що надсилаються до ви-щих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.
Документи колегіальних органів (протоколи, постано-ви, рішення) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу.
Підписується, як правило, перший примірник докумен-та. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка під-писує документ (не повторюється повна назва установи).
Наприклад:
Директор видавництва (п і д п и с) Г. К. Стеценко
Проректор з наукової роботи (підпис) С. В. Васильченко
Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.
Наприклад:
Директор видавництва "Освіта" (підпис) 1.1. Лукаш
При підписанні документів колегіальних органів зазна-чаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.
Наприклад:
Голова зборів (підпис) Г. К. Мусієнко
Секретар зборів (підпис) В. А. Грищук
Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеть-ся ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останньо-го рядка посади.
Наприклад:
Директор Київської середньої школи № 165 Б. П. Мандрик
Гриф затвердження. Після підписання документ за-тверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердженій.
Наприклад:
Затверджую:
Директор Інституту змісту і методів навчання, Міністерства
освіти України
(п і д п и с) О.І. Тименко
09.11.95
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після за-твердження документ набуває юридичної сили.
Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.
Печатка. Документи, які потребують особливого засвід-чення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.
Простими печатками засвідчують документи, які вихо-дять за межі організації, й розмножені примірники.
Печатка ставиться перед особистим підписом таким чи-ном, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ
Наприклад:
Ректор університету (підпис) О. П. Потапенко
Печатка
Резолюція — це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: Высш.шк., 1990. - 303 с.
Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису ке-рівника; дати резолюції.
Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'яз-ково зазначається особа, відповідальна за виконання доку-мента. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.
Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рі-шення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резо-люції немає вказівок, отже, рішення мусить приймаки ви-конавець.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми діє-слова.
Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідом-те..; Терміново відрядіть..; Негайно підготуйте листа..; Розглянути й доповісти в десятиденний строк...
Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.
Резолюція пишеться на першій сторінці документа (з лицевого боку) у верхній частині.
Заголовок до тексту. Кожний службовий документ незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголо-вок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньо-му кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад: Про додаткове видання "Ро-сійсько-українського словника"; Про заходи щодо по-ліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.
Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службо-вих осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.
Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.
Після слова Додаток можна перелічити назви докумен-тів, що додаються, у цифровій послідовності:
Додаток:
Акт оцінки вартості використаних матеріалів 2 арк. в 1 пр.
Акт прийому нових будівельних матеріалів 3 арк. у 2 пр.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.
Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його служ-бового телефону. Ці відомості проставляються на остан-ній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).
Відмітка про виконання документа та скерування його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, цо засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу вбо виконавця.
Наприклад:
Ухвалено протоколом засідання вченої ради інституту від 08.06.94 №5
До справи № 6/11 О. Міщенка.
05.07.94. (підпис)
Відмітка про виконання вміщується в лівій або централь-ній частині нижнього поля першої сторінки документа.
Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: ско-рочену назву організації, що надіслала документ; реєстра-ційний номер документа (індекс); дату його надходження.
Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньо-му полі першої сторінки документа за допомогою реєстрацінного штампа.
При оформленні документів слід дотримуватися основ-них правил їх складання, які передбачають правильне на-писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
2. Обліково-фінансові документи підприємства
2.1. Класифікація та вимоги до обліково-фінансових документів підприємства
В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в