Сукупність документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, складає банківську документацію.

Банківські документи поділяються на різні види: виконавчі, розпорядчі, первинні, вторинні, внутрішні, зовнішні, касові, меморіальні, позабалансові, прості, зведені (див. Додаток 1).

Для відображення в обліку операцій, крім документів, банк також використовує електронні реєстри.

Документи чи електронні реєстри мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення в паперовій або в електронній формі та мають містити такі обов'язкові реквізити.*

назву документа (форми);*

дату і місце складання;*

назву підприємства (банку), що склало документ;*

зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру;*

посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;*

особовий підпис ( електронний цифровий підпис ) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні

операції.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — ліворуч, бухгалтерські статистичні — праворуч.

Процес збору, оброблення та зберігання документів є безперервним, навіть під час передавання їх з однієї підсистеми до іншої в межах системи автоматизації банку, а відповідна інформація - цілісною, достовірною і несуперечливою.

Регістри синтетичного та аналітичного обліку. Інформація, що міститься в документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях і в електронній формі. Запис у регістрах аналітичного обліку здійснюється лише на підставі відповідного санкціонованого паперового або електронного документа.

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації операції, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Банк складає на паперових та електронних носіях такі регістри:*

особові рахунки та виписки з них;*

аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;*

книги реєстрації відкритих рахунків;*

оборотно-сальдовий баланс;*

інші регістри відповідно до вимог нормативно-правових актів

Національного банку.

Документи, що надходять у банк, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній РОЗГЛЯД, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

Прийом і первинна обробка документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні

документів у неробочий час вони приймаються черговим співробітником. Конверти з документами, у тому числі і замовлені, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упакування документів. На отриманому документі проставляється реєстраційний

штамп.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на потребуючого обов'язкового розгляду керівництва і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресовані керівництву банку або без указівки конкретної посадової особи і структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі діловодства.

При розгляді документів керівник структурного підрозділу виділяє документи, що вимагають термінового виконання. Документи, прислані для узгодження, розглядаються в першу чергу. Термінові документи передаються виконавцеві негайно.

Реєстрація банківських документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления на ньому реєстраційного номера з наступним записом необхідних зведень про документ у регістраційно-контрольній формі (РКФ).

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання І використання в довідкових цілях (розпорядницькі, кадрові, бухгалтерські, фінансові, пенсійні й ін.).

Реєструються документи: які поступають з інших організацій і приватних осіб, створювані - внутрішні і що відправляються. Реєструються підписані й оформлені документи, незалежно від способу їхньої доставки, передачі або створення. При необхідності допускається реєструвати

проекти документів.

Реєстраційний номер документа складається з порядкового номера, шо може доповнюватися буквеним або цифровим номером структурного підрозділу, номером справи по номенклатурі справ, кодом документа, кореспондента, виконавця й ін. Порядкова нумерація виробляється в межах діловодного року, що відповідає календарному: з 1 січня по 31 грудня. Складові частини реєстраційного номера відокремлюються друг від друга косою рисою або дефісом. Реєстраційний номер для документів, шо надходять, проставляється в наступній послідовності: порядковий номер, номер справи по номенклатурі справ. Наприклад, реєстраційний номер листа, що надійшов: . N182/06 - 14

де 182- порядковий номер листа в межах реєстраційного масиву листів; 06-14 - індекс справи по номенклатурі справ.

Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більш організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу рису в порядку вказівки авторів документа.

Документи реєструються в банку однократно: що надходять - у день надходження, створювані (що відправляються) - у день підписання або затвердження. Дані реєстрації переносяться в РКФ. Реєстрація документів у банку здійснюється з використанням ПЭВМ, тобто картка введена в пам'ять комп'ютера і з цих карток формується автоматизована картотека.

Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних установлюється наступний основний склад реквізитів реєстрації:

найменування автора або кореспондента (організації, фізичної особи);

банку (як автора або кореспондента);

найменування виду документа;

дата і реєстраційний номер документа;

заголовок до тексту (короткий зміст документа);*

резолюція (виконавець, зміст доручення, термін виконання, автор,

дата);*

оцінка про виконання документа і напрямку його в справу.

Здійснюється реєстрація документів у банку за допомогою реєстраційних карток, що дозволяє вести пошук документів або інформації з них за допомогою автоматизованих картотек.

В банку ведуть єдину довідкову картотеку на всі реєстровані документи. Розділами першої частини картотеки на невиконані документи є назви кореспондентів або структурних підрозділів (виконавців). Розділи другої частини картотеки на виконані документи відповідають розділам номенклатури справ. Картки з розділів першої частини в