Основними джерелами інформації про основні засоби служать первинні документи: акти прийому-передачі в експлуатацію основних засобів, накладні на внутрішнє переміщення й ін.

Перевірка правильності ведення аналітичного обліку може бути суцільною чи вибірковою.

Важливим моментом в організації аналітичного обліку є якісне і своєчасне проведення їхньої інвентаризації. Аудитор перевіряє, як була проведена остання інвентаризація, які були виявлені помилки і як вони виправлені. Якщо інвентаризація основних засобів не проводилася більш 2—3 років, то аудитор може вимагати її проведення. Це дозволить більш якісно провести наступну перевірку і зменшити аудиторський ризик.

Синтетичний облік руху основних засобів і їхнього зносу ведеться в журналах-ордерах № 13, 10 і 10/1, а при використанні ПЕОМ — у машинограмах дебетових і кредитових оборотів по рахунку 10. Необхідно по цих регістрах звірити дані з Головною книгою, балансом (ф. № 1).

Важливою задачею контролю по обліку основних засобів є перевірка правильності нарахування зносу. Важливо установити правильність віднесення основних засобів до відповідного групі амортизаційних відрахувань. Для цього керуються П(С)БО 7 "Основні засоби".

При виявленні помилок необхідно довести їх до зведення клієнта, запропонувати їх виправити і внести відповідні виправлення в регістри і звітні форми.

Для перевірки правильності віднесення зносу по рахунках чи витрат інших джерел варто установити, до якого виду відносяться основні засоби: виробничого чи невиробничого призначення. Знос по основних засобах виробничого призначення відносять на рахунок 23 “Виробництво” або рахунки 90, 91, 92, а по основних засобах невиробничого призначення — на рахунок 44.

Результати переоцінки основних фондів (різниця вартості й індексованого зносу) повинні були відбиватися на рахунку 42 "Додатковий капітал" (субрахунок "Дооцінка активів")

Суми, віднесені в кредит рахунка 42 "Додатковий капітал", як правило, не списуються. Дебетові записи по ньому можуть мати місце лише у випадках:

- погашення за рахунок засобів, врахованих на субрахунку "Приріст вартості по переоцінці", сум зниження вартості майна, що виявилися за результатами його переоцінки — у кореспонденції з рахунками обліку майна, по якому визначилося зниження вартості;

- направлення засобів, врахованих на субрахунку "Безоплатно отримані цінності", на погашення збитку, що утворився в результаті безоплатної передачі майна іншим підприємствам і обличчям — у кореспонденції з рахунком 742 "Дохід від реалізації необоротних активів";

- погашення за рахунок засобів, врахованих на рахунку 42 "Додатковий капітал", збитку, виявленого за результатами роботи підприємства за звітний рік, у кореспонденції з рахунком 44 "Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)";

- розподілу сум, врахованих на рахунку 42 "Додатковий капітан", між засновниками підприємства — у кореспонденції з рахунком 46 "Неоплачений капітал" і ін.

- перевірка обліку капітальних вкладень включає розгляд ведення аналітичного обліку по рахунку 15 ''Капітальні інвестиції".

Необхідно перевірити, чи ведуться субрахунку по рахунку 15 і чи відповідають вони плану рахунків, куди відносяться витрати по капітальному будівництву, як оформлялося введення в експлуатацію основних засобів і т.д.

- при перевірці операцій по реалізації і вибуттю основних засобів треба з'ясувати, чи проводилися ці операції по рахунку 742 "Дохід від реалізації необоротних активів".

- перевірка даних по орендній платі за майно здійснюється по поточній (короткострокової) і довгостроковій оренді (лізинг). Аудитор повинний добре знати схему можливих проводок для цих варіантів. Належні орендодавцю платежі за використання основних засобів відбиваються по дебету рахунка 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" і кредиту рахунка 31 "Розрахунковий рахунок" і іншим рахункам коштів. Нараховані відсотки за договором довгострокової оренди відбиваються в орендаря по дебету рахунка 443 "Прибуток, використаний у звітному періоді", тобто зазначені суми відшкодовуються орендодавцю за рахунок власних джерел орендаря.

4 Автоматизація обліку, контролю, аналізу й аудита основних засобів

У Вагонній дільниці станції Київ – Пасажирський, облік основних засобів ведеться без застосування автоматизованого обліку.

Автоматизоване рішення задач по обліку основних засобів базується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, формованої на підставі інвентарної картотеки.

При веденні інвентарної картотеки на автоматизованому робочому місті (надалі – АРМ) бухгалтера ручна обробка інформації відсутня.

Призначення АРМ бухгалтера по обліку основних засобів полягає у виконанні системних обліково-контрольних операцій:—

автоматизації документування первинної інформації;—

оперативного керування, контролю за наявністю і рухом основних засобів;—

видачі по запиті необхідної інформації на друк чи екран дисплея.

Технологічний процес обробки інформації на робочому місті бухгалтера (надалі – АРМБ) складається з наступних етапів:

1) підготовка первинної інформації;

2) створення інвентарної картотеки на момент упровадження;

3) створення нормативно-довідкової інформації на момент упровадження;

4) створення набору даних про рух основних засобів;

5) проведення розрахунків і занесення інформації в базу даних;

6) формування інформації для наступного використання;

7) проведення аналізу результатної інформації;

8) прийняття управлінських рішень за отриманими результатами;

9) передача даних у суміжні АРМБ.

Для обробки інформації з обліку основних засобів доцільно використовувати трьохрівневу систему АРМБ. Керування роботою кожним АРМБ і вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі через головний модуль. Інформаційний взаємозв'язок різних АРМБ залежить від способу організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМБ, потужності технічних засобів і інформаційних потоків.

Людино-машинна взаємодія при роботі на АРМ бухгалтера по обліку основних засобів організується по декількох етапах.

На першому етапі здійснюється введення дати (поточної і розрахунковий) і пароля бухгалтера.

На другому етапі на екран монітора виводиться головне меню, що відбиває список функцій, виконуваних на АРМБ.

На третьому етапі здійснюється конкретизація виду робіт обраної функції зі списку головного меню.

На четвертому етапі здійснюється заповнення первинної інформації, розрахунок, вибір вихідної чи інформації виконуються відповідні програмні модулі.

Дата необхідна для контролю набору фактичної інформації, контролю коректувань бази даних і контролю розрахунків