Пароль служить для припинення несанкціонованого доступу до інформаційної бази АРМ бухгалтера. Як пароль може використовуватися будь-яка комбінація алфавітно-цифрових символів, побудована в заздалегідь визначеному форматі. В інформаційній системі мається можливість введення окремих паролів на кожен пункт меню і для кожної категорії АРМ бухгалтера. Для цього в системі передбачається спеціальна функція "Настроювання паролів доступу".

Система санкціонованого доступу припускає визначення рівнів користувачів: наприклад, I рівень — головний бухгалтер чи його заступник, II рівень — відповідальний виконавець, III рівень — програміст.

На початку роботи АРМ бухгалтера перевіряється наявність вільної пам'яті і здійснюється контроль розрахунків на визначену дату.

Для формування вхідної інформації використовуються як операції роботи зі стандартними уніфікованими формами, так і автоматизоване документування шляхом формування первинного документа різної (раціональної) форми. При цьому формуються дані по всіх господарських операціях. Вони можуть як відображатися на екрані, так і видаватися на друкувальний пристрій. Інформаційне забезпечення створюється у виді локальної бази АРМ бухгалтера.

Важливе значення при введенні інформації має забезпечення високої вірогідності вихідних даних, тому в АРМ бухгалтера повинний бути реалізований процес автоматизації виявлення помилок даних, що вводяться, і видачі відповідних повідомлень.

Програмне забезпечення для введення й обробки даних первинного обліку включає набір формалізованих процедур, що забезпечують:—

уведення даних у відповідності зі структурою первинного документа;—

контроль реквізитів, що вводяться, на основі заведених методів;—

контроль документа;—

коректування даних первинного обліку;—

алгоритмічну обробку показників первинного обліку;—

організацію бази даних;—

висновок на чи екран печатку введених даних первинного обліку.

При формуванні первинного документа і нормативно-довідкової інформації в користувача мається можливість модифікувати наявні стандартні форми. При цьому йому пропонується типова форма, на підставі якої він формує необхідну йому форму первинного документа шляхом її чи доповнення коректування.

Формування необхідного первинного документа забезпечує генератор друкованих форм. Розрахунок і відображення вихідної інформації виробляється після введення нормативно-довідкової і первинної інформації.

Для аналітичного обліку основних засобів ведеться автоматизована інвентарна картотека, у якій відображаються всі дані, необхідні для керування й обліку. З її допомогою бухгалтер (аудитор) має можливість проаналізувати стан основних засобів, термін їхньої служби, види і терміни зроблених ремонтів, суми нарахованого зносу, терміни і суми переоцінки, правильність застосування відсотків амортизаційних відрахувань. Шляхом перегляду й аналізу карток аналітичних даних визначається необхідність і завантаження основних засобів, а при необхідності визначається і фондовіддача даного інвентарного об'єкта.

Серед режимів роботи з картотекою мається режим "Індексація основних засобів", що дозволяє здійснювати індексацію основних засобів і нараховувати знос. Для переоцінки бухгалтер уводить коефіцієнти індексації по кожнім інвентарному номері, після чого здійснюється прорахунок і формується

При внутрішній аудиторській перевірці приділяється особливе місце перевірці правильності і повноти проведеної індексації основних засобів. З цією метою аудитор переглядає всю картотеку і перевіряє правильність застосування встановлених коефіцієнтів індексації, формування нової вартості основних засобів і нарахованого зносу. На екрані монітора Відомість індексації основних засобів видається в три вікна. У першому вікні приводяться умови формування відомості, у другому вікні — список інвентарних номерів, по яких була зроблена індексація, і в третім вікні — довідкові дані по зробленій індексації і сформовані бухгалтерські проводки. Зведення видаються по наступним параметрах: дата введення основних засобів, інвентарний номер, інвентарна картка, вид основних засобів, група основних засобів, дата індексації, вартість основних засобів, балансовий рахунок, сума зносу основних засобів.

На підставі первинних даних і нормативно-довідкової інформації здійснюється відображення інформації про наявність і рух основних засобів по підрозділах, матеріально відповідальним обличчям, по групах, видам, підприємству в цілому. З цією метою формуються Відомість обліку наявності основних засобів, Відомість цілком зношених основних засобів, Відомість-опис інвентарних об'єктів. Крім того, їсти можливість переглянути інвентарну картку по кожнім інвентарному номері. Перераховані відомості з метою контролю й аудита можна одержати в запитальному режимі по наступним угрупованнях: підприємствам, структурним підрозділам, матеріально-відповідальним обличчям, групам і видам основних засобів, рахункам бухгалтерського обліку.

Відомість обліку наявності основних засобів містить інформацію про стан основних засобів по заданих періодах часу, що важливо при контролі й аудиті наявності основних засобів на визначену дату. Контроль за наявністю основних засобів здійснюється на місцях експлуатації й у цілому по підприємству.

Відомість цілком зношених основних засобів дозволяє одержати інформацію про інвентарні об'єкти, вартість яких цілком віднесена на витрати виробництва. При перевірці аудитор аналізує приведені дані на правильність нарахування зносу з дати введення основних засобів.

Відомість-опис інвентарних об'єктів відображає інформацію за необхідний період часу і використовується для контролю по інвентарних об'єктах наявності і стану основних засобів, а також для проведення інвентаризації. Для аналізу наявності основних засобів по видах і групам використовують опису по групах і видам основних засобів.

У числі відомостей по приходу основних засобів можна одержати відомості-реєстри документів по окремих видах руху: надходженню, введенню в експлуатацію, внутрішньому переміщенню, зміні первісної вартості. Також мається можливість сформувати інформацію в різних розрізах, необхідним для контролю і прийняття управлінських рішень: по підприємствах, структурним підрозділам, матеріально-відповідальним обличчям, рахункам, групам і видам основних засобів, інвентарним об'єктам.

Для оперативного обліку дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах ведуться Відомість наявності дорогоцінних металів і каменів в основних засобах і Відомості руху дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах.

При проведенні аудита аудитор перевіряє наявність і списання дорогоцінних металів і каменів, що знаходяться в основних засобах, а також їхнє своєчасне оприбуткування при ліквідації основних засобів.

Для нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань по кодах виробничих витрат формують Відомість нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань. На