Кожна застрахована особа має право отримати в органах Пенсійного фонду дані, що містяться в індивідуальній обліковій картці. Інформація з бази даних системи персоніфікованого обліку, що ведеться в електронній формі, може надаватися за запитом страхувальників або застрахованих осіб у вигляді документа, що відповідає вимогам законодавства. Роботодавець, у свою чергу зобов’язаний передати кожному працівникові копію відомостей, представлених до пенсійного фонду для внесення в облікову картку. Тобто, вірогідність відомостей, що накопичуються в картці, може контролюватися самим застрахованим.

Форми документів, порядок та строки подання відомостей про застрахованих осіб до територіального органу Пенсійного фонду встановлюються правлінням пенсійного фонду. Для формування інформаційної бази системи персоніфікованого обліку використовують відомості, що надходять з таких джерел:

- інформаційного фонду Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;

- органів державної податкової служби;

- роботодавців;

- фізичних осіб;

- органів реєстрації актів громадського стану;

- державної служби зайнятості;

- фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування;

- компанії з управління активами;

- зберігала;

- інших підприємств, установ, організацій і військових формувань.

Первинна звітність для системи персоніфікованого обліку відомостей формується з використанням документальних джерел первинного бухгалтерського обліку та обліку кадрів у страхувальника, при цьому треба зазначити, що джерелом даних для заяви на реєстрацію платника страхових внесків у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування є відомості із реєстраційної картки на проведення державної реєстрації юридичних осіб або фізичних осіб-підприємців. [2, c.144]

Індивідуальні відомості про застраховану особу роботодавці подають до місцевого органу Пенсійного фонду щорічно, у першому кварталі року, наступним за звітним. Органи реєстрації актів громадянського стану за формою, встановленою відповідно до законодавства, протягом десяти робочих днів із дня реєстрації смерті особи подають відповідні відомості територіальним органам Пенсійного фонду. Органи, що здійснюють державну реєстрацію юридичних і фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності, зобов’язані надсилати один примірник реєстраційної картки територіальному органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації суб’єкта підприємницької діяльності.

Після надходження до територіального органу Пенсійного фонду ці відомості про застраховану особу після відповідного контролю передаються через телекомунікаційну мережу до централізованого державного банку даних інформаційного центру Пенсійного фонду. У державному банку даних зазначені індивідуальні відомості від усіх роботодавців включно і відомості від усіх роботодавців про випадки трудової міграції та сумісництва, а також інші відомості акумулюються і зберігаються у захищених електронних базах протягом усього життя застрахованої особи.

З моменту подання заяви застрахованої особи про призначення пенсії в обліковій картці накопичуються відомості про результати розрахунку (перерахунку) пенсії та її розмір, а також дані про надання інших соціальних послуг. Інформаційний центр надає довідки застрахованим особам, формує інтегровані аналітичні звіти з проблематики персоніфікованого обліку відомостей. Відомості, що містяться в системі персоніфікованого обліку, згідно із Законом «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» територіальні органи Пенсійного фонду використовують для:

- підтвердження участі застрахованої особи в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування;

- обчислення страхових внесків;

- визначення права застрахованої особи або членів її сім’ї на отримання пенсійних виплат;

- визначення розміру, перерахунку та індексації пенсійних виплат;

- надання застрахованій особі на її вимогу. [1, стаття 22]

Надання органам Пенсійного фонду відомостей, що містяться в системі персоніфікованого обліку, в тому числі забезпечує обмеження кола службових осіб, які, в силу своїх службових обов’язків, мають доступ до відомостей, що містяться в системі персоніфікованого обліку. Особи, які мають доступ або користуються відомостями, що містяться в цій системі за незаконне розголошення цих відомостей несуть відповідальність згідно із законом, тобто згідно з інструкцією про порядок обміну, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що власністю держави, у Пенсійному фонді України та його органах, затвердженою постановою правління Пенсійного фонду України від 27 червня 2002 року і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 12 липня 2002 року і Порядком формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, персоніфіковані відомості про застрахованих осіб належать до відомостей, які містять конфіденційну інформацію з обмеженим правом доступу і є власністю держави.

Відповідно до частини 4 статті 22 Закону «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» Пенсійний фонд України забезпечує комплекс організаційних і технічних заходів, спрямованих на захист відомостей, що містяться в системі персоніфікованого обліку, в тому числі забезпечує обмеження кола службових осіб, які в силу своїх службових обов’язків мають доступ до цих відомостей.

Відповідно до статті 8 Основ з законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування особи, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, одержують свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. У процесі розбудови системи персоніфікованого обліку відомостей згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» розроблено та запроваджено автоматизовану систему виготовлення страхових свідоцтв. Дане свідоцтво є єдиним для всіх видів загальнообов’язкового державного соціального страхування, на підставі анкети застрахованої особи після обов’язкової реєстрації цієї особи в органах Пенсійного фонду. Страхувальник зобов’язаний забезпечити перевірку наявності страхового свідоцтва у процесі приймання особи на роботу, а якщо його немає, допомогти сформувати відповідну анкету та передати її на реєстрацію до відповідного органу Пенсійного фонду. [1, c.121]

Відповідно до п. 1 частини першої статті 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» застрахована особа має право отримати у встановленому законодавством порядку свідоцтво