- видатковий касовий ордер - видача готівки з каси;

- касова книга - для обліку касиром операцій з готівкою;

- платіжна відомість - виплата грошових коштів з каси декільком особам;

- журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів – для реєстрації в бухгалтерії ПКО, ВКО, чи документів, що їх замінюють.

Розглянемо порядок оформлення господарських операцій, в результаті яких об’єм готівкових коштів в касі збільшується. Ці операції можуть бути такими:

1. Одержання виручки готівкою:

- за реалізацію продукції, виконання робіт, надання послуг;

2. Розрахунок готівкою в касі:

- повернення виданих авансів;

- поступлення від раніше висунутих претензій;

3. Займи готівки:

- кредити банків для робітників;

- короткотермінові і довготермінові займи;

Оформляються операції по внесенню в касу готівкових коштів наступним чином:

1. Особи, які вносять готівку, подають супровідні документи, а також довіреність (якщо це необхідно) для здійснення даної операції в бухгалтерію

організації.

2. Головний бухгалтер оформляє прибутковий касовий ордер і квитанцію до нього, підписує обидва документи, перевіряє правильність їх заповнення, ставить на квитанцію печатку підприємства, реєструє ордер в журналі реєстрації.

3. Головний бухгалтер передає прибутковий касовий ордер і супровідні документи касиру.

4. Касир перевіряє суму грошових коштів з супровідними документами, прибутковим ордером, квитанцією до нього. При відповідності всіх сум касир підписує прибутковий ордер, квитанцію до нього і видає квитанцію на руки особі, котра внесла готівку.

5. Касир оприбутковує готівку, реєструє операцію в касовій книзі, гасить прибутковий касовий ордер штампом або надписом ”отримано”.

6. Головний бухгалтер відмічає погашений прибутковий касовий ордер в

журналі реєстрації.

Розглянемо тепер другий тип касової операції - операцію по видачі грошових коштів із каси. До них відносяться наступні операції:

1.Видача заробітної плати;

2.Повернення виручки на розрахунковий рахунок;

3.Видача сум готівкою;

- підзвіт і т.д.

Оформляються операції по видачі готівкових коштів наступним чином:

1.Головний бухгалтер складає і перевіряє видатковий касовий ордер, який підписується керівником і головним бухгалтером і реєструє його в журналі реєстрації.

2.Касир приймає видатковий касовий ордер до виконання, видає готівку, беручи при цьому від сторонньої фізичної особи обов’язкового документа, який доказує його особистість.

3.Касир гасить видатковий касовий ордер, реєструє операцію в касовій книзі.

4.Головний бухгалтер відмічає видатковий касовий ордер в журналі реєстрації, як погашений.

Видачу грошей касир здійснює тільки особі, яка вказана в видатковому касовому ордері. Якщо видача грошей здійснюється по довіреності, оформленій в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені і по-батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім’я і по-батькові особи, кому довірено одержати гроші. Якщо видача грошей здійснюється по відомості, перед розпискою касир здійснює напис: “По довіреності”. Довіреність залишається в документах дня, як додаток до видаткового касового ордеру або відомості. Оплата праці, виплата допомог по соціальному страхуванню і стипендій здійснюється касиром по платіжних відомостях без складання видаткового касового ордеру на кожного одержувача. На титульному листі платіжної відомості дається дозвіл про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові виплати грошей на оплату праці (відпуск, лікарняний), а також видача депонованих сум і грошей підзвіт на витрати, пов’язані з службовими відрядженнями. Разові виплати грошей на оплату праці окремими особам здійснюються, як правило по видатковому касовому ордеру.

По закінченню термінів виплати заробітної плати, допомог по соціальному страхуванню і стипендій касир повинен:

а) В платіжній відомості напроти прізвища особи, котрій не здійснено виплату поставити штамп або відмітку від руки: ”Депоновано”;

б) Скласти реєстр депонованих сум;

в) Вкінці платіжної відомості зробити напис про фактично виплачені суми і ті, які підлягають депонуванню, звірити їх із підсумком платіжної відомості і скріпити своїм підписом;

г) Записати в касову книгу фактично виплачену суму і поставити на відомості штамп: ”Розхідний касовий ордер №_”;

Бухгалтерія здійснює перевірку відміток, зроблених касиром в платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих по них сум.

Депоновані суми здаються в банк, і на здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордера і квитанції до них, а також видаткові касові ордера та документи, які їх заміняють повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно або виписані на машині. Помарки або виправлення в цих документах не допускаються. В прибуткових або видаткових касових ордерах вказуються причини для їх складання і перераховуються підтвердні до них документи.

Видача прибуткових або видаткових касових ордерів на руки особам, які одержують або вносять гроші, забороняється. Прийом і видача грошей по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їх складання. При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів касир повинен перевірити:

а) Наявність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері дозвіл керівника підприємства;

б) Правильність оформлення документів;

У випадку недотримання одного із цих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для належного оформлення. Прибуткові і видаткові касові ордера після одержання або видачі по них грошей підписуються касиром, а прикріплені до них документи погашаються штампом або написом” Оплачено” з датою.

Всі поступлення і видачі готівкових коштів підприємства реєструються в касовій книзі. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, котра повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана печаткою. Кількість листів в касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера даного підприємства.

Записи в касовій книзі ведуться в 2-х примірниках через копіювальний папір чорнилом або шариковою ручкою. Другий примірник листів повинен бути відривним і служити звітом касира. Перший примірник листів залишається в касовій книзі. Перші і другі примірники листів нумеруються однаковими номерами. Виправлення в касовій книзі не допускаються. Записи в касову книгу здійснюються касиром зразу