Рис1.2. Основні статті витрат на участь у міжнародній виставці/ярмарку.

Якщо фірма бере участь у виставці вперше, то зазвичай важко передбачити всі майбутні витрати, але ретельний підрахунок фактичних витрат стане основою складання бюджету в майбутньому. Підрахунок усіх витрат по закінченні виставки (приблизно через півроку) дає можливість остаточно оцінити результативність участі в ній стосовно здійснених витрат.

Підготовка до участі у виставці/ярмарку починається за 10— 12 місяців до її відкриття та включає стандартний набір підготовчих заходів (табл. 1.2).

Таблиця 1.2 Етапи підготовки до участі у міжнародній виставці-ярмарку.

Участь у виставці та її координація. Роботу стенду і стендистів на виставці координує керівник стенду, який призначається ще на етапі підготовки до участі у виставці–ярмарку. Його функціями є:–

перевірка готовності стенду перед початком заходу;–

розробка та дотримання робочого плану та розкладу для працівників;–

доручення конкретних завдань окремим співробітникам;–

зустрічі з важливими відвідувачами;–

допомога у проведенні переговорів з клієнтами;–

здійснення інформаційного зв'язку з фірмою.

Діяльність співробітників стенду має бути спрямована на досягнення мети участі у виставці–ярмарку. Це може бути: максимізація кількості замовлень, оцінка кон'юнктури та перспектив продажів, ознайомлення з техніко–технологічними тенденціями, налагодження нових ділових контактів тощо. Однією з основних Функцій персоналу стенду має бути облік відвідувачів, який дасть змогу на наступному етапі визначити результативність участі у виставці/ярмарку, ступінь досягнення поставленої мети, коло та Характеристики споживачів, нові контакти. Для цього використовуються спеціально розроблені форми запису розмов з відвідувачами стендів, які, крім ідентифікаційних даних клієнта, містять комерційну інформацію (наміри щодо співробітництва, зауваження та вимоги, пропозиції тощо) (табл. 1.3).

Таб.1.3 Картка роботи з клієнтом на виставці.

На основі карток роботи з клієнтом щоденно заповнюється контрольна відомість, в якій зазначають оціночне (приблизне) число відвідувачів, що побували на стенді, кількість проведених бесід і встановлених нових контактів. Після завершення виставки підводяться підсумки та аналізуються динаміка кількості відвідувачів, кількість встановлених контактів, отриманих замовлень, регіональне представництво клієнтів тощо. Для порівняння даної виставки з іншими, в яких фірма брала участь, розраховується інтенсивність контактів.

Змістом заключного післявиставкового етапу є обробка даних і подальша робота з відвідувачами. Перше включає: направлення письмових подяк важливим клієнтам, оперативну розсилку додаткової інформації (документів), проведення переговорів на своїй фірмі, роботу з відвідувачами по телефону, обробку запитів, підготовку звіту та аналітичних матеріалів щодо ефективності заходу. Подальша робота з клієнтами полягає у встановленні ділових контактів та розширенні співробітництва.

1.2. Організація діяльності міжнародних товарних аукціонів.

За своєю сутністю аукціон є публічним торгом, що споріднює його з товарною біржею. Але від біржі його відрізняють такі особливості: на аукціоні торгівля ведеться тільки наявним товаром; аукціонні товари відрізняються тим, "що часто не підлягають стандартизації, в т. ч. за параметрами якості; правила всіх аукціонів передбачають попереднє ознайомлення покупців або їх представників з виставленими на торг партіями приблизно однакових за якістю товарів (лотів).

Міжнародні товарні аукціони є спеціально організованими, періодично діючими у певних місцях ринками, на яких шляхом публічних торгів у заздалегідь обумовлений час і в спеціально призначеному місці проводиться продаж попередньо оглянутих покупцем товарів, які переходять в його власність за умов пропозиції найвищої ціни.

Таким чином, поняття аукціон у міжнародній торгівлі має три значення:–

як спеціально організований товарний ринок, на якому здійснюється процес продажу–купівлі товару, що складається з певних етапів — підготовки, огляду товару, аукціону (торгу), оформлення контракту;–

як безпосередній торг за товар, який відбувається між аукціоністом (особою, що проводить торг і представляє інтереси організаторів і продавців) та покупцями;–

як комерційна структура, що організовує, готовить і провадить продаж товарів за допомогою торгу.

Аукціони як комерційні організації можна класифікувати за такими критеріями: джерела отримання прибутку, функціональна спрямованість, форма організації торгівлі (рис. 1.3).

Рис. 1.3

Аукціони, джерелами отримання прибутку яких є різниця в цінах, скуповують за свій рахунок у виробників товари, диктуючи, як правило, закупівельні ціни, і перепродають їх оптовим посередникам або безпосередньо споживачам. Інший тип аукціонів здійснює перепродаж товарів незалежних від них виробників на комісійних засадах. Наприклад, всесвітньо відомий американський аукціон «СОТБІС» працює на комісійних, розмір яких залежить від суми угоди та типу товару. Так, для коштовностей склалась приблизно така залежність: якщо сума угоди коливається в межах від 120 тис. до 1,2 млн.. швейцарських франків, то аукціон отримує 6 % плюс компенсація витрат, а якщо річ продана більше ніж за 20 млн.., то 2 % суми угоди та компенсація половини витрат. При реалізації творів живопису та раритетних меблів комісійні збільшуються до 12 %. При цьому доставка товару на аукціон та мито сплачуються володарем. Поширеною в міжнародній практиці є змішана модель діяльності, коли аукціонна фірма виконує одночасно як операції з перепродажу, так і комісійні.

За функціональною спрямованістю переважаюча більшість аукціонів є суто торговими фірмами, які мають відповідні приміщення, обладнання, кваліфікований персонал. У той же час деякі великі аукціони мають власне виробництво, на якому завершується процес підготовки товару до продажу (наприклад, вичинка сирих шкурок, що скуповуються у заготівельників, або сортування та пакування овочів, фруктів, квітів). Такі аукціони можна класифікувати як торговельно–виробничі.

Залежно від форми організації торгівлі аукціони поділяються на відкриті, з безпосередньою участю самих покупців, та закриті, в яких самі продавці і покупці не беруть участі, а їх доручення в межах визначених повноважень виконують брокери.

Організація аукціонної торгівлі має певні особливості залежно від товару і практики, яка склалася в торгівлі конкретними аукціонними товарами. Залежно від характеру діяльності всі фірми, що здійснюють аукціонну торгівлю, умовно можна поділити на три