Зберігання документів. Архів. Документи за кожний робочий день звіряються з оборотно-сальдовим балансом. У разі виявлення розбіжностей здійснюється вивіряння документів та оборотів за кожним балансовим рахунком. Сформовані, зброшуровані та звірені з оборотно-сальдовим балансом документи та регістри аналітичного та синтетичного обліку передаються для зберігання у архів.

В архів банку передаються справи з виконаними документами постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і по особовому складі, їхня передача виробляється тільки по описах справ.

Строки зберігання електронних документів не є меншими, ніж строки, установлені для паперових документів аналогічного призначення. Електронні архіви зберігаються у двох примірниках на різних типах носіїв. Крім того, існує передбачена процедура перезапису електронних архівів відповідно до умов зберігання інформації на різних типах носіїв.

Кількість примірників документів завжди є достатньою для відображення операції в обліку за всіма особовими рахунками всіх сторін-учасників, що беруть участь у виконанні банківської операції. Усі

мірники заповнюються на друкарській машинці в один прийом або шіяхом множення оригіналів. Чеки, об'яви на внесок готівкою, квитанції, поихідні і видаткові касові ордери заповнюють власноручно.

Справи з виконаними документами постійного і довгострокового (понад Ю років) збереження передаються в архів банку після стікання дворічного терміну їхнього збереження і використання в структурному

підрозділі.

У період підготовки справ структурним підрозділом до здачі в архів, співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їхнього формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ банку. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники підрозділів зобов'язані усунути.

Прийом кожної справи виробляється завідувачем архівом банку в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису проти кожної справи, включеного в нього, робиться оцінка про наявність справи. Наприкінці кожного екземпляра опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підпису співробітника архіву й особи, що передало справи. Разом зі справами в архів передаються реєстраційні картотеки на документи або програмні засоби і бази даних, що містять інформацію про реєстрацію і виконання переданих документів. Заголовок кожної картотеки або бази даних включається в опис.

Справи, призначені для знищення, після твердження актів про виділення їх до знищення, зберігаються в спеціально відведеному для них місці і здаються працівниками служби діловодства або архіву у відповідні контори. Перед здачею документи повинні бути упаковані. Здача Документів оформляється приймально-здавальними накладними, у яких указується вага прийнятої паперової макулатури.

Пата здачі документів, їхня вага і номер накладної вказуються на акті, підшивається у відповідну справу після внесення змін в облікові документи архіву або служби діловодства.

1.2.1 Нормативно - правова база банківської установи

Найважливішим комплексом документного забезпечення банку є нормативно-правові документи. Вони регламентують правову діяльність банку. Нормативно-правовими документами банку є:

- Закон України „ Про банки і банківську діяльність" із змінами і доповненнями від 7.12.2000р. Закон визначає структуру банківської системи, економічні, правові та організаційні засади створення, діяльності, реорганізації та ліквідації банків.

- Положення "Про порядок здійснення уповноваженими банками операцій за документарними акредитивами в розрахунках за зовнішньоекономічними операціями", затвердженого Постановою Правління НБУ за № 514 від 03.12.2003р. Цей документ визначає порядок здійснення операцій за документарними акредитивами в розрахунках за зовнішньоекономічними операціями банками.

- Постанова НБУ "Про вдосконалення надання послуг у галузі розрахункового обслуговування комерційних банків та регіональних управлінь Національного банку України" №245 від 28.09.95 р. Документ per

- Цивільний кодекс України, затверджений ВР 16.01.2003р.;

- Закон України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом" від 28.02.2002р. із змінами та доповненнями. Закон регулює легалізацію доходів та визначає основні шляхи при запобігання та протидії легалізації доходів злочинним шляхом.

- Закон України "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті" від 23.09.1994р. Закон визначає порядок здійснення розрахунків в

. земній валюті, а також, економічні, правові та організаційні засади їх

проведення.

- Декрет Кабінету Міністрів України "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" від 19.02.1993 із змінами та доповненнями. Документ регламентує систему валютного регулювання та валютного контролю операцій банку.

- Постанова НБУ „Про затвердження Інструкції про відкриття рахунків у національній і іноземній валюті № від 18 грудня 1998р. №527. Документ визначає засади про відкриття рахунків у національній і іноземній валюті в банківських установах;

- Постанова НБУ „Про затвердження Положення про порядок створення і державної реєстрації банків, відкриття їх філій, представництв, відділень" від 31 серпня 2001р. Постанова визначає порядок створення і державної реєстрації банків, економічні, правові та організаційні засади створення, діяльності, реорганізації та ліквідації банків, їх філій, представництв та відділень.

- Наказ № 785 від 16.06.2004р. "Про затвердження Програми здійснення фінансового моніторингу, Програми ідентифікації клієнта, Програми навчання та Правил внутрішнього фінансового мониторингу в банку". Наказ визначає програми здійснення фінансового моніторингу, програми ідентифікації клієнта, програми навчання та правила внутрішнього фінансового моніторингу в банку.

В разі внесення змін або прийняття чинності нормативно-правовими актами та внутрішньобанківськими нормативними документами, що оезпосередньо впливають на проведення документарних операцій або валютного законодавства, робота за документарними акредитивами здійснюється з урахуванням вказаних змін діючого законодавства.

1.2.2. Пластикові картки як особливий вид банківських документів

На сьогоднішній день банками приділяється велика увага до еоацій з використанням пластикових карток., що значно розширює можливості банку щодо падання фінансове інформаційних послуг клієнтам, а також різко прискорює процес проходження платежів. Банківські картки