Матеріали витрачаються на потреби установи чи реалізуються як зайві та невикористовувані. Крім цього, може мати місце внутрішнє переміщення, тобто відпускання матеріалів одним підрозділом установи іншому.

Виходячи з особливостей і конкретних умов витрачання матеріа-лів, їх відпускання може оформлятися різними документами. Доку-ментування витрачання матеріалів організовується так, щоб забез-печити ефективний контроль за їх відпусканням і використанням.

Перелік посадових осіб, яким надано право вимагати та отри-мувати матеріали зі складу, встановлюється керівником устано-ви, зразки їх підписів повідомляються складам.

Видача матеріалів зі складу оформляється документами, за-твердженими керівником установи. Такими документами є:

накладна (вимога) ф. № 434 - застосовується для видачі ма-теріалів зі складу і при їх переміщенні всередині установи. Випи-сується в одному примірнику. Виписування разових вимог - до-сить трудомістка операція і потребує великої кількості первинних
документів;

відомість видачі матеріалів на потреби установи ф. № 410 є накопичувальним документом і призначена для видачі господарських
матеріалів, матеріалів для наукових, навчальних та інших цілей
протягом місяця забірна карта ф. № 431 застосовується як при щоденному відпусканні матеріалів і палива, так і через певні проміжки часу протягом місяця. Виписується у двох примірниках, один - для от-римання, другий - для складу на кожного отримувача на декіль-ка найменувань матеріалів. Ліміт визначається, виходячи з пла-нової потреби в матеріалах і норм витрачання.

Відпускання матеріалів відображається фіксуванням взятого і відпущеного матеріалу в забірній карті, яка підписується комірником і отримувачем. При щоденному відпусканні карта ви-писується на 15 днів, а при періодичному - на місяць. Відпускан-ня матеріалів понад встановлений ліміт здійснюється за наклад-ними (вимогами). Застосування забірної карти значно скорочує обсяг облікової документації і забезпечує попередній контроль за витрачанням матеріалів.

Порядок списання витрачених матеріалів на потреби уста-нови встановлюється керівником установи, причому особливо цінні та гостродефіцитні матеріали, відповідне до затвер-дженого керівником установи списку, враховують у підзвіті матеріально відповідальних осіб і списують на підставі затвер-дженого керівником установи акта про їх витрачання. Ремонт-но-будівельні матеріали списуються за актами про їх витрачання з урахуванням норм витрат на фактичний обсяг робіт. Залишки невикористаних матеріалів здаються на склад і на їх вартість зменшуються фактичні видатки поточного року за відповідними статтями.

Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі дорожніх листів за фактичними витратами, але не вище від норм, встановлених для окремих марок машин.

4. Облік матеріалів на складах та його зв'язок з обліком у бухгалтери

Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оператив-них і точних даних про залишки цінностей за кожним наймену-ванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів на складах ведеться ма-теріально відповідальними особами в книгах складського обліку (на картках) ф. № М-17 тільки за кількістю. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера та скріплена печаткою.

Записи до книги складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових доку-ментів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов'язані своєчасно повідомляти службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасів і про залишки матеріалів, що знахо-дяться без руху і не використовуються в установі.

Матеріально відповідальні особи відповідно до графіка пода-ють у бухгалтерію документи з надходження та витрачання ма-теріалів при реєстрі здачі документів, який складається у двох примірниках. У реєстрі зазначаються номенклатурні номери ма-теріалів, кількість і номери первинних документів, прізвища тих, хто здав і прийняв.

Кількісно-сортовий облік матеріалів - складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку. У бюджетних установах застосову-ються такі методи сортового обліку:

а) кількісно-сумовий (паралельний);

б) оперативно-бухгалтерський (сальдовий);

в) метод машинної картотеки.

За першим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. № М-17, в бухгалтерії - книга кількісно-су-мового обліку матеріалів ф. № 296, а в централізованих бухгал-теріях - ф. № 296-6. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестися картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетич-ного обліку.

У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-сумо-вого (паралельного) обліку матеріалів є громіздким, трудоміст-ким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних да-них для контролю за станом запасів.

В установах з невеликою номенклатурою матеріалів застосо-вується спрощений варіант першого методу. Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом із первинними документами, який ретельно перевіряється, так-сується, після чого стає реєстром аналітичного обліку.

Для обліку продуктів харчування застосовується інший варіант цього методу: у бухгалтерії аналітичний облік матеріалів ведеться за номенклатурними номерами в розрізі матеріально відповідальних осіб у сортових оборотних відомостях ф. № 44. За-писи в ці відомості здійснюють на підставі накопичувальних відо-мостей за надходженням і витрачанням матеріалів. Щомісяця в сортових оборотних відомостях обраховуються обороти і виво-дяться залишки на початок наступного місяця. У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується опе-ративно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів (рис. 1). Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів у книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток. При цьому здійснюється систематичний