банками - уміння орієнтуватися у величезному об'ємі інформації, комплексно оцінювати ситуацію і своєчасно реагувати на її зміни.

Діяльність є основою формування інформаційних потреб, оскільки здійснення будь-якого виду діяльності веде до виникнення інформаційної потреби. Теорія інформаційних потреб спирається на взаємовідношення між потребою і діяльністю, зокрема на такий бік їх взаємодії, виникнення потреби з діяльності, діяльність створює потреби, які у свою чергу, стимулюють нову діяльність.

Існують суб'єктивні та об'єктивні аспекти формування інформаційних потреб. Суб'єктивні інформаційні потреби обумовлені посадовими обов'язками користувача інформації, об'єктивні - можуть бути викликані особистою метою користувача інформації, тобто пов'язані з матеріальними, психофізіологічними та іншими факторами, які впливають на особистість. Тобто, інформаційна потреба формується шляхом взаємодії професійних і особистих інтересів.

Задоволення інформаційною потребою банківських працівників у процесі діяльності можна представити у вигляді своєрідного циклу "дослідження - підготовка - використання інформації". У цьому циклі існують два взаємопов'язаних напрями: робота з інформаційними матеріалами і взаємодія із користувачами інформації, причому цей зв'язок опосередковується застосуванням комп'ютерних технологій та інформаційних систем для збирання, зберігання і розповсюдження інформації.

Повнота реалізації банківських інформаційних потреб залежить від взаємодії двох факторів - суб'єктивних і об'єктивних.

Суб'єктивні фактори інформаційних потреб обумовлені здатністю працівників до пошуку інформації, їхньою активністю у цих процесах, вміння долати існуючі в інформаційній взаємодії бар'єри.

Об'єктивні фактори формуються незалежно від банківських працівників, вони запропоновані в готовому вигляді. До них відносяться такі фактори:

- ефективність функціонування інформаційних систем та технологій,

- проходження інформаційних потоків,

- документообіг,

- комунікація,

- стан інформаційного потенціалу та інформаційного ресурсу

банку тощо.

Розглянемо нижче, як кожен із цих факторів впливає на ефективне забезпечення інформаційних потреб у банку.

Система "інформація - користувач" забезпечується за допомогою "комп'ютерне - інформаційних систем" і відбувається в комунікаційній системі "інформація - комп'ютерне - інформаційна система - користувач Інформації". Таким чином, збір, обробка та вдале використання інформації залежить в першу чергу від організації інформаційної системи та технологій в установі.

Інформаційний потік - це сукупність даних, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення управлінських процесів. Розрізняють горизонтальний і вертикальний інформаційні потоки [45,13].

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів, тобто може бути спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки.

Проходження інформаційних потоків у банківській установі забезпечують сучасні інформаційні системи та технології.

Комунікація - це обмін інформацією, на основі якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації неефективно налагоджені, не можуть прийматись ефективні рішення, і таким чином не відбувається задоволення інформаційною потребою. Для вдосконалення комунікацій в банківській установі необхідно чітко визначати потреби в інформації кожного підрозділу, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних завдань [45,15].

У забезпеченні інформаційних потреб велике місце займає документ як засіб зберігання і розповсюдження інформації: його створення, швидке розповсюдження в певних точках простору, зберігання і надання клієнтам в потрібний момент. Документи сприяють удосконаленню внутрішньої організації банку, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Під інформаційним потенціалом розуміється загальний обсяг і зміст Інформації, котра в ході інформаційного генезису здатна виробляти

банківська система за умов оптимального функціонування всіх її підсистем [16,45].

Під інформаційним ресурсом розуміється інформація, потенційно придатна для використання як мета засіб для досягнення певної мети, цілей, певного виду діяльності. Інформаційний ресурс - це обсяг і зміст інформації, що можна видобувати з інформаційного фонду під час реалізації інформаційної потреби й використовувати як мета засіб для досягнення конкретних цілей банку. Інформаційний ресурс залежить від обсягу і змісту інформаційної потреби. При її реалізації, інформаційний ресурс визначає обсяг та зміст інформації, котра повинна бути або буде видобута з інформаційного фонду [45,57].

Таким чином, обсяг і зміст діяльності визначає обсяг і зміст інформаційної потреби, яка, в свою чергу, визначає обсяг і зміст інформаційного ресурсу, потенціалу, документообігу, інформаційної системи і т.д. Отже, впровадження та повноцінне функціонування всіх вище перерахованих факторів ( суб'єктивних і об'єктивних ) здійснить максимальне забезпечення інформаційних потреб банку.

1.2 Особливості документно-інформаційного забезпечення банків

Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи ЇЇ збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності банківських установ.

Інформаційне забезпечення - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації ( в тому числі з використанням автоматизованих інформаційних систем ) використовуваних для задоволення Інформаційних потреб і з метою вирішення управлінських задач [45,14].

Інформаційне забезпечення являє собою інформаційну модель банку. Тому кожному банку для прийняття управлінських рішень необхідно завжди мати інформацію. З цією метою у банківських установах

створюються спеціальні відділи та підрозділи, які займаються забезпеченням необхідної інформації.

Значну частку інформаційного забезпечення становить документація.

Банківські документи —- це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової операції або іншої операції в банку [43,120].

Документи надходять до банків від підприємств і установ, інших банків, а також складаються безпосередньо в банку і містять необхідну інформацію про характер операції, що дає змогу перевірити її законність і здійснити банківський контроль.

Таким чином, документ є письмовим підтвердженням виконання операції та підставою для відображення її в