Основний зміст листа.

Зміст листа знаходиться у залежності від цілей його написання. Повинен відповідати вимогам:

- Врівноваженості.

- Краткості.

- Доступності та однозначності розуміння.

Звернення.

Його відсутність грубе порушення етикету. У першому абзаці формується вступний комплімент (навіть якщо лист носить в цілому негативний характер і може свідчити про розрив подальшої кореспонденції):

- Виразити вдячність за лист

- Вдячність за кроки, направленні на взаємне співробітництво. (відповідь на лист)

- Приязне повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі підприємством (якщо лист уперше).

Після вступного компліменту формуються основні положення, що випливають з мети листа.

Якщо строго інформаційний лист про характер діяльності відправника - стисло викладається історія виникнення, сутність діяльності у теперішній час (роль на ринку, статистичний матеріал, що не є комерційною таємницею). Після цього формулюється пропозиція про співробітництво, продаж товарів, надання послуг.

Характер відповіді.

Можливі відповіді на поставленні у листі питання, висловлюється думка про можливості подальшого співробітництва або відсутність такої можливості.

Реакція на недружню акцію іноземного партнера - недотримання строків платежу, невиконання повноважень - то вступний комплімент можна не писати.

Потім висловлюють нерозуміння з приводу дій іноземного партнера та жаль з приводу цієї ситуації.

«На жаль вимушені перервати наші подальші контакти».

«На превеликий жаль це потягне за собою необхідність звернення в судові органи».

У заключній частині ділового листа повинен міститися заключний комплімент.

Традиційним є висловлення надії на подальше співробітництво. .Якщо лише встановлення ділових контактів - впевненість у тому, що пропозиції, викладенні у листі, були цікавими, надією на найшвидше отримання відповіді та встановлення регулярних контактів у майбутньому.

Якщо носить негативний характер - можна сформулювати більш абстрактніш заключний комплімент: «Одночасно ми засвідчуємо про свою відкритість для ділового співробітництва у майбутньому».

Перед заключним компліментом - у листі присутня фраза, в якій повідомляється номер контактного телефону, прізвище, посада особи, яка може відповісти на питання, що виникають: «При необхідності не відмовляйте собі у можливості подзвонити нашому менеджеру по питанням реалізації та уточнити всі виникаючі питання» (+номер телефону).

Підпис

1. Обов'язково наявність фрази: «З повагою», «щиро Ваш».

2. Назва підприємства (можна без неї),

3. Підпис (чорнильною ручкою).

4. ім'я та прізвище.

5. Посада.

(дата не ставиться)

Додатки:
Про наявність додатків повідомляється в кінці листа після підпису, прізвища, посади.

«Додаток: проект нашого підприємства».

Все вкладене у конверт сприймається як додаткова інформація до листа.

Письмові штампи.

Для початку листа: Ми отримали Ваш лист від ......

Вдячні за лист від .......

У відповідь на Ваш лист від .....

Для підтвердження нашої телефонної розмови (переговорів, що відбулися у.......

Раді повідомити Вам, що ..........

Приносимо вибачення за деяку затримку із відповіддю на Ваш лист .....

Ми з подивом дізнались з Вашого телекса.......

Ми вимушені нагадати Вам, що .........

Із задоволенням пропонуємо Вам........

У кінці листа: Ми будемо вдячні Вам за швидку відповідь .....

Сподіваємось отримати Вашу відповідь у найближчому майбутньому.. Просимо повідомити нам як найшвидше .........

Сподіваємось підтримати співробітництво з Вами.......

Будемо вдячні зашвидке виконання нашого замовлення

Зовнішньоекономічний лист Шановні панове!

Ми вдячні за Ваші зауваження та пропозиції, які зроблені відносно нашого проекту контракту на будівництво авторемонтного цеху.

У відповідності з нашим контактом на будівництво «під ключ» підрядчик бере на себе всю відповідальність за організацію та виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи будуть виконуватися українськими спеціалістами, а також місцевими фірмами, які будуть найняті на умовах субпідрядника. Роботи, які будуть виконуватись цими фірмами, будуть контролюватися компетентними українськими спеціалістами, вартість послуг яких включена до ціни контракту.

Враховуючи наведене вище прохаємо Вас розглянути питання контракту та повідомити директору - менеджеру нашої фірми (286-15-95).