Основними вимогами до автоматизованих банків даних є: багаторазове використання даних при одноразовому їх вводі в систему; мінімальне дублювання; можливість розширення та оновлення; швидкий доступ до даних та їх захист; інтеграція даних для використання на різних рівнях управління. До складу автоматизованого банку даних входять бази даних і системи управління базами даних. Особливістю автоматизованого банку даних є підвищення ефективності функціонування інформаційних технологій за рахунок раціональної організації і використання даних у процесі їх обробки.

При обробці інформації за допомогою ПЕОМ програмне забезпечення фінансового аналізу має бути продовженням

74

програмного забезпечення бухгалтерського обліку. Тільки за цієї умови можна досягти високої ефективності використання економічної інформації, яка утворюється безпосередньо на підприємстві.

Виходячи з того, що при фінансовому аналізі немає необхідності використовувати всю сукупність інформації, джерелом якої є облік, а також позаоблікову та зовнішню інформацію, особлива увага має приділятися відбору інформації для подальшої переробки та аналізу. Відбір інформації здійснюється, виходячи з плану та програми аналізу, залежно від його мети, напрямку, терміну та об'єктів. Відібрана інформація має відповідати наступним вимогам:

- репрезентативність (за умови вибіркового аналізу);

- зіставленість даних;

- доброякісність;

- своєчасність;

- повнота і детальність;

- багатоаспектність.

Загальну схему формування економічної інформації в умовах застосування ПЕОМ наведено на рис. 3.1.

3.4. Організація аналітичної роботи на підприємстві

Ефективне господарювання і стійкий фінансовий стан тісно пов'язані з обгрунтованістю, своєчасністю і доцільністю управлінських рішень, що приймаються за результатами економічного аналізу. Однак успішне проведення аналітичної роботи залежить від ретельно продуманої її організації, яку можна умовно розділити на наступні елементи:

- планування аналітичної роботи, тобто визначення і уточнення об'єктів, напрямів, цілей і завдань аналізу, а також розробка програми, календарного плану і розподілення роботи між виконавцями;

розробка системи показників для характеристики об'єкта аналізу і визначення джерел інформації;

розробка макетів аналітичних таблиць, методики їх складання, а також способів графічного оформлення результатів аналізу;

- підготовка матеріалів для аналітичних досліджень: підбір інформації та її аналітична обробка;

- дослідження підібраної економічної інформації абстрактно-логічними, економіко-логічиими і математичними методами;

- виявлення динамічних змін економічних показників, розкриття та вимір причинно-наслідкових зв'язків і оцінка використаних можливостей їх покращання ;

- формулювання висновків за результатами аналізу, підсумкова оцінка, підрахунок використаних резервів та визначення шляхів їх мобілізації;

обгрунтування і прийняття управлінських рішень та організація контролю за впровадженням запропонованих рекомендацій.

Аналітична обробка економічної інформації дуже трудомістка і потребує великого обсягу різноманітних обчислень. В умовах ринку потреба в аналітичній інформації постійно зростає, що пов'язано з необхідністю розробки і обгрунтування бізнес-планів, комплексної оцінки ефективності управлінських рішень та забезпечення стійкого фінансового стану. У зв'язку з цим автоматизація аналітичних розрахунків є об'єктивною необхідністю.

Автоматизація аналітичних розрахунків і сам економічний аналіз піднялись на більш високий рівень із застосуванням ПЕОМ, для яких характерна висока продуктивність, надійність і простота експлуатації, наявність розвинутого програмного забезпечення, діалогового режиму роботи, відносно низька вартість та ін.

Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є утворення на їх базі автоматизованих робочих місць ! бухгалтерів, економістів-аналітиків та інших.

Побудова АРМ економіста-аналітика потребує вирішення багатьох організаційних завдань, пов'язаних з методичним, технічним, програмним та інформаційним забезпеченням.

Організацію аналітичного процесу при комплексному економічному аналізі фінансових показників з використанням ПЕОМ показано на рис. 3.2.

Постановка і опис аналітичних задач - це визначення їх сутності, вимог до регламенту рішення, до вихідних даних і конкретних результатів. Математичний опис аналітичних задач являє собою розробку алгоритмів і моделей їх вирішення. Аналітична задача у формалізованому вигляді є об'єктом економіко-математичного моделювання. Постановка задачі та її математичний опис дають можливість розробити машинну програму її вирішення.

Виходячи з вищевикладеного, організація фінансового аналізу на підприємстві може бути умовно розділена на три етапи.

1. Підготовчий етап, на якому визначаються об'єкти аналізу, відповідальні за його проведення функціональні структури та окремі працівники; здійснюється постановка задачі аналізу з диференціюванням її за рівнями вирішення; надається характеристика вхідної та вихідної інформації та алгоритми перетворення вхідної інформації. На підготовчому етапі визначається необхідний обсяг вхідної (первинної) інформації, джерела її формування та періодичність надходження, а також обсяг, періодичність та адресність вихідної інформації.

Важливим елементом підготовчого етапу організації фінансового аналізу є розробка програмного забезпечення у відповідності з поставленою задачею, яка завершується створенням програмного файлу. На цьому етапі крім програм, спеціально розроблених для вирішення поставлених задач, можуть застосовуватись єдині пакети прикладних програм (ППП), які при необхідності коригуються згідно з особливостями об'єкта дослідження. За умови, що обробка інформації здійснюється в інтерактивному режимі, програмний файл не створюється.

Завершується підготовка до проведення аналізу створенням нормативно-довідкових файлів, які мають включати правову, директивну та нормативно-довідкову інформацію, що безпосередньо стосується об'єкта аналізу.

2. Основний етап, що передбачає, збирання та аналітичну обробку первинної інформації. Надзвичайно важливим є раціональне створення файлів фактографічної інформації, яка характеризує стан об'єкта аналізу на певний момент часу. Організація аналізу буде ефективною тільки за умови, якщо облікова інформація надходить безпосередньо з файлів, що використовуються в автоматизованому обліку. Це дозволить позбавитися необхідності створення додаткової бази даних для накопичення облікової інформації.

Аналітична обробка економічної інформації передбачає створення набору електронних таблиць або використання з цією метою стандартних таблиць, які пропонуються відповідними пакетами прикладних програм.

Основний етап аналізу передбачає вибіркову обробку інформації на визначений момент часу та видачу повної вихідної інформації.

3. Заключний етан, на якому вихідна інформація