У статті 111 Статуту наведено перелік обставин, наявність яких звільняє залізницю від відповідальності за втрату, недостачу, псування або пошкодження вантажу. Відповідно до статті 362 Цивільного кодексу залізниця може бути звільнена від відповідальності, якщо вона доведе і інші обставини, що свідчать про відсутність її вини.

Статтею 34 ГПК передбачено, що обставини справи, які відповідно до законодавства повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватись іншими засобами доказування.

Стосовно спорів, пов'язаних з перевезенням вантажів залізницею, перелік таких доказів встановлено статтями 130 і 133 Статуту.

Обставини, що можуть бути підставою для матеріальної відповідальності залізниці, вантажовідправника та вантажоодержувача при перевезенні вантажів залізницею, засвідчуються комерційними актами або актами загальної форми, які складають станції залізниць (стаття 129 Статуту ).

Стаття 129 Статуту та пункт 2 Правил складання актів містять перелік обставин, за наявності яких залізниця повинна скласти комерційний акт, якщо вона сама виявила зазначені обставини або якщо про існування хоча б однієї з них заявив одержувач чи відправник вантажу. Форму такого акта визначено у додатку 1 до Правил складання актів. Комерційні акти у міжнародних перевезеннях складаються відповідно до угод про міжнародне сполучення.

Обов'язок скласти комерційний акт виникає у залізниці лише у випадках, коли вона згідно зі статтею 52 Статуту зобов'язана перевірити масу, кількість місць і стан вантажу.

Господарським судам слід мати на увазі таке. Стаття 24 Статуту надає залізницям право перевіряти правильність відомостей, зазначених відправником у залізничній накладній, а також періодично перевіряти кількість та масу вантажу, що зазначаються у накладній, у тому числі і після прибуття вантажу на станцію призначення. Пункт 26 Тарифного керівництва також надає залізниці право на договірних засадах зважувати та перевіряти масу вантажів при прийманні, видачі і перевантаженні у випадках, не передбачених Правилами перевезення, і згідно зі статтею 129 Статуту складати комерційний акт. Тому складання залізницею комерційного акту у випадках, коли залізниця не зобов'язана була видавати вантаж з перевіркою, не може бути підставою для визнання відповідного комерційного акта таким, що не має доказового значення.

Порядок складання комерційних актів передбачено Правилами складання актів та розділами 2-4 Інструкції з актово-претензійної роботи.

Якщо у комерційному акті відсутній докладний опис обставин, за яких сталося незбереження вантажу, зокрема, про стан запірно-пломбувальних пристроїв та пломб, технічного стану вагону (контейнера) тощо, залізниця несе за це відповідальність, доки не доведе відсутність своєї вини.

Відповідно до статті 43 ГПК ніякі докази не мають для господарського суду заздалегідь встановленої сили. Отже комерційний акт є тільки одним із доказів, який господарський суд оцінює у сукупності з усіма іншими доказами зі справи. Зокрема комерційний акт може оцінюватися як такий, що не має сили доказу, якщо він не відповідає фактичним обставинам, особливо у випадках вивантаження засобами залізниці на місцях загального користування.

Підставою для покладення на залізницю відповідальності за втрату вантажу за позовом вантажоодержувача є квитанція, яка свідчить про те, що вантаж був прийнятий залізницею до перевезення. Якщо вантажоодержувач не має можливості пред'явити таку квитанцію, він повинен додати до претензії та позовної заяви документ про сплату вартості вантажу і довідку станції відправлення про прийняття його до перевезення з відміткою станції призначення про неприбуття вантажу. У разі ухилення залізниці від видачі зазначеної довідки або від вчинення відмітки про неприбуття вантажу доказами у вирішенні спору щодо відповідальності залізниці за втрату вантажу можуть бути, зокрема, документи, які підтверджують надіслання залізниці запиту про необхідність видачі довідки або оскарження до Дирекції залізничних перевезень відмови станції призначення від вчинення відмітки про неприбуття вантажу. Ці докази додаються до претензії.

Якщо зазначені докази не були додані до претензії, пред'явленої залізниці, то встановлений статтею 5 ГПК порядок досудового врегулювання спору слід вважати порушеним.

Вантаж вважається втраченим, якщо його не було видано одержувачу на вимогу останнього протягом 30 діб з моменту закінчення терміну доставки, а у разі перевезення вантажу у прямому змішаному сполученні - після закінчення двох місяців з дня прийняття вантажу до перевезення (стаття 117 Статуту).

У випадках відвантаження матеріальних цінностей маршрутом або групою вагонів за однією накладною неприбуття на станцію призначення одного чи кількох вагонів слід розглядати як недостачу, а не втрату вантажу.

Якщо вантаж надійшов на станцію призначення у критому вагоні за справними пломбами чи запірно-пломбувальними пристроями відправника, але з відчиненими люками, цю обставину слід розглядати як одну з ознак несправності вагона, якщо Правилами або угодою залізниці з відправником не передбачено перевезення цього вантажу у вагоні з відкритими люками (наприклад, для вентилювання). Тому відповідно до статті 110 Статуту залізниця несе відповідальність за незбереження вантажу, якщо не доведе, що

недостача виникла з вини відправника. Такими доводами можуть вважатися, зокрема, несправність запорів, що виключає можливість зачинення люку; відсутність ознак відкриття люку з зовнішнього боку вагона або та обставина, що за своїми габаритами вантаж не міг бути вилучений через люки, тощо. Усе це повинно знайти відображення у комерційному акті та в акті технічного огляду вагона.

Відповідно до параграфа 19 розділу 1 Технічних умов розміщення та закріплення вантажів на відкритому рухомому складі (далі - Технічні умови) правильність розміщення та закріплення вантажів перевіряє залізниця. У вагонному листі повинна бути зроблена відмітка "вантаж завантажений та закріплений