через систему матеріальної відповідальності – укладанням договорів із працівниками, які мають доступ до оформлення документів про рух матеріальних цінностей;

документальне оформлення всіх операцій руху матеріальних цінностей (прийняття, відпуск, списання);

затвердження окремим наказом посадового списку осіб, що мають право підписувати документи з прийняття, відпуску та списання матеріальних цінностей;

налагодження складського господарства;

проведення інвентаризації (вибіркової та суцільної).

Бухгалтер має уважно стежити за рухом і зберіганням матеріальних цінностей. Основою такого контролю є первинна документація.

На багатьох підприємствах використовують типові форми первинної документації: прибутковий ордер, лімітно-забірна карта, акт-вимога на заміну чи додатковий відпуск матеріалів, накладна-вимога на відпуск чи внутрішнє переміщення матеріалів, картка складського обліку матеріалів.

Працівники матеріального відділу бухгалтерії систематично перевіряють правильність оформлення первинних документів на матеріали, які надходять або витрачаються, а також
достовірність і своєчасність запасів у складських картках сортового обліку.

Бухгалтер своїм підписом у складських картках підтверджує правильність записів, зроблених матеріально відповідальною особою, та проставлених нею залишків.

Потім первинні документи за реєстром передають зі складу до бухгалтерії. Лімітні карти працівник складу повинен здавати в міру використання ліміту. Наприкінці місяця у бухгалтерію передають усі лімітні карти незалежно від використання ліміту Під час опрацювання первинних документів взаємозв’язок складського сортового обліку і даних синтетичного бухгалтерського обліку контролюється за допомогою відомості обліку залишків матеріалів, яку бухгалтерія відкриває для кожного складу. До цієї відомості матеріально відповідальна особа або працівник бухгалтерії переносить із складських карток сортового обліку дані про залишки матеріалів кожного місяця. Підсумкові дані підраховують за окремими групами матеріалів, субрахунками та синтетичним обліком у цілому.

Важливим етапом контролю за станом складського обліку та збереженням запасів (матеріальних цінностей) – контрольні вибіркові інвентаризації залишків матеріалів (особливо коштовних і дефіцитних), які проводить комісія, призначена керівником підприємства. На складах мають бути узгоджені з головним бухгалтером списки та зразки підписів осіб, які мають право вимагати й одержати необхідні матеріали.

Пильна увага надається обліку й контролю видачі довіреностей на одержання матеріальних цінностей. Зокрема, слід запобігати видачі працівникам, які не прозвітували про одержані раніше цінності, а також довіреностей, у яких не вказані постачальники, найменування та кількість одержуваних цінностей. Уважно перевіряють дати в документах, за якими оприбутковано матеріальні цінності за інвентаризацію.

Кожне підприємство має своєчасно укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність з особами, які приймають, зберігають і відпускають цінності, а також визначити посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання, відпуск зі складів матеріалів і видавати дозвіл (перепустку) на вивезення матеріальних цінностей з підприємства.

Відображення запасів на рахунках бухгалтерського обліку

Для обліку запасів підприємства використовують активні рахунки класу 2, передбачені для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству предметів праці, призначених для обробки, переробки, використання у виробництві та для господарських потреб, а також засобів праці, які підприємство відносить до малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Рахунок 20 “Виробничі запаси” призначений для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству сировини та матеріалів (у тому числі тих, що знаходяться в дорозі та в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільського призначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва.

На дебеті рахунка 20 відображають надходження запасів на підприємство або їх дооцінку, на кредиті – витрати на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробку, відпуск (передачу) на сторону.

Рахунок 20 має такі субрахунки:

201 “Сировина і матеріали”;

202 “Куплені напівфабрикати та комплектуючі вироби”;

203 “Вироби”;

204 “Тара й тарні матеріали”;

205 “Будівельні матеріали”;

206 “Матеріали, передані в переробку”;

207 “Запасні частини”;

208 “Матеріали сільськогосподарського призначення”;

209 “Інші матеріали”.

На субрахунку 201 “Сировина і матеріали” відображають наявність і рух сировини та основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється або є необхідними компонентами для її виготовлення (забудовники обліковують будівельні матеріали та конструкції на субрахунку 205 “Будівельні матеріали”). На цьому субрахунку ведеться облік основних матеріалів, які використовують підрядні будівельні організації у будівельних, монтажних, ремонтних роботах; допоміжних матеріалів, що використовуються для виготовлення продукції або для господарських потреб, технічних цілей чи сприянню виробничому процесу; сільськогосподарської продукції для переробки, яку заготовляють підприємства.

На субрахунку 202 “Куплені напівфабрикати та комплектуючі вироби” відображають наявність і рух куплених напівфабрикатів, готових комплектуючих виробів (у тому числі в підрядних організаціях), будівельні конструкції та вироби: дерев’яні, залізобетонні, металеві та інші), які придбані для комплектування продукції, що випускається, і потребують додаткових затрат праці для їхньої обробки чи складання. Вироби, придбані для комплектування готової продукції, вартість яких не включають у собівартість продукції цього підприємства, відображають на рахунку 28 “Товари”.

Науково-дослідні й конструкторські організації придбані ними спеціальне обладнання та інструменти, пристрої й інші прилади, яких вони потребують як комплектуючих виробів для проведення наукових (експериментальних) робіт за певною науково-дослідною чи конструкторською метою, обліковують на субрахунку 202. Обладнання і прилади загального призначення на цьому субрахунку не обліковуються, а відображають на рахунках 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи” або 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” за видами предметів.

На субрахунку 203 “Паливо” (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) обліковують наявність і рух палива, яке купують або заготовляють для технічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, виробництва енергії та опалення будівель, а також оплачені талони на нафтопродукти й газ.

Якщо деякі види палива використовуються одночасно як матеріали і як паливо, їх можна обліковувати на субрахунку 203 “Паливо” – за ознакою переважного використання на цьому підприємстві.

У разі створення па підприємстві запасів газу (в газосховищах) для технологічних і експлуатаційних потреб, виробництва енергії та опалення будівель