Канал – засіб передачі інформації;

Отримувач або споживач – особа, для якої призначена інформація.

Комунікаційний процес реалізується через наступні етапи:

Формування або вибір ідеї;

Кодування – це перетворення ідеї в повідомлення за допомогою символів, жестів, інформації;

Вибір каналу – телефонний, електронний зв'язок, відеострічка тощо;

Передача ідеї – передача повідомлення;

Декодування – переклад символів відправника в думки отримувача;

Оцінка і уточнення повідомлення;

Здійснення зворотного зв’язку.

В комунікаційних процесах постійно виникають шуми.

Шум – це те, що деформує зміст повідомлення, відхилення, помилки тощо.

Шуми можуть бути суб’єктивними (невиразність мовлення, неякісний переклад, перекручення інформації), об’єктивними (несправність засобів зв’язку, перешкоди на лінії).

Оскільки будь-яка організація є відкритою системою, то успішність її функціонування у зовнішньому середовищі значною мірою залежить від уміння налагоджувати контакти з діловими партнерами, інвесторами, кредиторами, постачальниками, споживачами. При цьому важлива роль припадає на здатність та вміння працівників організації результативно та інформативно проводити ділові переговори з зовнішніми контрагентами.

У практиці проведення ділових переговорів необхідно обрати стратегію проведення переговорів.

У практиці виділяють чотири стратегії ділових переговорів:

Жорсткі переговори – у них кожна із сторін відстоює власні позиції не йдучи на компромісні рішення;

Перспективні – реалізовуються в умовах, коли сподівань на реалізацію власної позиції немає, але результати переговорів можуть слугувати базою для проведення переговорів у перспективі;

Лояльні – за яких сторони йдуть на поступки, враховуючи майбутню вигоду від взаємної майбутньої позиції;

Принципові – базуються на рівноправних партнерських стосунках, передбачають пошук зіткнення точок інтересів, відкритість аргументацію позицій сторін.

Обравши стратегію проведення ділових переговорів, працівники повинні зосередитись на тактиці, тобто методах і принципах досягнення мети переговорів.

У діловій практиці використовують коректні та некоректні тактичні прийоми ведення ділових переговорів.

До коректних відносять: використання інформацій про перспективи своєї організації, пошук спільної зони рішень, повне відкриття позицій, взаємні поступки, застосування відкритих статистичних даних, тобто чесне спілкування з партнером.

До некоректних відносять: шантаж, оманливі пропозиції, затягування переговорів, ультимативність вимог, посилений вплив чи тиск, надання неправдивої або неповної інформації.

При проведенні переговорів з іноземними партнерами слід враховувати їх звичаї, норми поведінки, особливості їх національних звичаїв тощо.

Шляхи удосконалення.

На шляху між особових комунікацій виникають такі перепони:

Неповне сприйняття працівниками інформації, або не сприйняття інформації взагалі;

Перепони, які викликані нерозумінням способів використання слів або словесних знаків, поганий зворотній зв'язок.

Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього необхідно пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання, слідкувати за своїми жестами, інтонацією і т.д., бути уважним до почуттів інших працівників, враховувати соціально-психологічний клімат в колективі, допускати можливість дублювання ідеї повідомлення, пояснення.

В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

Деформація різних повідомлень на різних станах процесу комунікацій;

Інформаційне перевантаження в систему комунікацій;

Незадовільна структура управління організацією або громіздка структура комунікаційного процесу.

Шляхи усунення:

Раціональна структура комунікаційного процесу;

Удосконалення документообігу;

Ефективне застосування графічних засобів;

Покращення зворотного зв’язку;

Ведення системного збору пропозицій працівників;

Застосування сучасних інформаційних технологій.