р.
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
20 | Зведення про облік фондів, лімітів заробітної плати і контролі за їхнім розподілом, про розрахунки по перевитраті і заборгованості по заробітній платі, про утримання з заробітної плати, із засобів соціального страхування, про виплату відпускних і вихідних допомога й ін. | 3 р. | 3 р.
21 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, порівнювальні відомості) про інвентаризації [Дод. Д] | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За умови завершення ревізій. У випадку виникнення розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення
22 | Документи (копії звітів, виписки з протоколів, заключення) про виплату сумісникам, пенсій, аркушів непрацездатності по державному соціальному страхуванню | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менше
3 років
23 | Виконавчі
аркуші | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менше
3 років
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
24 | Доручення-зобов'язання за товари, отримані в кредит, переписка по оформленню доручень-зобов'язань | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менше
3 років
25 | Довідки, надані в бухгалтерію на оплату учбових відпусток, одержання пільг по податках і ін. | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менше
3 років
26 | Документи (довідки, акти, зобов'язання, переписка) по дебіторській заборгованості, нестачах, розтратах, розкраданнях | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менше
3 років
27 | Документи (протоколи, акти, звіти) про переоцінку основних фондів | Посада. | До переоцінки
28 | Акти, відомості переоцінки і визначення зносу основних засобів | Посада. | До переоцінки
29 | Переписка про паспортизацію будинків і споруджень | 5 р. | 5 р.
30 | Документи (плани, звіти, переписка) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи | 3 р. | 3 р.
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
31 | Паспорти будинків1, споруджень1 і устаткування | 3 р.2 | 3 р.2 | 1Паспорти будинків і споруджень — пам'ятників архітектури, що знаходяться під охороною держави — пост.
2Після ліквідації основних засобів
32 | Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, документи (довідки, інформації, доповідні записки) до них | 5 л.1 | 5 л.1 | 1За умови завершення ревізій. У випадку виникнення суперечок, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення
33 | Переписка про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, про накладення і стягнення штрафів, про прийом, здачу, списання матеріальних цінностей і з інших питань) | 3 р. | 3 р.
34 | Акти перевірки каси, правильності стягування податків | 3 р. | 3 р.
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
35 | Договори, угоди (господарські, операційні, трудові й ін.) [Дод. Д] | 3 р.1 | 3 р.1 | 1Після закінчення терміну дії договору, угоди за умови завершення ревізій
36 | Реєстр договорів | 3 р. | 3 р.
37 | Договори про матеріальну відповідальність | 5 р.1 | 5 р.1 | 1Після звільнення матеріально відповідальної особи
38 | Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) | До минування потреби | До минування потреби
Термін збереження первинних документів, облікових реєстрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Первинні бухгалтерські документи вилучаються тільки органами дізнання, попереднього наслідку і прокуратури, судами і податковими адміністраціями на основі їхніх постанов і відповідно до діючого законодавства України. Усі вилучені документи оформляються відповідно протоколом, копія якого зберігається на підприємстві. При зникненні або знищенні первинних документів на підприємстві створюється спеціальна комісія, що розслідує причини зникнення або загибелі; на підставі її висновків складається акт, затверджуваний керівником підприємства.
Висновки
Документообіг - це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.
Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:
автор (кореспондент);
назва документа;
дата документа;
індекс документа;
дата надходження документа (для вхідних документів);
індекс надходження документа (для вхідних документів;
заголовок документа або його короткий зміст;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання;
оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);
номер справи.
У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:
виконавці;
розписка виконавця в одержанні документа;
хід виконання;
додатки й ін.
В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).
Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.
По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.
Термін збереження
