На відміну від госпрозрахунків підприємств та організацій, де оцінка є не тільки способом вартісного вираження окремих об'єктів обліку, але й базою для розрахунків багатьох показників фінансового стану, в бюджетних установах не застосовуються різні способи оцінювання матеріалів (ФІФО, ЛІФО тощо), не проводить-ся щомісячне дооцінювання залишків товарно-матеріальних цінностей в умовах зміни цін на запаси і товари. Відповідно до на-казу ГУ ДКУ і Міністерства економіки України від 02.12.1997 № 127/138 «Порядок дооцінки матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів бюджетних установ» бюджетні установи проводили разове дооцінювання матеріалів і МШП, які бу-ли придбані до 02.09.1996 та обліковуються за цінами, що значно відрізняються від нині діючих. У ході дооцінювання ціни на окремі види матеріалів і МШП були доведені до їх реальної вартості.

Норми запасів матеріалів визначаються в мінімальних розмірах, які забезпечують постійну роботу установ. Так, норма-тиви запасів для наукових установ встановлюються в дифе-ренційованих відсотках від суми фактичних витрат матеріалів за минулий рік за такими чотирма групами матеріалів: матеріали для наукових цілей; господарські матеріали і канцелярське при-ладдя; паливо; пальне і мастильні матеріали, інші матеріали, включаючи тару і матеріали в дорозі. Зайві запаси матеріалів за-раховуються при фінансуванні бюджетних установ.

З метою збереження і правильного обліку матеріалів необхідно забезпечити належну організацію складського господарства. Зберігання матеріалів має здійснюватися у спеціально пристосо-ваних приміщеннях (складах). Порядок розміщення матеріалів має забезпечувати швидкість операцій їх прийняття та видачі. Відповідальність за прийняття, зберігання і відпускання ма-теріалів покладається на визначених матеріально відповідальних осіб, з якими укладаються договори про повну матеріальну від-повідальність.

Правильна організація обліку матеріалів забезпечується також наявністю точного ваговимірювального господарства, своєчасним проведенням інвентаризацій, встановленням чіткого документообороту, широким впровадженням засобів автоматизації обліко-вих робіт.

2. Документація та оперативний облік надхо-дження матеріалів

Надходження, переміщення і відпускання матеріалів оформ-ляються первинними документами, правила застосування яких регламентуються Положенням про документальне забезпечення запасів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України 24.05.1995 р. за №88, Інструкцією №61 та іншими нормативними актами.

Матеріали надходять до бюджетних установ безпосередньо від постачальників, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, через підзвітних осіб.

Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачаль-ника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять у відділ постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і переда-ються до бухгалтерії. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою доку-ментів - вона зобов'язана встановити: доцільність тієї або іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів.

Представник покупця (експедитор) на підставі отриманої довіреності здійснює доставку матеріалів. У разі виявлення невідповідності між вантажем у натурі і даними документів поста-чальника, пошкодження чи псування вантажу експедитор зо-бов'язаний вимагати від транспортної організації складання ко-мерційного акта і отримати його копію. Акт є підставою для пред'явлення претензій (позову) транспортній організації за вияв-лені розбіжності.

Експедитор здає отриманий вантаж безпосередньо на склад під розписку матеріально відповідальної особи в документах поста-чальника. На складі отримані матеріали піддаються обов'язковій кількісній перевірці (зважування, перелічування чи вимірюван-ня), а в разі потреби і якісній перевірці. В окремих випадках здійснюється лабораторний аналіз якості.

Якщо виявлено невідповідність кількості та якості вантажу, зазначених у супровідних документах, фактичним даним ма-теріалів, що надійшли від постачальника, то складається акт приймання за формою № 429. Акт у двох примірниках складає приймальна комісія за участю завідуючого складом (коморою), представника постачальника чи незацікавленої організації. Після приймання цінностей один примірник акта з даними документа-ми (товарно-транспортними накладними, рахунками) передаєть-ся до бухгалтерії установи для обліку надходження матеріалів, другий - у відділ постачання для направлення претензійного лис-та постачальнику.

Бюджетні установи можуть отримувати матеріали в порядку централізованого постачання. У такому разі вантажоотримувачем і замовником є різні установи. Приймання матеріалів, отримува-них в порядку централізованого постачання, здійснюється як зви-чайно. Документи постачальника (рахунки, накладні тощо) на ок-ремі цінності надходять до замовника, який висилає отримувачу повідомлення про зроблені записи на його аналітичних рахунках з даними копіями рахунків постачальника на відправлені за його адресою матеріали.

Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів тощо) оформляється актом, який затвер-джує керівник установи.

Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в по-рядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов'язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Прийман-ня цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписують члени комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто бе-руться на облік, на підставі супровідних документів (прибуткових ордерів, накладних, актів) тим числом, коли отримано цінності. У документах зазначаються такі дані: від кого надійшли ма-теріали, номенклатурний номер, найменування, сорт, кількість, вага, ціна, сума, дата надходження на склад і розписка матеріаль-но відповідальної особи, яка приймала цінності.

Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбут-ковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампа і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи в отриманні).

3. Документація та оперативний облік відпус-кання і витрачання матеріалів

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які