2.2. Організація обліку касових операцій

Каса на підприємстві – приміщення, яке призначено для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів. Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства у відображаються в касовій книзі.

Керівник підприємств несе у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність за належне обладнання приміщення каси і забезпечення всіх необхідних умов для надійного зберігання грошей у приміщенні каси.

У касі підприємства зберігаються не тільки грошові кошти, але і цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності. До них відносяться трудові книжки і вкладні листи до них, бланки довіреностей тощо.

При прийнятті на роботу касира, керівник підприємства під розписку ознайомлює його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Доступ у приміщення каси особам, що не мають відношення до її роботи, заборонено.

Ліміт каси для підприємства встановлюється установою банку. Підприємство зберігає в своїй касі готівку на кінець дня в межах затвердженого ліміту каси.

Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладена на керівника підприємства.

Видача готівки під звіт проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

- за відрядженнями - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту - протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

Оприбуткування готівки в касу проводиться касиром на підставі прибуткового касового ордеру за формою КО – 1. В ньому зазначено від кого надійшли кошти, на які цілі або за що їх вносять, сума та дата операції.

Прибутковий касовий ордер заповнюється в бухгалтерії, а потім надходить в касу для оформлення внесення готівки. Платнику видається квитанція з підписами головного бухгалтера і касира, штампом підприємства, відбитком круглої печатки та штампом “сплачено”.

Видача готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером за формою № КО-2. Видатковий касовий ордер підписує керівник підприємства, головний бухгалтер і касир, в ньому вказується кому, на які цілі або за що видані кошти, сума та дата. При видачі готівки касир перевіряє правильність оформлення, наявність всіх підписів та документ, що посвідчує особу отримувача. Він, в свою чергу, ставить підпис в тому, що отримав зазначену суму. Видаткові касові ордери завіряються штампом підприємства. Видача готівки також підтверджується штампом «сплачено».

В бухгалтерії прибуткові касові ордери та видаткові касові ордери нумерують окремо, починаючи з початку року. Всі касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.

Видача готівки з каси підприємства відбувається також за платіжними відомостями. Не отримані в строк кошти депонуються та повертаються в банк, особи, які не отримали кошти, становляться депонентами, проти їх прізвищ ставиться штамп «депоновано» та робиться відповідний запис в обліковому регістрі.

Готівка в установі банку на господарські потреби підприємства отримується на підставі грошового чека. Грошові чеки зброшуровані в чекову книжку. В грошовому чеку вказується сума готівки, місце видачі чека, назва установи банку, реквізити підприємства, П.І.Б. особи, яка отримує кошти, на які цілі видається готівка та документ, що посвідчує особу отримувача. Чек завіряється підписами керівника і головного бухгалтера та скріплюється печаткою. На підприємстві кошти в банку отримує касир.

Рух коштів по касі на підприємстві обліковується в касовій книзі. Касова книга пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою та завірена підписами керівника і головного бухгалтера.

Записи в касову книгу здійснює касир щоденно з використанням копіювального паперу. Відривна частина є звітом касира, який разом з первинними документами здається в бухгалтерію для перевірки і здійснення відповідних записів у регістри бухгалтерського обліку.

Для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті у касах), грошових документів на підприємстві призначені рахунки класу 3 “Кошти, розрахунки та інші активи”.

Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства.

На рахунку 33 "Інші кошти" ведеться узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.

Рахунок 33 "Інші кошти" має такі субрахунки:

331 "Грошові документи в національній валюті"

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"

За дебетом рахунку 331 " Грошові документи в національній валюті " відображається надходження грошових документів у касу підприємства та в випадку здачі виручки в вечірню касу за дебетом рахунка 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" кошти, які будуть зараховані