Інформованість керівника

Як відомо, якість управління підприємством багато в чому визначається ефективністю рішень, прийнятих керівниками різних рівнів — вищої, середньої і нижньої ланок. Для прийняття таких рішень менеджерам необхідно володіти достовірною, оперативною і регулярною інформацією про стан справ. Вірогідність означає, що перекручування інформації неприпустимі або, принаймні, не повинні бути істотними. Оперативність потрібна тому, що застаріла інформація не представляє великої цінності. Регулярність означає, що керівник повинний мати інформацію щодня, а не «раз у тиждень», «раз на місяць» або «раз у квартал».

Особливо гостро проблеми вірогідності, оперативності і регулярності управлінської інформації постають перед великими підприємствами, виробничими об'єднаннями і холдингами. Такі підприємства мають досить велику кількість дочірніх структур, територіально вилучених від головної компанії і працюючих відносно автономно. Збір і обробка даних по всіх таких структурах найчастіше перетворюється в тривалу і малоефективну процедуру.

У цих умовах інформаційні системи — це єдина можливість збирати, обробляти дані і представляти їх у вигляді, зручному для прийняття управлінських рішень. Крім того, сучасні управлінські інформаційні системи дозволяють виконувати такі складні розрахунки, які просто неможливі при традиційних підходах (типовий приклад — коректування виробничого графіка з частотою кілька разів на день, що просто неможливо при використанні застарілих систем і тим більше при ручній обробці даних).

4. Галузеві особливості застосування інформаційних систем

Основна діяльність будь-якого економічного об'єкта є визна-чальною як при створенні структури об'єкта управління, фор-муванні управлінського апарату, так і при розробці АІС цього об'єкта. Від зазначеної діяльності залежать зрештою перелік розв'язуваних задач, методи й способи їх розв'язування, обсяги та потоки інформації, методи збору, зберігання, обробки та пере-давання даних. Тому аналіз основ та особливостей діяльності підприємства і з'ясування специфіки його роботи — неодмінні умови створення відповідних АІС.

Перш ніж вибирати програмне забезпечення, необхідно ретельно вивчити всі особливості бізнесу. Це особливо важливо, якщо ви збираєтеся придбати таку різноманітну по своїх можливостях систему, як планування ресурсів підприємства (ERP). Подібне вивчення вимагає часу, сил і рішучості, і в результаті ви одержите систему, що вас влаштовує і яка вам по засобах.

Виникає питання: яким образом програмне забезпечення може допомогти підприємствам краще використовувати саме ті конкурентні можливості й основні процеси, що особливо важливі для їхнього бізнесу?

Незважаючи на удавану очевидність, ідея про те, що система управління повинна відбивати реальну діяльність підприємства, часто відкидається убік, особливо в компаніях середнього розміру, що не звикли вимагати адаптації програмного продукту до своїх конкретних потреб.

Перший крок – рішення питання про місце підприємства і його діяльності в галузі в цілому. Хоча відповіді на подібні питання можуть здаватися простими, вони, проте, дуже важливі при складанні списку критеріїв для добору постачальників. Щоб успішно пройти через процес самооцінки необхідне проведення аналізу кожного аспекту виробничої діяльності: фінансів, бухгалтерського обліку, проектних робіт, виробництва, закупівель і логістики. Усі ці складові є також шістьма основними фазами фронт-офісних і бекофісних процесів ERP.

Усередині кожної з таких категорій є кілька ключових компонентів, що діють узгоджено один з іншим. І вам ні в якому разі не можна випустити з уваги жоден з них. Допустимо, що для підприємства головне – це виробництво і з виробничою фазою вам необхідно тісно поєднати процес закупівель. Необхідно позначити даний процес як особливо важливий з погляду його обліку в ERP-системі. Не варто розраховувати, що усе буде прекрасно працювати в новій системі тільки тому, що прекрасно працювало в старій, котру ви використовували протягом 30 років. Може случитися так, що без конкретної частини, пов'язаної з закупівлями, вся інша система виявиться для вас марною. Важливо враховувати не тільки ваші основні конкурентні можливості і сильні сторони. Також важливо зуміти проаналізувати всі інші області діяльності підприємства, навіть ті, де його позиції не настільки сильні.

Після того як ретельно вивчені усі виробничі і допоміжні процеси, варто розглянути питання про те, який тип системи підприємство може собі дозволити. Необхідно враховувати, що витрати на впровадження, як правило, у чотири або п'ять разів перевищують вартість придбаного пакета. Звичайно, ця цифра відноситься до впровадження на великому підприємстві, однак значні додаткові витрати можуть виникнути й у підприємства середнього розміру. При правильному плануванні витрати на впровадження перевищують вартість придбаної системи в середньому в два або три рази. Однак варто підготуватися до чотириразового або п'ятикратного перевищення, у залежності від ступеня необхідного вам додаткового настроювання.

Можна умовно виділити наступні класи систем:

Локальні системи (системи для малого бізнесу). Такі системи призначені для ведення обліку по одному або декількох напрямках (бухгалтерія, збут, склади, облік кадрів і т.д.). Системами цієї групи може скористатися практично будь-яке підприємство, якому необхідне керування фінансовими потоками й автоматизація облікових функцій.

За багатьма критеріями вони універсальні, хоча найчастіше розробниками пропонуються рішення галузевих проблем, наприклад, особливі способи нарахування податків або керування персоналом з урахуванням специфіки регіонів. Універсальність приводить до того, що цикл впровадження таких систем невеликий, іноді можна скористатися "коробковим" варіантом, купити програму і самому установити її на персональному комп'ютері.

Фінансово-управлінські системи. Такі системи дуже гнучко і легко набудовуються на потреби конкретного підприємства, добре інтегрують діяльність підприємства і призначені, у першу чергу, для обліку і керування ресурсами невиробничих компаній. Ці системи, як правило, універсальні, однак може з'являтися необхідність відображення специфіки діяльності конкретної компанії, оскільки їхні функціональні можливості ширше, ніж в локальних. Багато які з цих систем мають базові можливості управління виробництвом. Деякі вітчизняні постачальники намагаються знайти рішення