апарати сполучені з ЕОМ, утворюючи внутрішньомагазинні АСУ, в число функцій якої входить і управління товарними запасами).
Сучасні контрольно-касові машини здатні видавати дуже деталізовану інформацію. Скажемо, реалізацію чоловічих сорочок можна реєструвати (а потім узагальнювати і аналізувати) роздільно за такими категоріями, як вид тканини (3 ознаки), ціна (4 ознаки діапазону цін), фасон (3 ознаки), колір і т.д. Кожна ознака вводиться натисненням відповідної клавіші касового апарату. Магазини, де асортимент дуже широкий, часто таким способом реєструють реалізацію товарів, що особливо швидко обертаються.
Деталізований облік продажу товарів іншого асортименту здійснюється за допомогою відривних перфорованих та інших спеціалізованих товарних ярликів. Аналогічні системи управління передбачаються і для оптових баз.
Щоб управляти товарними запасами, необхідно в будь-який момент часу точно знати величину поточних товарних запасів у вартісному вираженні. На підприємствах, що торгують легковими автомобілями, меблями, побутовими електроприладами тривалого користування та іншими дорогими товарами, досить точні дані про поточні товарні запаси керівники можуть отримати з книг і документів бухгалтерського обліку.
Але універсальні магазини, роздрібні та оптові підприємства з переважно продовольчим асортиментом і галантерейні магазини не в стані вести такий оперативний і докладний облік – їх надзвичайно широкий і різноманітний асортимент зробив би бухгалтерські операції невиправдано трудомісткими і дорогими. Тому вони вимушені час від часу проводити інвентаризацію товарних запасів, тобто фактично перераховувати, переважувати, переміряти запаси наявних товарів. Ця процедура дуже дорога і вимагає багато часу; в результаті інвентаризацію проводять порівняно рідко, а поточні товарні запаси визначають виходячи з даних останньої інвентаризації і даних бухгалтерського обліку За подальший період.
За результатами інвентаризації неважко визначити орієнтовний об'єм реалізації за період між двома інвентаризаціями [17, 188]:
Товарні запаси за даними попередньої інвентаризації | + | Товари, закуплені в період між інвентариза-ціями– | Товарні запаси за даними останньої інвентаризації | = | Об'єм реалізації | + | Поправки (уцінення товарів, втрати і розкрадання)
Виходячи з наявності цих "поправок" результати таких розрахунків будуть тільки орієнтовними.
Тут потрібно підкреслити, що вартісний облік надзвичайно важливий, і він ні в якій мірі не може бути замінений обліком в фізичному вираженні – надзвичайно ефективним інструментом. Обидва види обліку дають можливість:
виявити, які саме найменування товару, товарні групи і цілі категорії товару користуються найбільшим попитом. Це дозволяє ухвалювати обґрунтовані рішення про замовлення додаткових партій товару або, навпаки, про виключення товару з асортименту;
оптимізувати вкладення капіталу в товарні запаси. Наслідком дуже великих запасів є зменшення товарооборотності, оборотності капіталу і зменшення прибутку. Крім того, це підвищує і витрати обігу, оскільки зберігання товарів вимагає певних витрат;
підвищити обґрунтованість рішень, що приймаються відносно закупівлі, товарів. Знаючи, які товари підприємство має в своєму розпорядженні в даний час, і володіючи інформацією про темпи реалізації різних найменувань і різновидів товарів, про попит на них, комерсанти мають базу, на якій можуть засновувати свої рішення відносно оптимізації асортименту.
В принципі контроль за фізичним рухом товару побудований на тих же основах, що і за рухом товару у вартісному вираженні. Він передбачає наявність списку або переліку всіх товарів, що входять в асортимент. З позиціями цього списку і зіставляються дані про реалізацію тих або інших товарів. У списку (а це, по суті, не що інше, як документаційна модель асортименту) приводяться необхідні об'єми запасів за кожною позицією і товарною групою, граничний рівень (при зменшенні запасу до цього рівня необхідно замовляти товар для поповнення запасу), терміни постачання, темпи реалізації та інші відомості.
ЕОМ надає неоціниму допомогу в управлінні товарними запасами як в окремих підприємствах, так і в масштабі всієї торгової фірми. Наприклад, в магазинах спеціалізовані контрольно-касові машини видають магнітні стрічки, а також інші носії інформації, на яких записана інформація про номер товарного відділу, суму, вид і різновид товару і т.д. По закінченні торгового дня через ряд проміжних пристроїв інформація з цих магнітних стрічок вводиться в ЕОМ; в машину вводиться також інформація з інших носіїв, з яких вона прочитується скануючими пристроями або читаючими автоматами. До ранку наступного дня керівники торгівлі отримують короткі довідки про підсумки продажу за попередній день, а потім і докладні звіти по товарних відділах, секціях і закупниках. Періодично (звичайно щотижня) ЕОМ видає аналітичний звіт, в якому об'єм реалізації зіставлений з наявними товарними запасами. Подібні аналітичні звіти машина може видавати і по разовим запитам. Вводячи в ЕОМ кодові номери окремих найменувань товарів, можна отримати докладні дані про рух їх запасів і динаміку реалізації. У колишні часи у відсутність ЕОМ аналізувати реалізацію товарів було дуже важко. Нині ж ЕОМ контролює їх рух і навіть видає попередження про необхідність зняти товар з продажу або, навпаки, замовити додаткову партію. Деякі торгові фірми експериментують навіть в такому напрямі: присвоюють кодові номери окремим споживачам, оптовим покупцям, і після певного часу ЕОМ видає аналіз купівельних звичок і структури споживання. У деяких АСУ ЕОМ друкує замовлення на постачання товарів. Машинним способом успішно складаються прогнози реалізації на майбутній період.
У наш час, наприклад, вже з'явилися продовольчі магазини з розвиненими внутрішньомагазинними АСУ. Ядром такого магазину є електронний касовий термінал у вузлі розрахунку. У контрольно-касовий прилавок вбудований лазерний скануючий пристрій. Касир-контролер одним ковзним рухом проводить упаковку, одиницю товару над вікном, скло якого лежить в площині прилавка. На упаковці, на етикетці, на ярлику є графічний символ універсального товарного коду (УТК), що являє собою поєднання чорних і білих штрихів