Основне призначення товарних запасів в оптовому підприємстві – обслуговування потреби в товарах своїх покупців, а в роздрібних торгових підприємствах – забезпечення стійкої пропозиції товарів з урахуванням купівельного попиту. Причому пропозиція товарів повинна бути виражена у вигляді сформованого асортименту для даного типу торгового підприємства.

Отже, асортимент товарів як в оптовому підприємстві, так і в магазині певного типу є початковим, відправним моментом для створення товарних запасів.

Відповідно до асортиментних переліків оптової бази, магазину повинні утворюватися і товарні запаси, ідентичні за своєю структурою. Їх необхідно поновлювати шляхом регульованого завезення товарів.

Товарні запаси оптом і в роздріб повинні служити реальною пропозицією товарів, що забезпечує їх безперебійний продаж як оптовим покупцям, так і населенню.

У ході реалізації товарні запаси витрачаються і повинні завозитися нові, пропорційні за своєю структурою і кількістю необхідному асортименту. В іншому випадку порушується стійкість сформованого асортименту і створюються несприятливі умови, наслідком яких можуть стати недоотримання прибутку підприємством, погіршення обслуговування оптових покупців і населення.

3.2. Управління товарними запасами в магазинах

Управління товарними запасами завжди має на меті їх оптимізацію, тобто забезпечення торгової організації товарами в такому асортименті і в таких кількостях, які максимально відповідають попиту, що передбачується. Отже, і цій найважливішій управлінській функції передує вивчення і прогнозування можливостей ринку.

Управляти товарними запасами – значить планувати певний об'єм і структуру запасів відповідно до поставлених перед торговою організацією цілей і контролювати, щоб товарні запаси постійно відповідали встановленим критеріям. Управління повинне бути систематичним. Іншими словами, повинен бути передбачений деякий організаційний механізм, який сам по собі забезпечував би підтримку потрібних товарних запасів. Втручання керівника повинно вимагатися лише тоді, коли цей механізм чомусь не спрацьовує, а також у виняткових випадках, які не могли бути завчасно передбачені системою і програмою.

У практиці торгівлі величину товарних запасів, які необхідно мати, визначають декількома способами.

1. Як відношення товарного запасу на певну дату до об'єму реалізації на ту ж дату за деякий попередній період.

В основному це відношення розраховують на початок місяця, але деякі організації вважають за краще визначати його на кінець місяця.

2. Як число тижнів торгівлі, на яке вистачить даного запасу. Початковими даними служить відома (або намічена) товарооборотність. Наприклад, на майбутнє півріччя (27 торгових тижнів) планується трикратна оборотність запасів. Шляхом простого арифметичного розподілу (27 на 3) визначають, що постійно необхідно мати запас, якого вистачить на 9 тижнів торгівлі. Тепер прогнозується об'єм реалізації на майбутні 9 тижнів, і звідси отримують потрібні товарні запаси на початок періоду.

3. З урахуванням пропорційності коливань рівня запасів коливанням об'єму реалізації. Це так званий метод пропорційного відхилення (Percentage Deviation Method). Розрахунок проводиться за наступною формулою [17, 186]:

Запас на початок місяця = середній запас Ч 0,5 (1 + | реалізація за місяць | )

середньоміс. об'єм реалізації

Цей підхід засновується на принципі, згідно з яким відхилення фактичного запасу від середнього завжди повинні бути вдвічі меншими (становити 50%), ніж відхилення об'єму реалізації від середньомісячного. Наприклад, якщо об'єм реалізації в лютому на 50% більше, ніж середньомісячний за рік або за який-небудь інший період, що служить базою для планування, то товарні запаси, що є на 1 лютого, повинні бути на 25% більшими, ніж середні запаси на початок місяця.

4. За базовим (мінімальним) товарним запасом (Basic Stock Method). Цей спосіб застосовуємо для підприємств, де оборотність товарних запасів становить 6 разів на рік або менше. Товарні запаси, які необхідно мати на початок місяця, визначають шляхом складання базового товарного запасу і об'єму реалізації, що намічається на місяць [17, 186]:

Запас на початок місяця = об'єм реалізації, що намічається на цей місяць +
+ (середня величина товарних запасів – середньомісячний об'єм реалізації)

Жоден з цих методів не є бездоганним, всі вони розроблені "навпомацки", на основі тривалого досвіду і тому є чисто емпіричними. Не можна видати і апріорну рекомендацію: який з них застосовувати, який дасть найкращі результати. Це залежить від безлічі конкретних чинників. Торговій організації потрібно оцінити (можливо, і випробувати) різні методи і обрати той, який більше всього підходить саме для неї. Найкращим, природно, потрібно вважати такий метод, при якому споживачі будуть задоволені роботою підприємства; не виявиться випадків відсутності товарів, що запитуються покупцями; рівень товарних запасів оптимальний; товарооборотність прийнятна.

Облік товарних запасів повинен бути налагоджений і в фізичному вираженні – в штуках, одиницях, масі, упаковках. Необхідно також уміти управляти цими "фізичними" запасами. Оскільки споживач купує упаковки, штуки, масу і об'єми, запас повинен бути так збалансований, щоб споживач міг придбати потрібні йому товари в зручному вигляді (розфасуванні, упаковці і т.д.). Урахування фізичного руху товарів, збирання інформації про продаж конкретних найменувань товарів є значно складнішим, ніж отримання даних у вартісних показниках. Між тим керівникам торгівлі просто необхідно знати, які фасони, розміри, забарвлення користуються попитом, а які ні. У невеликих магазинах збір подібних даних не складає проблеми, але на великих роздрібних підприємствах і оптових базах з їх надзвичайно широким асортиментом і величезною товарною масою необхідно передбачати спеціальні – іноді вельми складні – системи збору такої інформації.

У будь-якому випадку неодмінна передумова управління товарними запасами – облік реалізації за можливо більш дробовими товарними групами. Основним технічним засобом рішення цієї задачі є застосування, наприклад, у вузлах розрахунку магазинів таких контрольно-касових машин, які можуть акумулювати і видавати розчленовані підсумки (в багатьох великих магазинах касові