Приклади касових і фактичних видатків: перераховані кошти з рахунка лікарні постачальнику за продукти харчування — касові видатки, а вартість продуктів харчування, витрачених на харчування хворих, — фактичні видатки; отримання готівки з рахунків в банку чи казначействі в касу для виплати заробітної плати — касові видатки, а сума нарахованої заробітної плати — фактичні видатки. Фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні в сумі. В тих випадках, коли частина грошових коштів на рахунках у банку чи казначействі обертається на поповнення запасів матеріалів, рахується в розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення кредиторської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові. Якщо установа має в своєму розпорядженні запаси матеріалів, то фактичні видатки на здійснення планового обсягу робіт можуть перевищувати касові, оскільки витрата матеріалів не викликає зменшення грошових коштів на рахунках.

Якщо кошти, отримані з банку чи казначейства, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (наприклад, видатки за електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги), то фактичні видатки збігаються з касовими. Такі видатки називаються прямими.

Касові та фактичні видатки установи є окремими етапами руху бюджетних коштів та об'єктами бухгалтерського обліку. У бюджетних установах касові та фактичні видатки планують і обліковують за єдиною номенклатурою видатків. Нова бюджетна класифікація, розроблена і затверджена Мінфіном України від 21.03.97 за № 28, являє собою перелік згрупованих за певними ознаками видатків.

Такими ознаками є: функція держави, відомча належність та економічний зміст видатків.

Бюджетна класифікація є важливим організуючим документом, вона лежить в основі планування видатків, їх синтетичного та аналітичного обліку, суттєво впливає на всю організацію бухгалтерського обліку та звітності бюджетних установ. Важливою відмінністю нової бюджетної класифікації є розмежування видатків за економічними ознаками: видатки зведено в єдині економічні категорії, що відображають розмежування коштів, направлених на поточні та капітальні видатки. Кожній категорії присвоєно чотиризначний код.

Категорія «Оплата праці працівників бюджетних установ» включає оплату праці в грошовій формі всіх працівників бюджетних установ за встановленими посадовими окладами, ставками або розцінками. Видатки за цією категорією мають найбільшу питому вагу у видатках установи і є захищеною бюджетом статтею.

До категорії «Нарахування на заробітну плату» відносять збір на обов'язкове державне пенсійне страхування у розмірі 32% від фонду оплати праці, збір на обов'язкове соціальне страхування в розмірі 5,5% від фонду оплати праці (в тому числі збір на обов'язкове страхування на випадок безробіття в розмірі 1,5% від фонду оплати праці). Це також захищена бюджетом стаття.

Категорія «Придбання предметів постачання і матеріалів» включає видатки на придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя та матеріалів, виготовлення та придбання бухгалтерських і статистичних книг, бланків, відомостей, а також класних журналів, дипломів, свідоцтв, медалей, грамот, іншої документації для навчальних закладів; періодичних, довідкових та інформаційних видань, видатки на придбання матеріалів для поточних господарських потреб; придбання медикаментів і перев'язувальних матеріалів, медиковідновлювальних засобів, бактеріологічних препаратів для лікувально-профілактичних і лікувально-ветеринарних закладів, будинків-інтернатів, санаторіїв, профілакторіїв, дитячих установ тощо. До них належать також видатки на продукти харчування у лікувально-профілактичних закладах, будинках-інтернатах, дитячих будинках, профтехучилищах, видатки на спецхарчування осіб, що працюють у шкідливих умовах.

За окремим кодом до цієї категорії відносяться й видатки на придбання предметів з терміном служби менше року або однорідних малоцінних предметів; на придбання різного роду матеріалів і предметів для науково-дослідних і навчальних робіт; на придбання м'якого інвентаря та обмундирування (постільної білизни, білизни, спецівок, одягу, взуття, спортивного обмундирування), придбання книг, періодичних видань для бібліотечних фондів, інших матеріалів та інвентаря. До категорії «Видатки на відрядження» належать видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду і добових при переміщенні працівників, відряджень на курси та у навчальні заклади, на сесії, наради та конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачуються за рахунок бюджетних коштів.

Категорія «Оплата послуг з утримання бюджетних установ» включає плату за оренду приміщень та обладнання, транспортні послуги (в тому числі капітальний і поточний ремонт транспортних засобів), послуги зв'язку, поліграфічні послуги, поточний ремонт будівель, споруд, приміщень, обладнання та інвентаря, професійних послуг, оплату інших поточних видатків, включаючи видатки на позавідомчу охорону, утримання приміщень, заходи з охорони праці та техніки безпеки, представницькі видатки тощо.

Платежі з оплати бюджетними установами комунальних послуг та енергоносіїв плануються та обліковуються за категорією «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв». До них належать видатки на оплату теплопостачання, водопостачання і водовідведення, оплату електроенергії, природного газу, інших видів енергії, інших комунальних послуг.

До категорії «Субсидії і поточні трансфертні виплати» віднесено всі безповоротні державні платежі, які не підлягають поверненню і передбачаються на поточні цілі.

Під капітальними видатками розуміють платежі з метою придбання капітальних активів, стратегічних і надзвичайних запасів товарів, землі, нематеріальних активів.

Категорія «Придбання основного капіталу» передбачає видатки на нові або існуючі товари тривалого користування, які купують або створюють власними силами. Ця категорія охоплює лише видатки на товари, термін служби яких перевищує 1 рік. Сюди відносяться нерухомі основні засоби (наприклад, споруди), а також рухомі основні засоби.

Ця категорія охоплює також видатки на будівництво об'єктів соціально-культурного призначення, включаючи школи, лікувально-профілактичні заклади, а також видатки на капітальний ремонт житлового фонду, виробничих об'єктів, об'єктів соціально-культурного призначення.

Категорія «Придбання землі і нематеріальних активів»