КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ
Поняття та характеристика комунікацій.
Інформація та її роль в менеджменті.
Документація в менеджменті.
Комунікаційний процес, шляхи удосконалення комунікацій.
Поняття та характеристика комунікацій
Комунікації – це обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами.
Спільна діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну необхідною інформацією.
На цій основі люди, об’єднані в організації можуть досягнути своєї мети. Тому кожна організація має свою систему комунікацій.
Комунікації класифікують за різними ознаками:
За сферою охоплення:
Між організацією і зовнішнім середовищем – обмін інформацією зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти. Під впливом зовнішнього оточення проводяться обговорення, телефонні переговори, готуються службові записи, звіти та ін..
Організаційні – можуть здійснюватися від вищих до нижчих рівнів управління; від нижчих рівнів управління до вищих, така інформація вважається звітною про рівень виконання завдань; між різними підрозділами, відділами, цехами, службами; між менеджером, керівником і його робочою групою. Організаційні комунікації визначаються характером діяльності, можливостями організації. При цьому причиною виникнення перепон на шляху таких комунікацій може бути деформація повідомлень на різних станах передачі інформації, або громіздка структура управління інформацією, або перевантаження в системі комунікацій. Удосконалення організаційних комунікацій доцільно здійснювати за допомогою раціоналізації структури комунікацій організації, удосконалення документообігу, застосування сучасних інформаційних технологій та ін..
Міжособистісні комунікацій – виникають між окремими особами чи працівниками. На шляху таких комунікацій можуть виникати перепони, неповне сприйняття працівниками інформації. Для усунення таких перепон необхідно пояснювати та обґрунтовувати такі ідеї до початку їх передачі, слідкувати за властивостями, жестами, інтонаціями, бути уважним до почуттів інших працівників, враховувати соціально-психологічний клімат, допускати можливість дублювання інформації.
За способом виникнення:
Формальні – це офіційні комунікації, які створюються керівництвом організації для досягнення її цілей та забезпечення взаємодії між структурними ланками;
Неформальні – встановлюються на засадах особистих стосунків в організації.
За способом здійснення:
Словесні – здійснюються через розмови, заяви, повідомлення;
Несловесні комунікації – здійснюються з використанням мови жестів. Уважно спостерігаючи за несловесною поведінкою співрозмовника можна виявити наскільки він чесний з вами, які у нього наміри, чи приємне спілкування з вами, які у нього наміри, особливе значення має несловесне спілкування з іноземцями.
Інформація та її роль в менеджменті.
Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення.
Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності.
Інформацію можна класифікувати за ознаками:
За повнотою охоплення явища:
Повна
Часткова
надлишкова
За напрямком руху:
Вхідна
Вихідна
За періодом дії:
Разова
Періодична
Довгострокова
За змістом:
Фінансова
Планово-економічна
Бухгалтерська
Технологічна
Адміністративна
Довідкова
За рівнем доступності
Відкрита
Виключно для службового користування
Секретна
За способом передавання
Усна
Графічна
Комбінована
За рівнем достовірності
Достовірна
Недостовірна.
В Україні працює ЗУ «Про інформацію» (від 02.10ю92 р №2658 – ХІІ).
Згідно цього ЗУ виокремлено такі види інформації:
Статистична – це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя країни. Підлягає систематичному офіційному публікуванню.
Масова – це публічно поширювана друкована та аудіо-візуальна інформація.
Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування – це офіційно документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої, судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами є законодавчі та нормативні правові акти.
Правова інформація – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про правову систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорушення і боротьбу з ними. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, Кримінальним Кодекс та інші законодавчі правові акти.
Інформація про особу – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є національність, сімейний стан, адреса, дата і місце народження, освіта, релігійність.
Інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне та державне життя і навколишнє природне середовище. Основними джерелами є енциклопедії, словники, довідники, путівники, картографічні матеріали.
Соціологічна – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян або соціальних груп до суспільних подій та явищ в процесі фактів, тощо.
Відповідно до ЗУ «Про інформацію» основними принципами інформації є:
Гарантованість права на інформацію;
Відкритість, доступність та свобода її обміну;
Об’єктивність інформації;
Повнота та точність інформації;
Законність одержання її, використання, поширення та зберігання інформації.
Документація в менеджменті.
Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми.
Основним носієм інформації є документ.
Документ – це надавання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища, об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини, носієм якої вона є.
Відповідно до ЗУ «Про інформацію», документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, фото-, відеоплівці або іншому носієві.
Документацію класифікують за ознаками:
За змістом:
Адміністративна
Комерційна
Бухгалтерська
Зовнішньоекономічна
Технічна
З обліку кадрів
За складністю:
Проста – відображає один процес
Складна
За призначенням:
Індивідуальна
Типова
За етапами виконання:
Первинна (містить вихідну інформацію)
Вторинна – є результатом аналітико-синтетичної переробки документів
За місцем у менеджменті:
Службово-інформаційна (службові листи, записки, акти)
Розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, постанови, інструкції)
Спеціальна (фінансова, економічна, планова, бухгалтерська, звітна).
Процес, пов'язаний із складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням, називається діловодством.
Його функції такі:
Попередній розгляд і облік документів
Довідково-інформаційне обслуговування
Контроль за виконанням
Вдосконалення документообігу
Експедиційна обробка та транспортування документів.
Розрізняють системи діловодства:
Централізована – вся документація потрапляє в єдиний центр (канцелярія)
Децентралізована – документація проходить за призначенням у підрозділи,
Змішана.
В організаціях є спеціальні служби, призначені для роботи з документацією: канцелярія, архів, довідкове бюро, секретаріат, реферантура.
Комунікаційний процес, шляхи удосконалення комунікацій.
Вся інформація передається за допомогою комунікаційного процесу.
Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією на засадах виконання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми.
Виділяють такі складові комунікаційного процесу:
Відправник або джерело – той, хто збирає інформацію і передає її;
Повідомлення – це інформаційна ідея, яка закодована